Заповнення особистої картки працівника таїть у собі багато особливостей. Розглянемо цю процедуру детальніше на прикладах.
Уніфікована форма особистої картки № Т-2 складається з чотирьох аркушів та містить такі розділи:
I. " Загальні відомості";
ІІ. "Відомості про військовий облік";
ІІІ. "Прийом на роботу та переклади на іншу роботу";
IV. "Атестація";
V. "Підвищення кваліфікації";
VI. "Професійна перепідготовка";
VII. "Нагороди (заохочення), почесні звання";
VIII. "Відпустка";
IX. "Соціальні пільги, на які працівник має право відповідно до законодавства";
X. "Додаткові відомості";
XI. "Підстава припинення трудового договору (звільнення)".
Не слід використовувати при заповненні картки такі символи, як двокрапка (:), рівність (=), косу межу (/). У зоні кодування такі позначення взагалі неприпустимі.
При заповненні тексту він не повинен виходити на поле кодування, інакше документ вважається зіпсованим, і його необхідно переписати (при первинному заповненні).
Якщо в особистій картці не заповнені якісь дані або відповіді негативні, в частині, що кодується, нічого не пишемо. Прочерки у порожніх графах не ставляться.
Первинне заповнення особистої картки може бути або вручну, або електронному вигляді. Наступні записи вносяться вже вручну, оскільки працівник має бути ознайомлений з ними під розписку, а передрук форми Т-2 по-новому заборонено.
Заповнюємо "шапку" особистої картки Т-2
У шапці особистої картки ви вказуєте ОКПО організації на підставі даних статистики. Назва організації пишеться без скорочень. Місце розташування компанії пишеться через кому після назви.
Дата складанняособистої картки відображається у такому вигляді: ДД.ММ.РРРР (23.04.2013, наприклад).
Особиста картка обліку заводиться на роботі одразу після оформлення наказу про прийом на роботу. Одночасно необхідно зробити запис у трудову книжку співробітника прийому працювати.
Табельний номер- Це номер працівника, який присвоюється йому на даному підприємстві для внутрішнього обліку. При заповненні особистої картки табельний номер йому вже надано (з наказу керівника).
ІПН(ідентифікаційний номер платника податків). Працівник може і надавати ІПН при влаштуванні працювати, т.к. це не прописано ні в ТК, ні в ПК і, відповідно, не є обов'язковим. Якщо ІПН у працівника немає або він його не надав, це поле не заповнюється.
СНІЛС(Номер страхового свідоцтва державного пенсійного страхування).
На підставі ч. 1 ст. 65 ТК РФ співробітник зобов'язаний надати роботодавцю СНІЛЗ. Якщо працівник влаштовується працювати вперше, то обов'язок з видачі свідоцтва покладаються на роботодавця (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).
Якщо працівник втратив СНІЛЗ, він має написати заяву на відновлення цього документа та передає його кадровикам, які потім направляють його до ПФР. Після цього номер СНДЛС заповнюється на підставі знову отриманого документа.
Страхові свідоцтва зберігаються на руках працівників.
Алфавіту.Тут вказуємо першу букву прізвища працівника зручності систематизації карток.
Характер роботи.Вказуємо "постійно" чи "тимчасово". Заповнюємо виходячи з наказу. Слова пишемо повністю.
Вид діяльності.Вказуємо, основна робота чи за сумісництвом. Пишемо повністю.
Якщо працівник працює за внутрішнім сумісництвом, особиста картка на нього не заповнюється, оскільки всі відомості вказуються в картці за основним місцем роботи.
Підлогаможна вказувати повністю словами, або першими літерами "М" та "Ж".
Розділ I "Загальні відомості"
1. Прізвище, ім'я, по батькові.Ці дані записуються виходячи з паспорта. Пишемо повністю та розбірливо.
Зони кодування заповнюємо обов'язково на підставі загальноросійських класифікаторів:
ОКАТО - "Загальноросійський класифікатор об'єктів адміністративно-територіального поділу" ОК 019-95 затверджений Постановою Держстандарту РФ № 413 від 31.07.95;
ОКІН - "Загальноросійський класифікатор інформації населення" ОК 018-95 затверджений Постановою Держстандарту РФ № 412 від 31.07.95;
ОКСО - "Загальноросійський класифікатор спеціальностей з освіти" ОК 009-2003 затверджений Постановою Держстандарту РФ № 276-ст від 30.09.03;
ОКПДТР - Постанова Держстандарту РФ № 367 від 26.12.94 "Про прийняття та введення в дію загальноросійського класифікатора професій робітників, посад службовців та тарифних розрядів" ОК 016-94.
Якщо ви неправильно внесли кодування, форма Т-2 вважається зіпсованою та її потрібно переписати. Тому дані кодування або вносити правильно, або не вносити зовсім до моменту здачі картки в архів.
2-3. Дата та місце народженняпишеться виходячи з паспорта чи аналогічного документа. Пишемо повністю словами, наприклад: "24 травня 1973 року" та кодуємо 24.05.73.
Рядок «Місце народження» при заповненні не повинен перевищувати 100 символів. Райони та області пишемо у родовому відмінку, без ком. Можна писати зі скороченнями за загальними правилами: місто – гір., край – кр., село – дер., область – обл., округ – окр., селище – сел., станція – ст., район – рн.; слова – аул, кишлак, село, станиця пишуться повністю.
Кодування місця проживання – по ОКАТО на цю адресу.
4. Громадянство пишемо без скорочення. Громадянство підлягає кодуванню на підставі ОКІН:
Громадянин Російської Федерації - 1;
- громадянин Російської Федерації та іноземної держави - 2 (якщо громадянство подвійне, поруч у дужках вказуємо, якої держави це громадянство);
- іноземний громадянин (вказується якої держави) - 3;
- Особа без громадянства - 4.
Якщо у працівника два громадянства і про друге він не повідомив роботодавця, це не є виною роботодавця. Ця інформація є обов'язковою лише для працівників, які влаштовуються на роботу, пов'язану з допуском до державної таємниці.
5. Ступінь знання мови
У цьому пункті записуємо іноземну мову стосовно мови Росії, якою володіє працівник, якщо це потрібно до роботи. Дані беремо зі слів самого працівника (анкета, тест тощо).
Інспектор відділу кадрів може заповнити два коди: саму мову і ступінь її знання, а може вказати лише один код - ступінь знання мови. Ці дані записуються через кілька прогалин. Коди мов та ступеня їх знання:
- англійська (код по ОКІН "014"), німецька (код по ОКІН "135"),
- французька (код за ОКІН "213") італійська (код за ОКІН "070");
- читає та перекладає зі словником - код по ОКІН "1";
- Читає і може пояснюватися - код по ОКІН "2";
- володіє вільно - код ОКІН "3".
Якщо працівник володіє кількома мовами, вони записуються окремо у кожному рядку.
6. Усі відомості про освіту.Тут пишемо кваліфікацію, спеціальність, та ін. Ці дані беремо з документів про освіту.
Освіта має такі кодування по ОКІН:
- Початкова (загальна) освіта - 02;
- основне Загальна освіта - 03;
- середня (повна) загальна освіта – 07;
- початкова професійна освіта – 10;
- середня професійна освіта – 11;
- неповна вища освіта – 15;
- вища освіта – 18;
- післявузівська освіта – 19.
Форма Т-2 має два блоки граф, у яких зазначаються відомості про дві освітні установи.
Якщо працівник закінчив три курси ВНЗ, його відносять до осіб з неповною (незакінченою) вищою. професійною освітою. Підтвердженням такої освіти є лише довідка чи диплом про неповну вищій освітідержавного зразка (не заліковка та не студентський квиток!).
Якщо співробітник не закінчив ВНЗ, його записи про освіту будуть виглядати наступним чином.
Якщо працівник пройшов навчання повністю або більше половини, але не захистив дипломну роботу або не склав держ.іспит - "неповна вища";
Якщо співробітник закінчив три курси – "неповна вища, III (IV, V, VI) курс";
Якщо співробітник навчався, але не закінчив ВНЗ чи ПТУ та пройшов менше половини курсів, то освіту пишемо за попереднім закінченим навчальним закладом: "основне загальне"; "середнє (повне) загальне"; "неповне середнє"; "Незакінчена середня освіта".
Якщо працівник здобуває освіту наступного рівня, то освіта дописується додатково у ч.1 п. 6, наприклад:
Найменування освітнього закладу, його серію та номер пишемо на підставі документа про освіту. Довгі назви можна скорочувати без втрати змісту (наприклад, імені - "ім."). Жодних нагород (орденів) у назвах навчальних закладів не вказується. При закінченні навчального закладуставимо запис арабськими цифрами, наприклад 2013 року.
Кваліфікація (ступінь) пишеться на підставі того самого документа про освіту. Для кваліфікації "бакалавр" та "магістр" вказується напрямок, а для кваліфікації "спеціаліст" - спеціальність.
Після закінчення ПТУ кваліфікація вказується так: "монтажник", "слюсар", "юрист".
В особистій картці в останньому блоці п. 6 відображається запис про післявузівську підготовку: аспірантура, ординатура, ад'юнктура або докторантура. Докторантура має код ОКІН 01, інші форми - 02.
7. Професія.У цій графі пишемо професію на підставі трудової книжки, пояснень співробітників та штатного розкладу. Якщо у працівника є інша професія – вона заповнюється на підставі документа про здобуття другої та ін. освіти.
Код професії визначено по ОКПДТР і включає 17 цифр, а код посади - 13. Код містить всю інформацію про професію працівника, умови праці, посади та оплату. Дозволяється скорочувати код до п'яти чи шести перших цифр, які позначають професію (5 цифр) або професію та контрольне число (6 цифр).
8. Стаж роботи. Стаж беремо із записів у трудовій книжці (трудових договорів та ін.). Він відбивається у днях, місяцях, роках.
Під час розрахунку стажу необхідно користуватися п. 61 Інструкції щодо заповнення форм індивідуального (персоніфікованого) обліку у системі обов'язкового пенсійного страхування, затвердженої Постановою Правління ПФР № 192п. від 31.07.06р.
Тривалість трудового стажу визначаємо як різницю сумами дат кінця початку періодів, зазначених у трудових книжках. Оскільки день звільнення – це останній день роботи, його слід додати до загальну сумустажу. Розрахований загальний стаж роботи пишемо сумарно – це кількість років, місяців та днів, які пропрацював працівник.
Стаж, що дає право на надбавку за вислугу років, також розраховуємо. Він визначається відповідно до спеціальних нормативних документів.
У графі «стаж роботи» передбачено стаж, який визначається як пільговий (наприклад, стаж роботи в районах Крайньої Півночі та прирівняних до них місцевостях). При прийомі на роботу співробітника, для якого ваше місце роботи – перше – у рядках про стаж ставимо нулі.
9. Стан у шлюбі. Мається на увазі кодування на основі ОКІН:
Ніколи не перебував (не перебував) у шлюбі - 1;
- полягає у зареєстрованому шлюбі – 2;
- полягає у незареєстрованому шлюбі – 3;
- вдівець (вдова) – 4;
- розлучений (розлучений) - 5;
- Розійшовся (розійшлася) - 6.
10. Склад сім'ї. Тут показуємо лише членів сім'ї із зазначенням ступеня їхньої спорідненості стосовно працівника та проживаючих разом із ним. Заповнюємо відомості про найближчих родичів (мати, батько, дочка, син, рідна сестра, рідний брат, особа, на вихованні якої перебував співробітник та інші найближчі родичі).
11. Паспортні данізаповнюємо на підставі паспорта.
12. Місце проживання.Пишемо на підставі даних паспорта. Фактичне місце проживання заповнюємо за словами працівника. Якщо місце проживання за паспортом фактично збігаються, то рядок з фактичною адресою можна не заповнювати. Кодуємо місце проживання за ОКАТО.
Розділ II "Відомості про військовий облік"
Цей розділ заповнюємо на підставі документів:
- військовий квиток (або тимчасове посвідчення, видане замість військового квитка) - на осіб у запасі;
- посвідчення громадянина, що підлягає призову на військову службу – на осіб-призовників.
Заповнюємо форму наступним чином:
пункт 3 "Склад (профіль)" - заповнюється без скорочення (наприклад, "медичний", "командний", або "матроси", "солдати" тощо);
пункт 4 "Повне кодове позначення ВУС" - пишемо повне позначення (складається із шести цифр або шести цифр та літери, наприклад, "127659А");
пункт 5 "Категорія придатності до військової служби" має кодування: А (придатний до військової служби), Б (придатний до військової служби з незначними обмеженнями), В (обмежено придатний до військової служби) або Г (тимчасово не придатний до військової служби ).
Якщо даних записів у військовому квитку немає, ставимо категорію "А".
Пункт 7 "Складається на військовому обліку" заповнюється простим олівцем:
рядок а) - у випадках наявності мобілізаційного розпорядження та (або) штампу про видачу та вилучення мобілізаційних розпоряджень;
рядок б) - на громадян, заброньованих за організацією на період мобілізації та на воєнний час.
На громадян, які підлягають призову на військову службу, заповнюються на підставі посвідчення такі пункти:
пункт 2 "Військове звання" - пишемо "підлягає заклику";
пункт 5 "Категорія придатності до військової служби" - пишемо літерами: А, Б, В, Г (див. вище) або Д (не придатні до військової служби).
У пункті 8 розділу II особистої картки за необхідності робимо записи «знято з військового обліку за віком» або «знято з військового обліку за станом здоров'я».
Після заповнення розділу II інспектор з кадрів засвідчує написані дані своїм підписом та робить її розшифровку із зазначенням своєї посади. Також він ставить підпис на другій сторінці та ставить дату заповнення. Цю сторінку підписує і працівник.
Розділ III "Прийом на роботу та переклади на іншу роботу" та розділ XI "Підстава припинення трудового договору (звільнення)"
Ці розділи заповнюються дуже уважно, оскільки їх заповнення залежить стаж працівника. Дані у розділи пишемо виходячи з наказу (розпорядження) керівника: про прийом працювати, про переведення в іншу роботу про припинення (розірвання) трудового договору. Ця інформація має дублюватися у трудовій книжці.
Кожен запис засвідчується підписом працівника.
В «Підставі припинення трудового договору (звільнення)» пишемо причину звільнення відповідно до статей ТК.
Дата звільнення – це останній день роботи працівника. Інформація про звільнення має бути засвідчена і працівником, і інспектором відділу кадрів.
Розділ IV "Атестація"
У цьому розділі заповнюємо дані рішення атестаційної комісії, які зазвичай формулюють так:
- відповідає займаній посаді;
-відповідає займаній посаді за умови покращення роботи та виконання рекомендацій комісії з повторною атестацією через рік;
- не відповідає посаді.
Пишемо дату атестації, номер та дату результатів атестації, підставу для атестації (наказ).
Дані про атестацію подаються на підставі документа, виданого працівникові.
Розділ V "Підвищення кваліфікації"
Інформація про підвищення кваліфікації та профпідготовку заповнюється на підставі наданих працівником документів або з відділу підготовки кадрів. Заповнюємо:
дату початку та закінчення навчання, вид підвищення кваліфікації, найменування навчального закладу, вид документа про атестацію (свідоцтво, посвідчення, диплом).
В "Підставі" можемо не писати нічого, або заповнюємо наказ, на підставі якого працівник був спрямований на підвищення кваліфікації (ст. 197 ТК РФ) або договір на профнавчання між співробітником та роботодавцем.
Сюди ж вносимо дані про професійну перепідготовку працівника.
Розділ VII "Нагороди (заохочення), почесні звання"
У розділі пишемо всі види заохочень працівнику виходячи з ст. 191 ТК РФ та нормативних локальних актів, а також перераховуємо нагороди, почесні звання.
Розділ VIII "Відпустка"
Цей розділ містить інформацію про всі відпустки, які були надані працівнику: чергова відпустка, відпустка для догляду за дитиною, відпустка без утримання.
Заповнюємо вид відпустки, її період, тривалість та підставу його надання.
Відпустка без утримання загальною тривалістю понад 14 днів (ст. 121 ТК РФ) протягом року в стаж роботи, що дає право на щорічну основну оплачувану відпустку, не включається, але враховується у змінах робочого року.
Періоди, які не включаються до робочого стажу на підставі ч. 2 ст. 121 ТК РФ (наприклад, час відсутності працівника на роботі без поважних причин), відображаються в особистій картці шляхом зміни дати робочого року. Підставою для цього є табелі обліку робочого часу, накази про усунення співробітника від роботи та ін.
Робочий рік визначення відпустки вважається з прийому працівника працювати. Наприклад, з 20 березня 2013 р. по 19 березня 2014 р.
Якщо працівник бере відпустку частинами, робочий рік все одно зазначається повністю.
" Дата закінчення " відпустки – це дата фактичного виходу співробітника працювати, а чи не запланований кінець відпустки виходячи з наказу, т.к. працівника можуть відкликати із відпустки достроково.
Якщо граф для відпустки не вистачає, заводиться "Додаток до особистої картки працівника". Воно є шапкою та табличною частиною розділу, якого не вистачає.
Розділ ІХ "Соціальні пільги"
У цьому розділі відображаємо соціальні пільги, які надаються працівнику на підставі законодавства.
Розділ X "Додаткові відомості"
Цей розділ заповнюється на розсуд керівника. Сюди можна увімкнути інформацію, яку не відобразили в інших відділах. Наприклад, навчання працівника на очно-заочних (вечірніх) курсах, дані про працюючого інваліда (на підставі довідки Медико-соціальної експертної комісії (далі – МСЕК, ВТЕК), група інвалідності тощо).
Якщо працівник не бажає підписувати запис про своє звільнення, інспектор відділу кадрів складає спеціальний акт.
Зміна відомостей про працівника
Якщо у працівника відбулися зміни (зміни статусу особистого життя, адреси, паспортних даних тощо), вони зазначаються його особистою карткою та засвідчуються підписом інспектора та самого працівника. При цьому старий запис закреслюється і цю графу вноситься новий на підставі нових наданих документів.
Змінювати особисту картку небажано через те, що важко зібрати всі підписи від працівника та відновити його початкові дані.
Наприклад, якщо працівник змінив прізвище, то нове можна написати так: закреслити старе, а нове написати зверху чи збоку. Цей запис засвідчується підписом працівника кадрів тут же.
Документ, на підставі якого відбулися зміни, можна вказати у розділі X у додаткових відомостях. При цьому засвідчувати цей запис працівником відділу кадрів необов'язково.
Для заміни сторінки можна зробити додатковий аркуш. Причому на старій сторінці ставимо позначку, що сторінку змінено і пишемо причину (зміна прізвища). У новій сторінці також робимо таку позначку.
Як робити виправлення в особистій картці за формою Т-2?
Якщо ви внесли відомості помилково, то неправильні відомості закреслюються, пишуться правильні. Поруч пишемо слово "виправлено" та засвідчуємо підписом інспектора відділу кадрів та самим працівником.
Організацію обліку особистих карток на роботі та зразок дивіться
Безкоштовна книга
Швидше у відпустку!
Щоб отримати безкоштовну книгу, введіть дані у форму нижче та натисніть кнопку "Отримати книгу".
Особиста картка-документ, що узагальнює всю інформацію про людину, включаючи біографію співробітника, попередні місця роботи, військовий обов'язок та іншу інформацію.
Цей документ є первинним документом кадрового облікута обов'язковий до заповнення, має свою уніфіковану форму Т-2, яка затверджена ухвалою Держкомітету Російської Федерації за статистикою від 05.01.2004 №1.
Документи необхідні для заповнення.
Обов'язки заповнення цього документа, зазвичай, покладаються кадровий відділ організації, у малих підприємствах її можуть заповнювати співробітники бухгалтерії чи керівник особисто. Особиста картка працівника може бути підтвердженням трудового стажу, оскільки у неї переносяться всі дані з .
Після звільнення співробітника картка зберігатиметься на підприємстві 75 років, у разі ліквідації організації дані відомості передаються до архіву та продовжують свій термін зберігання. Форма Т-2 включає 11 розділів, які можуть заповнюватися незалежно один від одного.
На підставі яких документів заповнити особисту картку працівника?
Особисту картку працівника слід завести після видання наказу про , точних термінівїї відкриття у законодавстві не передбачено. Для заповнення цього документа знадобиться не так багато документів, як здається на перший погляд.
Від співробітника вам знадобиться документ, що засвідчує особу, страхове свідоцтво державного пенсійного страхування, трудова книжка та папери, що підтверджують його освіту.
У разі, коли претендент підходить під список категорій соціальних пільг, надаються документи, що підтверджують право на пільгу, а також медичні довідки у разі потреби.
З чого розпочати заповнення?
Важливо не допускати помилок під час заповнення.
Ця форма документа складається з 11 розділів, проте важливим є заповнення верхньої частини документа. Відповідальний за ведення кадрової документації має правильно заповнити реквізити організації та верхню частинуособистої картки, інакше у разі виникнення спірного чи судового прецеденту карта буде недійсною:
- у цій частині потрібно вказати табельний номер співробітника, важливо знати, що він складається не більше ніж з 6 цифр і не змінюється, незалежно від руху працівника кар'єрними сходами;
- далі вказати ідентифікаційний номер платника податків, у разі відсутності свідоцтва про постановку у податкову інспекціюцей код можна дізнатися на сайті ІФНС за допомогою паспортних даних співробітника;
- у стовпчику «Алфавіт» прийнято записувати першу букву прізвища, при зміні прізвища буква змінюється, як і інші дані. У стовпці "Характер роботи" вказують на підставі ув'язненого "постійно" або "тимчасово";
- Вигляд роботи вказується на тій самій підставі як і характер, можна вказати «основна» або «за сумісництвом». Крім реквізитів організації та верхню частину документа необхідно вказати коди загальноросійського класифікатора інформації (ОКІН).
Як правильно заповнити форму Т-2?
Потрібно вказувати лише правдиву інформацію.
Щоб уникнути помилок, розглянемо заповнення особистої картки співробітника по розділах.
Основна інформація у першому розділі заповнюється з документа, що засвідчує особу, далі з пункту 5 зі слів співробітника. У випадках, коли людина володіє трьома та більше іноземними мовами, компанія має право доповнити рядки в електронній версії форми документа.
Пункт 6 заповнюється з наданих документів про освіту, незалежно від кількості закінчених та незакінчених навчальних закладів, співробітник кадрової служби повинен перерахувати всі заклади.
Відомості про професію та трудовий стаж вносять до пунктів 7 та 8 відповідно, на підставі попередніх записів до . Професія вноситься відповідно до штатного розпису та наказу про прийом на роботу.
Так само в карту співробітника вносять дані про його сімейний стан і склад сім'ї в пункти 9, 10. До складу сім'ї, згідно з трудовим законодавством РФ, входять батьки, чоловік/дружина, рідні брати та сестри, а також коло осіб, які проживають із співробітником, запис ведеться в порядку спорідненості.
Паспортні дані повністю записують у пункт 11, адресу прописки та фактичного проживання у пункт 12. На цьому перший розділ закінчується, важливо пам'ятати, що у будь-яких внесених даних можуть відбутися зміни.
Найчастіше зміни відбуваються у паспортних даних, наприклад, коли співробітниця виходить заміж або розлучається.
У такому разі необхідно акуратно закреслити старе прізвище та поруч вписати нове, далі вписати документ підставу та завізувати підписом працівника відповідального за ведення особистих карток.
Ті самі дії повторити з паспортними даними та місцем реєстрації.
Розділ два містить відомості про військовий облік, що переносяться з військового квитка працівника. За відсутності військового квитка цей розділ пропускається. Якщо чоловік не проходив строкову службу та не списаний за певними показниками у пункті 2 розділу 2, потрібно вказати «підлягає заклику».
У третьому розділі форми Т-2 вказують відомості про робоче місце співробітника, а саме: на роботу, структурний підрозділ (за наявності), посада, сума, підстава прийому на роботу (наказ керівника підприємства).
Після внесення даних працівник перевіряє правильність зазначених даних та ставить свій підпис. При переведенні працівника на іншу посаду або підвищення окладу з тієї чи іншої причини також відображається у цьому розділі.
Можна внести інформацію про додаткові курси.
Розділ 4 заповнюють під час проведення атестації працівників для зміни на посаді чи переведення в інший структурний підрозділ. У розділі працівник кадрової служби зобов'язаний вказати період атестації, її результат і посилання документ проходження атестації.
У розділі 5 «Підвищення кваліфікації» заносять дані про додаткове підвищення кваліфікації працівника, наприклад, співробітник мав середню-спеціальну освіту і протягом закінчив вищий навчальний заклад, що сприяло зміні його розряду або кваліфікації. Також заповнюється період навчання та її результат. При цьому потрібно внести зміни до першого розділу, пункту 6.
Сьомий розділ, як і четвертий, п'ятий і шостий, заповнюються за необхідності та отриманих досягнень працівника, зазвичай, ці розділи використовують великі організації які відправляють персонал на курси підготовки, переатестації чи атестації під час перекладу іншу посаду.
У розділі 7 «Нагороди (заохочення), почесні звання» заповнюється інформація про отримання таких нагород як: за досягнення високих продажів, за вислугу років та ін.
Відповідно до ТК РФ гл.19 ст. 114, кожна людина, яка пропрацювала в організації більше 6 місяців поспіль, має право взяти щорічну оплачувану відпустку, відпустку власним коштом та інше. Дані про відпустки вносяться до розділу 8 особистої картки працівника, незалежно від виду відпустки.
У цьому розділі відповідальний за заповнення цього документа має внести вид відпустки, документ-підстава, що дозволяє вийти у відпустку, кількість днів, а також дату початку та кінця відпочинку працівника. Коли рядки в цьому розділі закінчуються, потрібно доповісти додатковий лист-вкладиш із продовженням розділу вісім. Нову картку заводити не потрібно.
У Російській Федерації є досить довгий перелік категорій надання соціальних. Наприклад, податкове вирахуванняз податку на доходи фізичних осіб у розмірі 1400 рублів на двох дітей та 3000 рублів понад третю дитину включно. Подібні відомості вносяться до розділу 9 форми Т-2. У цьому розділі потрібно також вказати вид пільги, що надається, номер і дату видачі документа, що підтверджує право на пільгу.
Розділ 10 заповнюється на розсуд роботодавця та наявності певних навичок чи медичних відхилень працівника. Сюди можна вписати наявність водійського стажу у співробітника тієї чи іншої категорії або відомості про додаткову освіту, що не входять до розділу 2, наприклад, курси крою та шиття або отримання додаткової освітина заочній формі навчання.
У разі розірвання трудового договору роботодавець зобов'язаний вказати статтю Трудового Кодексу, на підставі якої трудові відносини припинені у розділі 11 цієї форми особистої картки співробітника.
Разом з цим треба вказати номер та дату наказу на звільнення та безпосередньо дату звільнення.
Загальнопоширені помилки, які допускаються при заповненні документа
Невеликі помилки можна виправити.
Буває так, що штатом відділу кадрів допускаються помилки під час заповнення особистої картки працівника. Особливих наслідків це за собою не спричинить, на самого ж працівника зовсім не вплине. Однак якщо помилок неабияка кількість, то при зовнішній перевірці на відділ кадрів можливо буде накладено штраф за погану роботу.
Основні похибки, що зустрічаються найчастіше:
- Застосування спеціальних символів. [/], [:], [=] та інші спеціальні символи не слід застосовувати під час оформлення цього документа. Особливо суворо вони заборонені у зоні кодування;
- Недбале заповнення документа. Текст може вийти за межі спеціалізованих полів, якщо це потрібно. Проте в області кодування він не повинен виявлятися. Якщо в цій галузі буде хоча б 1 літера, карта тоді розглядається як зіпсована, і її доведеться передрукувати знову;
- Прочерки. Ця відома помилка обумовлена тим, що у багатьох інших паперах прочерки можливі і навіть потрібні. У формі Т-2 їх не повинно бути. Якщо у графі нічого писати, її потрібно залишити абсолютно порожній.
Відповідальний за ведення кадрової документації візує документ та передає для ознайомлення звільненому. Працівник має підписати особисту карту. Підпис працівника говорить про повну угоду у вищенаведеній інформації.
У цьому відео ви знайдете приклад заповнення картки Т-2.
Форма для прийому питання, напишіть свій
У ніфікована форма особистої картки затверджено постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 № 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати». Розділ 8 цього бланка є одним із найбільш активно заповнюваних. Адже на відміну від більшості інших граф цього документа, що заповнюються один раз, у цей розділ записи можуть вноситися по два-три рази на рік, а іноді й частіше. Тому часто виникають ситуації, коли місце у цьому розділі закінчується.
У цьому випадку, на наш погляд, необхідно керуватися роз'ясненнями Держкомстату Росії, які були дані щодо бланків, що діяли раніше, і дотепер не втратили чинності:
Фрагмент документа
Згорнути Показати
Постанова Держкомстату Росії від 24.03.1999 № 20 "Про затвердження Порядку застосування уніфікованих форм первинної облікової документації"
Формати бланків, зазначених у альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, є рекомендованими та можуть змінюватися.
При виготовленні бланкової продукції на основі уніфікованих форм первинної облікової документації допускається вносити зміни в частині розширення та звуження граф та рядків з урахуванням значущості показників, включення додаткових рядків (включаючи вільні) та вкладних листів для зручності розміщення та обробки необхідної інформації.
«Старі радянські кадровики» ще пам'ятають спеціальні вкладки у картку Т-2, які замовлялися додатково до бланків. На таких вкладишах зазвичай вказувалося: «Додаток до Особової картки працівника», потім дублювалося поле з номером та датою трудового договору та пункти з 1 по 4 Розділу 1 «Загальні відомості», після чого на двох сторонах аркуша йшли графи Розділу 8. При цьому підписи в Наприкінці цього додатку, на наш погляд, є обов'язковими, оскільки законодавець вимагає «закриття» підписом працівника всіх даних, включених до особистої картки.
В даний час дуже мала кількість організацій замовляє уніфіковані форми в друкарні, що ще більше полегшує вирішення цієї проблеми - зазвичай все це друкується на принтері. Після закінчення граф у розділі 8 (як і граф у будь-якому іншому розділі) виготовляється додатковий документ (зразок у Прикладі). Цей додаток вкладається в особисту картку працівника та зберігається разом із нею.
Внесення доповнень до особистої картки будь-яким іншим чином, крім створення вкладишів-додатків, наприклад, шляхом оформлення нової картки та приєднання її до наявної, законодавством не передбачено. Більше того, оскільки компетентний орган передбачив порядок вирішення описаної проблеми, складання додаткових особистих карток буде прямою суперечністю його вказівкам.
Особиста картка працівника - важливий діловий папір у документообігу будь-якої організації, її оформлення зазвичай доручається службі кадрів. Використовується вона з метою досконалого обліку співробітників та містить усі значущі відомості про нього: дані паспорта, ІПН, СНІЛЗ, відомості про місце проживання, прописку, трудову діяльність, освіту, а також коротка інформаціяпро сім'ю.
Заключну версію уніфікованої форми Т-2 затверджено законодавством з праці. Всім організаціям зобов'язаний формувати особисті картки усім без винятку співробітників, але в деяких навіть не одну. Індивідуальних підприємців звільнено від такої необхідності, але вони також мають можливість оформлювати їх.
Ведення особистих карток - це обов'язок, цей захід може принести істотну користь організації. Роботодавець часто може, використовуючи особисті картки захистити свої інтереси, застосовуючи їх для підтвердження правомірності відрахувань із зарплати співробітників, правильної калькуляції середньооблікової чисельності працівників, для нарахування податків і т.д., судова арбітражна практика визначає масу подібних прикладів.
Роботодавцю можна для зручності вести в електронному вигляді оборот особистих карток за формою Т-2, багато сучасних фірм використовують таку можливість: це практично, у разі потреби, дозволяє легко знайти необхідні матеріали. Але він повинен мати їх у роздрукованому вигляді на паперових носіях. Це аргументовано змістом в особистій картці полів, призначених для підпису працівника, а також працівника кадрової служби, який відповідає за її ведення. Оскільки особиста картка - документ довгого використання та зберігання, при її роздруківці слід пускати в хід щільний папір формату А4.
Важливо пам'ятати, що єдиного керівництва по роботі з особистими картками, крім вищезгаданої постанови, не існує, тому стаття має насамперед рекомендаційний характер.
Загальні відомості про форму Т-2 та тонкощі її заповнення
На питання, хто заповнює та веде форми Т-2, дадуть відповідь Вказівки Держкомстату. Відповідно до них, особисті картки оформляє співробітник кадрової служби, а коли штатний розпис такої посади не включає, особа, уповноважена вести кадрове діловодство або керівник підприємства. Самому працівнику забороняється вносити до своєї особистої картки будь-які записи, виняток становить особистий підпис при працевлаштуванні, кадрових перестановках чи звільненні.
Форма Т-2 містить 11 блоків, розбитих за тематикою та розміщених на 4 сторінках. Для більш наочного осмислення структури та розуміння особливостей заповнення пропонуємо ознайомитися з бланком. (Посилання на скачування бланка)
Законом не регламентовано строки формування картки Т-2 та найкращим варіантомбуде включити цей пункт у набір стандартних операцій із оформлення нового співробітника. Це зумовлено правилом: запис у трудовій книжці працівника обов'язково дублюється аналогічним записом у його особистій картці. Матеріали у форму Т-2 вносять, ґрунтуючись на типовому переліку документів:
- наказ про прийом на роботу
- трудовий договір
- трудова книжка
- СНІЛС
- документи про освіту, підвищення кваліфікації
- документи військового обліку (для військовозобов'язаних осіб)
Деякі професії та види робіт мають своєрідну специфіку, в подібних ситуаціях можуть стати в нагоді додаткові папери. Роботодавець має право зажадати їх у кандидата, якщо це не суперечить чинному законодавству.
Ультимативний запит надати свідоцтво про присвоєння ІПН, характеристику з колишнього місця роботи або довідку про склад сім'ї може бути визнано незаконним. Вимагати сторонні документи, всупереч чинному трудовому законодавству забороняється.
Заповнюємо особисту картку правильно за розділами
На перших двох сторінках форми Т-2 розташовано ряд полів для різних кодів, що підлягають заповненню. Що писати? Необхідна інформація міститься у ряді класифікаторів. Підкреслимо, що фахівець кадрової сфери повинен мати доступом до них, не можна вимагати жодні коди від людини, оформляющегося працювати. Облік кадрів в організації будується переважно на використанні спеціалізованих комп'ютерних програм, наприклад, 1С, в які вбудовані всі ці класифікатори і, звичайно, це суттєво спрощує кадровику завдання, йому залишається лише внести дані, призначені для кодування, у відповідні поля та вибрати із запропонованого списку відповідний код.
Найменування організації записується у шапці форми без скорочень, дату складання особистої картки прийнято записувати у стандартизованому вигляді (наприклад, 13.01.2014).
Табельний номер обов'язково закріплюється за кожним співробітником, що приймається, це корисно для організації табельного обліку та ідентифікації.
Приймаючи працівника за внутрішнім сумісництвом, не забуваємо привласнити йому унікальний табельний номер і обов'язково формуємо іншу особисту картку. Такий співробітник у результаті володіє двома унікальними табельними номерами та картками одночасно.
Інформація про індивідуальний номер платника податків вписується, ґрунтуючись на свідоцтві про присвоєння ІПН, яке надає працівник, що приймається. Якщо свідоцтва на руках немає, відповідне поле залишається порожнім.
Законодавство зобов'язує працівника при підписанні трудового договору надати свідоцтво державного пенсійного страхування, за аналогією з ІПН заносимо у форму номер СНІЛЗ. Якщо працівник оформляється вперше, свідоцтва в нього на руках не буде і роботодавцю ставиться в обов'язок оформити йому СНІЛЗ, у цьому випадку поле залишаємо порожнім, запис буде внесено після отримання свідоцтва.
Наявність графи "Алфавіт" зручна для зберігання та обліку особистих карток. Тут фіксується перша буква прізвища працівника
Наступне поле – «Характер роботи», тут вказується, чи прийнятий працівник постійно чи тимчасово. Відповідно, графа «Вид роботи» призначена для відомостей про те, чи є робота основною чи співробітник поєднує її.
В останню графу вписуємо «чоловічий» чи «жіночий» відповідно.
Розділ 1 Загальні відомості
Заповнення цього блоку картки починаємо із зазначення реквізитів трудового договору, пишемо його номер і дату укладання у звичному форматі, як у прикладі вище.
ПІБ працівника мають бути записані розбірливо і без скорочень, при цьому рекомендується починати вести запис максимально ліворуч, на випадок внесення змін. Так, якщо робітниця надалі вийде заміж і візьме прізвище чоловіка, цей факт неодмінно позначиться на її особистій картці.
У пункті «Дата народження» число та рік народження позначаємо арабськими цифрами, місяць записується словом без скорочень (23 квітня 1985 р). Дата дублюється в кодовому полі традиційному форматі дд/мм/гггг.
«Місце народження» переписуємо з документа, що засвідчує особу, вказуючи тип адміністративно-територіальної одиниці, дозволено користуватися загальноприйнятими скороченнями.
Поле «громадянство» кадровик заповнює також, ґрунтуючись на даних із паспорта.
Відомості про знання іноземних мов зазвичай записуються безпосередньо зі слів працівника або на підставі результатів тестування, якщо воно передбачено для приймання на посаду. Тут же уточнюється міра володіння мовою з використанням стандартних формулювань.
У особистій картці відбивають знання мов іноземних лише стосовно російському. Наприклад, знання мов татарських, удмуртських та інших народностей не вказується.
Рівень своєї освіти працівник підтверджує наданням відповідних документів, дипломів та атестатів. Основні параметри переносяться до наступного пункту картки.
Записи про неповну (незакінчену) освіту не можна вносити, ґрунтуючись на студентському квитку, заліковій книжці або чесному слові працівника. Такий запис провадиться лише при наданні ним довідки або диплома освітньої установи.
Запис «неповна вища» вноситься, якщо працівник пройшов більшу частину курсу навчання у ВНЗ або пройшов повністю, але не захистив диплом або не був складений державний іспит.
Якщо працівник, навчаючись у ВНЗ, не закінчив і половини курсу навчання, у пункті 6 буде значитися «середнє (повне) загальне».
Найменування освітнього закладу бажано вказувати повністю, але, якщо він занадто довгий, допустимо використовувати скорочення. У цьому полі також вказується найменування наданого документа про освіту, його серія та номер, рік завершення освіти, кваліфікація та спеціальність. У пункті 6 міститься інформація про післявузівську підготовку.
Записи про професію прийнято вносити, виходячи з досвіду роботи, відображеного у трудовій книжці, штатного розпису та слів працівника.
Відомості про стаж розраховуються насамперед ґрунтуючись на записах у трудовій книжці. Коли працівник приймається на першу свою роботу, у наведених рядках прописуються нулі.
Запис про так зване сімейне становище робиться на підставі штампу в паспорті, свідоцтва про шлюб, розлучення, наданих працівником.
Важливо! Поле «стан у шлюбі» заповнюємо лише з використанням формулювань ОКІН, формулювання «холостий», «одружена», "одружений", "у розлученні" та інше шедеври народної словесності неприпустимі.
Наступний пункт першого розділу – «Склад сім'ї», перераховувати тут усіх відомих родичів, немає потреби, достатньо вказати найближчих: матір, батька, дружину, чоловіка, дочку, сина, рідних братів, сестер. Працівник повідомляє ці дані, ґрунтуючись на тому, хто із родичів проживає з ним разом чи перебуває на утриманні.
Паспортні дані переносимо уважно, суворо відповідно до документа працівника. Адреса місця проживання за паспортом переноситься із штампу про реєстрацію. Фактична адреса необхідно вказувати, тільки коли вона не ідентична прописці, ці дані можуть знадобитися роботодавцю у разі, наприклад, прогулу або якщо працівник не прийде в день звільнення за трудовою книжкою. Не забуваймо записувати номери телефонів.
Розділ 2 Відомості про військовий облік
При оформленні блоку про ВУ використовується один із двох різновидів документів: особи у запасі надають військовий квиток, а призовники приносять посвідчення громадянина, який підлягає призову на військову службу.
Всю необхідну інформацію можна знайти у відповідних пунктах вищезгаданих документів.
Буває, що категорію придатності взагалі не прописано, не лякаємося, за умовчанням ставимо «А». Пункт 7 не забуваємо заповнювати простим олівцем, це знадобиться надалі. А при занесенні позначки до 8 пункту пам'ятаємо, що громадянин підлягає зняттю з обліку як для досягнення максимального віку, так і стану здоров'я.
На другій сторінці внизу форми працівник розписується, перевіривши заздалегідь правильність записаних даних, там же передбачено поле, де розписується після перевірки внесеного кадровика.
Розділ 3 Прийом на роботу та переклади на іншу роботу
Цей блок зазвичай повторює написане у трудовій книжці, відкриватися таблиця буде записом прийому, тут вписуємо посаду, обсяг окладу, реквізити наказу. Далі послідовно вносимо переклади, якщо були такі. Важливий момент - знайомимо співробітника з записами, що відображаються тут, адже під кожним з них йому необхідно розписатися.
Розділ 4 «Атестація»
Багато підприємств проводять для своїх працівників атестацію, для цього збирають комісію, результатом роботи якої є протокол. Відомості про такий протокол і пишуть у цій частині форми Т-2.
Розділи 5 – 6 «Підвищення кваліфікації», «Професійна перепідготовка»
Тут можливо два варіанти:
- співробітник проходить підвищення кваліфікації до працевлаштування та приносить відповідні документи;
- співробітник проходить курси у своїй фірмі, тоді кадровий працівник скористається даними відділу підготовки кадрів.
Усі дати вказуються у типовому форматі, характерному для попередніх розділів. Особливих питань під час заповнення цих блоків зазвичай немає. Якщо працівник не підвищував кваліфікацію та перепідготовку не проходив, то відповідно розділи залишаються незаповненими.
Розділ 7 «Нагороди»
Як очевидно з назви, сюди вписуються всі види заохочень, яких удостоївся працівник у процесі своєї праці рамках організації. У цілому нині інформація цього розділу ідентична аналогічному розділу трудовий книжки. Можна користуватися загальноприйнятими скороченнями, якщо це спотворює загальної суті.
Розділ 8 «Відпустка»
Цей блок відображає всі види відпустки, які працівник використовував будь-коли: щорічний, навчальний, без утримання, для догляду за дитиною. Слід записувати відомості про тривалість відпустки, початкові та кінцеві її дати, період, протягом якого відпустку надавали і, зрозуміло, реквізити відповідного наказу.
На своєму кар'єрному шляху йде у відпустку співробітник неодноразово. Закономірно, що вільні поля якось закінчаться. Не губимося, а просто роздруковуємо додаткову сторінку, яка містить продовження таблиці.
Розділ 9 "Соціальні пільги"
Тут роботодавець вказує інформацію про пільги, які надає конкретному працівникові, а також дані про документи, що дають змогу отримати той чи інший привілей.
Розділ 10 «Додаткові відомості»
Практика показує, що цей розділ рідко заповнюється, але за бажання та їх наявності сюди вписують дані про:
- інвалідності
- навчанні працівника
- закордонний паспорт
- якщо працівник має дітей-інвалідів, можна відобразити тут і цей факт.
Розділ 11 Підстава припинення трудового договору (звільнення)
Заключний пункт форми Т-2 короткий і лаконічний, тут розташовується місце запису про звільнення, формулювання до того ж точно переписується з наказу про звільнення, той самий запис буде позначено у трудовій книжці. За аналогією з другою сторінкою форми в цьому пункті розписується кадровий працівник та сам співробітник
Зберігання та облік особистих карток за формою Т-2
Форма Т-2 - папір тривалого «строку придатності», картки наказано зберігати 75 років, а отже варто заздалегідь подбати про їхню цілісність, зокрема, використовувати для друку щільний папір належної якості. Суворих норм обліку немає, картки у своїй традиції зберігають у шафах, що замикаються, в готелі кадрів або в кабінеті у керівника організації, будучи розставленими в алфавітному порядку. Докладніше це питання розглянуто у наступному відео
Особисті картки вже звільнених співробітників після певного часу вирушають до архівів.
часті питання
Як ми переконалися, особиста картка Т-2 хоч і об'ємна, але досить проста в заповненні документа. Однак питання все одно виникають, про них і поговоримо на закінчення.
Часто виникають ситуації, коли деякі поля залишаються порожніми різних причин. Не варто в цьому випадку ставити в них прочерки і, тим більше, видаляти. Форму Т-2 регламентовано законодавством, тому ніякі розділи з неї видаляти не можна. А ось нові реквізити внести за потреби можна.
Будь-яку зміну уніфікованої форми слід супроводжувати відповідним наказом, підписаним керівництвом
Працівники кадрової справи теж люди і припускаються помилок. Виявивши в особистій картці неточність чи помилку, рекомендується акуратно однією рисою закреслити, а зверху вписати правильну інформацію. При цьому працівник відділу кадрів повинен завірити виправлене своїм підписом та ознайомити під підпис співробітника, щоб у майбутньому у нього не виникло питань.
Аналогічно чинимо, коли співробітник змінює прізвище, наприклад. Старі дані акуратно закреслюються, записується актуальна інформація, обов'язково згадуємо тут документ, що є підставою для такого виправлення.
Бланк форми Т2, або Особиста картка, входить до переліку кадрових документів, обов'язкових для ведення будь-якої організації. Відомості про співробітників, як діючих, так і звільнених, періоди роботи, інформація про професійну кваліфікацію та трудову діяльність - все це має містити правильно заповнена уніфікована формаТ2. Особиста картка працівника є кадровим документом законодавчо затвердженої форми і має бути заведена відразу після того, як узгоджено та підписано наказ про прийом працівника. Як правильно вносити відомості до цього документа? Яку інформацію обов'язково має містити особиста картка Т2?
Основні вимоги та особливості заповнення
Особиста картка заповнюється кожного працівника, включаючи сумісників, в одному примірнику. Картка Т2 є обов'язковою для заповнення в організаціях, однак для працівників, зайнятих у індивідуального підприємця, цей документ може вестись лише за бажанням роботодавця. Іншим винятком є державні службовці, їм встановлено документація іншої форми.
Заповнення картки Т2, зразок якої представлено у статті, виконується відповідно до обов'язковими вимогами, закріпленими законодавчо:
Вся інформація вноситься до встановлених розділів, розбірливо та без скорочень.
Допускаються скорочення при вказівці місця проживання чи відомостей про освіту, але у загальноприйнятій формі, яка не спотворює значення відомостей.
Заповнена форма Т2 має містити коди, що відповідають загальноросійським класифікаторам: ОКІН, ОКАТО, ОКСО, ОКПДТР. Номерне позначення має бути внесено до спеціальної таблиці у правій частині рядка. Усі кодові позначення знаходяться у вільному доступі у друкованих довідниках, а також на сайті «Загальноросійські класифікатори».
При помилковому заповненні коду класифікації форма Т2 вважається недійсною, у разі потрібно завести нову особисту картку. Закреслення, виправлення в таблиці кодування не допускаються.
Зміни у трудовій діяльності або особистих даних співробітника повинні своєчасно відображатись у Т2. Усі внесені до особистої картки зміни засвідчуються підписом спеціаліста відділу кадрів.
Інформація вноситься до Т2 виходячи з підтверджуючих документів, наданих співробітником.
Слова та фрази «ні», «не був(а)», «немає», а також прочерки до бланку Т2 не вносяться - такі рядки залишають порожніми.
Підстави внесення відомостей про працівників
Особиста картка Т2 має бути заповнена на підставі наступних документів:
Трудовий договір із працівником;
Накази з організації: про прийом на роботу, переведення, надання відпустки, звільнення;
Паспорт (інший документ, що його замінює) працівника;
Документи, що підтверджують здобуту освіту, проходження курсів та інше;
Свідоцтво ІПН;
Військовий квиток.
Інші відомості (наприклад, ступінь володіння іноземними мовами) вказуються лише за словами співробітника. При необхідності роботодавцем можуть бути запитані інші документи, що підтверджують, відповідно до специфіки професійної спрямованості організації, а також встановленого внутрішнього регламенту.
Як заповнити заголовок?
Перша сторінка бланка містить відомості про працівника та рівень його професійної кваліфікації. Заповнення картки Т2 (зразок внесення відомостей наведено нижче) починається із вказівки найменування організації роботодавця у верхньому рядку бланка. Найменування вказується повністю відповідно до статутних документів організації. У кодувальній таблиці проставляються цифрові позначення ОКПО та ОКУД. Далі, в таблицю нижче вносяться такі дані:
Дата заповнення Т2 (арабськими цифрами);
Табельний номер, наданий працівнику при працевлаштуванні;
ІПН (на підставі свідоцтва ФНП);
СНДЛС співробітника;
У стовпці "алфавіт" проставляється перша буква прізвища співробітника;
Характер роботи, відповідно до умов у трудовому договорі: тимчасова, постійна;
Вид роботи: може бути або «основна», або для зовнішніх чи внутрішніх сумісників – «за сумісництвом»;
Підлога вказується літерами "Ж" або "М".
Після оформлення заголовка документа можна переходити до інших розділів, що включають первинне заповнення картки T2. Зразок внесення відомостей у заголовок:
Загальні відомості про працівника
Заповнення цього розділу починається із зазначення у таблиці «Трудовий договір» номера та дати трудового договору, укладеного із працівником. Далі заповнення картки Т2, зразок якої представлений нижче, проводиться у такому порядку:
1. У рядку «1» повністю зазначається прізвище, а також ім'я та по батькові працівника.
2. У рядку «2» у текстовому вигляді вказується дата народження. Приклад: "20 квітня 1981 р.". У таблиці ця дата кодується арабськими цифрами: «20.04.81».
3. Рядок «3» повинен містити інформацію про місце народження. Тут важливо керуватися такими вимогами:
При вказівці населеного пункту словами "місто", "селище", "область", "село", "район", "край" допускаються загальноприйняті скорочення: "обл.", "кр." і так далі. Приклад: «гір. Самара», «пос. Таїжний». Однак, позначення "станиця", "кишлак", "село", "аул" рекомендується вказувати повністю.
Загальна кількість знаків у рядку «3» не повинна перевищувати 100 символів.
Кодувальна таблиця заповнюється відповідно до Загальноросійського класифікатора територіальних утворень (з 2014 року - нова назва код ОКТМО).
4. Рядок «4» призначений для внесення відомостей про громадянство працівника на підставі паспорта. Вся наступна інформація цього розділу вноситься у суворій відповідності до коду ОКІН. Внести відомості слід так:
Громадянин Російської Федерації (до таблиці кодування вноситься позначення «1»);
Код «2» вказується за наявності у працівника подвійного громадянства, одна з яких громадянство РФ; запис про це виглядає так: «Громадянин Російської Федерації та іноземної держави»;
Для працівників, які є громадянами іншої держави, у таблиці кодування зазначається код «3», у рядок «4» вноситься запис: «Іноземний громадянин»;
У разі, якщо працівник, є апатридом, у рядок вноситься «Обличчя без громадянства», до кодувальної таблиці – «4»;
5. У рядку «5» вказується знання працівником іноземної мовита рівень володіння мовою. Кодування ОКІН передбачає три категорії, що характеризують рівень володіння листом та розмовною мовою іноземною мовою:
Код «1» - перекладає та читає зі словником;
Код «2» - читає та може пояснюватися;
Код «3» – вільно володіє.
Крім цього, ОКІН містить конкретні кодові позначення іноземних мов, які також мають бути вказані в таблиці кодування. Таким чином, відомості у рядку «5» вносяться в наступному порядку: найменування іноземної мови – рівень володіння – кодове позначення мови та ступеня володіння ним (у таблиці). Заповнення картки Т2, зразок: «Німецька - Володію вільно» Код за ОКІН: 171/3.
6. Шостий рядок розділу "I" заповнюється виключно на підставі документів про освіту, наданих працівником. Приклад текстового позначення та відповідні коди ОКІН представлені в таблиці:
Приклад: “6. Освіта середня професійна - код ОКІН: 11»
Далі в нижченаведеній таблиці слід зазначити: найменування, серію та номер документа про освіту, наданого працівником, рік закінчення навчання, а також отриману кваліфікацію та найменування професії у точній відповідності до документа. У таблицю вноситься код професії ОКСО. Якщо працівником надано два документи про освіту, наприклад, середню професійну і вищу або першу і другу вищу, до Т2 вносяться відомості про всі наявні документи. Аналогічно до розділів IV - VI вноситься інформація про перепідготовку, атестацію, підвищення кваліфікації, отриманої працівником після працевлаштування.
Інформацію про незакінченій освітітакож слід внести до Т2, вказавши у своїй вид наявного освіти. Наприклад, для працівника, який проходить навчання на момент працевлаштування, слід внести відомості про освіту, яка була до вступу до навчального закладу; на підставі довідки з навчального закладу вказати, що працівник навчається нині, найменування навчального закладу та курс навчання. Подібним чином вносяться відомості, якщо працівник проходив навчання, але не закінчив навчання, а відрахувався (або був відрахований):
При пройденому навчанні менше трьох курсів слід зазначити лише освіту, яка була у співробітника до вступу;
Інформація про пройдене навчання, за умови закінчення трьох та більше курсів навчального закладу, вноситься до Т2 на підставі диплома (довідки) про неповну вищу освіту; при цьому вказується позначення «Неповна вища» та курс, з якого співробітник був відрахований;
7. У рядках «7» зазначається повне найменування основної та, якщо є, додаткової посади (професії) працівника, яку він обіймає в організації згідно з наказом про прийняття на роботу та штатним розкладом. Скорочення чи спотворення найменування не допускаються. У кодувальній таблиці розділу вказується код посади по ОКПДТР.
Стаж роботи
Вноситься відповідно до попередньої трудової діяльності співробітника, підставою служить трудова книжка. Якщо співробітник працевлаштовується вперше, у першому рядку «загальний» проставляються нулі.
Відомості про родичів працівника: кого необхідно вказати?
Заповнення цього розділу починається із зазначення сімейного стану працівника на момент працевлаштування. Слід уникати слів і фразеологізмів «заміжня», «у цивільному шлюбі», «співживає» та інше: рядок заповнюється формулюванням, визначеним загальноросійським класифікатором із зазначенням коду ОКІН.
При зміні сімейного стану поправки вносяться на підставі свідоцтва РАГС із зазначенням реквізитів документа.
Відомості про родичів, які безпосередньо проживають із співробітником, із зазначенням ступеня їх спорідненості, також слід внести до такого документа як особиста картка працівника. Зразок заповнення Т2 виглядає так:
Військовий облік
Інформація про придатність до несення військової служби заповнюється на підставі наданого військового квитка із зазначенням звання та категорії запасу, зазначених у документі. Інформація для пунктів 3-4 міститься на сторінці 3 військового квитка. Для співробітника, який ще не служив, але не має обмежень для служби, рядки залишаються незаповненими, з внесенням до рядка 2 позначки «підлягає заклику».
Ступінь придатності до проходження служби вказується на підставі приписного свідоцтва буквеним позначенням:
Годний з обмеженнями – Б.
Обмежено придатний - Ст.
Тимчасово не придатний – Г.
Рядок 8 розділу призначений для позначок «Знятий з військового обліку» із зазначенням причини, наприклад, за віком чи станом здоров'я.
Сторінка 3, розділ III
У цьому розділі вказується виключно інформація про переведення співробітника до іншого структурного підрозділу в рамках однієї організації (включаючи переведення в іншу місцевість) або про зміну посадових функцій. Вся інформація вноситься виходячи з наказів з організації із зазначенням реквізиту наказу (дата, номер).
Важливо пам'ятати! Вказувати відомості про зміну ставки або окладу, проведені без зміни посади працівника, у цьому розділі не слід.
З усіма записами, зробленими в цьому розділі, працівник має бути ознайомлений під підпис.
Відпустки та дні відпочинку працівника
Цей розділ заповнюється в міру надання працівникові відпусток відповідно до трудового законодавства та внутрішнього регламенту. У таблицю розділу необхідно внести реквізити наказу про відпустку, вид відпустки, кількість календарних днів. Для щорічної відпустки слід зазначити період, протягом якого даються відпускні дні, в стовпцях № 2, 3 таблиці VIII (особиста картка працівника). Зразок заповнення виглядає так:
Розділ X: Яку інформацію можна вказати?
«Додаткова інформація» - розділ, передбачений для відомостей, які можуть стосуватися трудової діяльності, але не вказуються в інших розділах бланку Т2. До такої інформації можна віднести, наприклад, наявність у працівника водійського стажу та посвідчення водія певної категорії, обмеження здоров'я (відповідно до медичного висновку) та інше.
Як правильно внести інформацію про звільнення
Останній розділ заповнюється останнім днем роботи співробітника. Слід зазначити реквізити наказу, причину звільнення співробітника та завірити зроблений запис підписом кадрового працівника. З записами розділу XI співробітник також має бути ознайомлений під підпис.