Є однією з уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати. Форму затверджено Постановою Держкомстату від 05.01.2004 № 1 . Незважаючи на те, що з 01.01.2013 застосування цієї форми не є обов'язковим (Інформація Мінфіну № ПЗ-10/2012), вона продовжує широко використовуватись. І це не випадково, адже в особистій картці міститься вся необхідна для роботодавця інформація про своїх працівників.
Ті відомості, яких у особистій картці немає, можуть бути туди додані, адже роботодавець може змінити форму та зміст бланку Т-2. Для обліку інших даних про працівника роботодавець може також разом із уніфікованою формою заводити й інші картки. Наприклад, особисту картку водія, форму та зразок заповнення якої ми розглядали в окремому .
Важливо пам'ятати, що з збиранні та зберіганні особистих даних працівників необхідно забезпечувати захист їх персональних даних.
Особиста картка (форма Т-2) складається з 11 розділів:
Номер розділу | Найменування розділу | Які відомості відображаються |
I | Загальні відомості | П.І.Б. працівника, дата та місце народження, знання іноземних мов, освіта, стаж роботи, стан у шлюбі, склад сім'ї, дані про паспорт та місце проживання працівника та ін. |
II | Відомості про військовий облік | Категорія запасу, військове звання, категорія придатності до військової служби та ін. |
III | Прийом на роботу та переклади на іншу роботу | Дати та підстави прийому та переведення працівника на іншу роботу, посаду, оклад та ін. |
IV | Атестація | Дати атестації, рішення комісій та ін. |
V | Підвищення кваліфікації | Дати початку та закінчення навчання, види підвищення кваліфікації, найменування освітніх установ та ін. |
VI | Професійна перепідготовка | Дати початку та закінчення перепідготовки, спеціальність та ін. |
VII | Нагороди (заохочення), почесні звання | Найменування нагород чи заохочень, найменування, номер та дата документа, що є підставою для нагороди (заохочення) |
VIII | Відпустка | Види відпусток, періоди роботи, за які надається відпустка, її тривалість, дати початку та закінчення, підстави для відпустки |
IX | Соціальні пільги, на які працівник має право відповідно до законодавства | Найменування пільг, їх заснування, номер та дата документа, що дає право на пільгу |
X | додаткові відомості | Наприклад, про час відсторонення від роботи, періоди простою та ін. |
XI | Підстава припинення трудового договору (звільнення) | Вказується підстава звільнення, дата звільнення та реквізити відповідного наказу |
Коли ухвалено рішення про те, що кандидат на вакансію працюватиме на даному підприємстві, і наказ на його прийом оформлений, спеціалістам кадрового відділу бажано скласти регістр особиста картка співробітника. Вона хоч і не належить до обов'язкових документів, які мають бути оформлені на працівника, але в деяких випадках законодавство потребує її наявності.
При вступі до організації працівник подає певний пакет документів, що підшивається до його особистої справи. Щоб узагальнити та зібрати всю наявну інформацію про нього в одному бланку, а згодом відображати відомості про його роботу, використовується особиста картка працівника.
При цьому, якщо здійснюється заповнення даного бланка на підприємстві, то картка має бути оформлена у відділі кадрів на кожного працівника, зайнятого як за основним місцем роботи, так і за сумісництвом.
Крім цього, вона є регістром, який обов'язково необхідний для цілей військового обліку на підприємстві. Фахівці військкомату здійснюють контроль не тільки за правильністю оформлення, а й за повнотою та актуальністю інформації, що міститься в ній.
Бажано на підприємстві позначити відповідального для цього. При цьому також слід враховувати, що до картки занесено персональні дані, що підлягають захисту на підприємстві відповідно до законодавства.
Увага!Періодично працівник повинен перевіряти відомості, що фіксуються у його особистій картці, та підтверджувати їх правильність відображення своїм підписом.
Росстатом передбачено стандартизовану особисту картку т 2. Підприємству надано право на її основі створювати власний регістр обліку персональних даних.
У більшості програмних комплексів використовується уніфікована форма, яка заповнюється автоматично на основі даних, раніше внесених до програми.
Картка працівника і в паперовому, і в електронному вигляді має зберігатися у захищеному місці з фіксованим доступом. При цьому доступ до нього повинні мати лише затверджені керівником особи.
Важливо!Після звільнення працівника форма Т-2 передається для зберігання до архівної служби підприємства, у якій відповідно до законодавства вона має перебувати 75 років.
З яких документів заповнюється особиста картка?
Вся інформація, що міститься в картці, вноситься на підставі збираються. Вони можуть надаватися працівником або оформлятися на підприємстві.
На підставі яких документів може бути заповнена картка працівника форми Т-2:
- Основним документом, який слід відобразити у картці, є .
- Паспорт.
- СНІЛЗ.
- ІПН (при цьому цей документ не відноситься до обов'язкових, необхідних при працевлаштуванні).
- Атестат чи диплом про освіту.
- Військовий квиток.
- Дані про сімейне становище заповнюються виходячи з інформації, що міститься в , раніше оформленої співробітником (за її наявності) або представлених ним копій свідоцтв про шлюб, про народження тощо.
- Стаж роботи кадровик може взяти з трудового працівника, а за її відсутності (робота за сумісництвом) на підставі поданої працівником довідки з основного місця роботи, яка містить ці відомості.
Увага!Надалі до неї необхідно вносити інформацію на підставі наказів про прийом, про надання відпустки, переведення, заохочення, звільнення тощо.
Бланк та зразок особистої картки
Співробітника у форматі Word.
Завантажити у форматі Excel.
Завантажити .
Особиста картка працівника форма Т-2 зразок заповнення 2017
Розглянемо з прикладу форма т-2 зразок заповнення.
Спершу заповнюється шапка бланка. Сюди записується повна назва компанії та код ОКПО.
Потім записується дата оформлення документа, присвоєний табельний номер, коди ІПН та СНІЛЗ. Далі проставляються перша буква прізвища, характер роботи, вид діяльності (основна, сумісництво), стать працівника у вигляді букви.
Загальні відомості
Спочатку у двох графах праворуч зазначаються реквізити укладеного із співробітником трудової угоди.
У графи 1-3записуються повні П.І.Б., дата та місце народження. У графах справа до даних вказуються коди по довідникам.
У графі 4проставляється громадянство.
Графа 5містить інформація про іноземну мову, якою володіє працівник та ступінь знання – наприклад, «володію вільно» або «Читаю та перекладаю зі словником».
У графу 6записується здобута освіта, назва навчального закладу, дані про отриманий підтверджуючий документ.
У графу 7заноситься найменування професії, за якою працює співробітник.
Інформація в графу 8заноситься із трудової книжки. Тут вказується стаж на фіксовану дату (зазвичай це момент оформлення).
Графи 9-10- відомості про перебування у шлюбі та найближчих родичів.
У графу 11записуються дані документа, що встановлює особу.
У графі 12слід відобразити адреси прописки та фактичний, а також контактний телефон.
Відомості про військовий облік
У цей розділ інформація вноситься лише для працівників-чоловіків за даними військового квитка або приписного посвідчення.
У графу 1записується категорія запасу. Вона не заповнюється офіцерського складу.
У графу 2заноситься звання. Якщо співробітник лише збирається на військову службу, то в цьому полі проставляється «підлягає призову».
У графі 3вказується тип складу – медичний, солдати тощо.
У графі 4записується код набутої спеціальності.
У графі 5літерою від "А" до "Г" записується ступінь придатності до військової служби.
У графі 6вказується назва військкомату, де працівник перебуває на обліку.
У графу 7записують дані про стан обліку. Позначки тут потрібно робити лише олівцем.
У графу 8заноситься інформація про зняття з обліку.
Прийом на роботу та переклади на іншу роботу
Картка т2 містить інформацію про переміщення працівника між структурними підрозділами підприємства.
Тут записуються дата переказу, назва підрозділу та посади, відомості про зарплату на новому місці, інформація про наказ, згідно з яким проводилося переміщення.
Остання графа - це особистий розпис працівника, який він ставить на підтвердження ознайомлення із внесеною інформацією.
Атестація
Сюди записуються підсумки проведення для підприємства атестації. У першій графі відображається дата проведення. Далі зазначаються рішення комісії щодо цього співробітника та інформація про протокол проведення атестації.
Остання графа - підстава, вона може залишатися порожньою, або ж сюди заносяться дані наказу, яким прийнято рішення провести атестацію в компанії.
Підвищення кваліфікації
В особисту картку працівника записується інформація про факти проходження співробітником курсів підвищення кваліфікації. У перші дві графи фіксуються дати, протягом яких проходили курси.
Потім вид перекваліфікації, назва навчального закладу, де проходили курси та інформація про документ, що підтверджує проходження курсів. Остання графа є підставою для перекваліфікації, зазвичай це дані про наказ, згідно з яким співробітник вирушив на навчання.
Професійна перепідготовка
Сюди записується інформація щодо проведення перепідготовки. Тут зазначаються період проходження перепідготовки, найменування професії, за якою провозилася вона, інформація про документ, виданий на підтвердження навчання та підставу направлення на навчання.
Заохочення та нагороди
Сюди заносяться всі види нагород, які працівник отримує під час роботи у компанії (премії, грамоти, цінні подарунки тощо. буд.). У першу графу записується назва заохочення, а наступні – підстава (дані про наказ, який встановив факт видачі заохочення).
Відпустка
У цьому розділі особистої картки працівника записуються всі факти надання йому часу відпочинку. При цьому сюди необхідно заносити абсолютно всі відпустки - основну, додаткову, навчальний і т. д., незалежно від їх оплати.
Спочатку вказується найменування періоду відпустки. Далі записуються періоди робочого дня, протягом якого він надається (сюди, наприклад, вноситься робочий рік, протягом якого оформляється оплачувану відпустку), тривалість відпочинку і дати початку і завершення відпочинку.
Остання графа – підстава для відпустки, сюди записуються дані наказу, яким співробітнику надається відпустка.
Соціальні пільги
Сюди записується інформація у разі, коли співробітнику надаються умови праці, поліпшують його становище. Наприклад, якщо працівник має інвалідність 3 групи, то згідно із законом йому встановлюється скорочений робочий день.
У таблиці слід зазначити найменування пільги, потім відомості про документ, який підтверджує її. В останній графі записується підстава надання. Сюди, наприклад, можна заносити реквізити нормативного документа, який встановлює таку пільгу
додаткові відомості
Сюди вноситься якась інформація, яку не можна віднести до жодного з попередніх розділів, але вона дуже важлива. До такої можна віднести, наприклад, наявність прав водія. У цьому випадку до розділу записуються номер документа, категорія та термін їх дії.
Підстави припинення трудового договору
У цьому розділі закінчується складання документа форма т-2. Сюди інформація записується тоді, коли припиняє діяти трудову угоду із співробітником.
Кадровик при внесенні інформації повинен записати причину звільнення, дату та інформацію про наказ (дата його оформлення та номер). Зробивши це, кадровий співробітник перевіряє правильність внесення даних і підтверджує це своїм особистим підписом.
Важливо!З оформленим документом потрібно ознайомити працівника, який звільнився, який на підтвердження цього факту повинен підписати особисту картку працівника.
Бланк форми Т2, або Особиста картка, входить до переліку кадрових документів, обов'язкових для ведення будь-якої організації. Відомості про співробітників, як діючих, так і звільнених, періоди роботи, інформація про професійну кваліфікацію та трудову діяльність - все це має містити правильно заповнена уніфікована форма Т2. Особиста картка працівника є кадровим документом законодавчо затвердженої форми і має бути заведена відразу після того, як узгоджено та підписано наказ про прийом працівника. Як правильно вносити відомості у цей документ? Яку інформацію обов'язково має містити особиста картка Т2?
Основні вимоги та особливості заповнення
Особиста картка заповнюється кожного працівника, включаючи сумісників, в одному примірнику. Картка Т2 є обов'язковою для заповнення в організаціях, однак для працівників, зайнятих у індивідуального підприємця, цей документ може вестись лише за бажанням роботодавця. Іншим винятком є державні службовці, їм встановлено документація іншої форми.
Заповнення картки Т2, зразок якої представлено у статті, виконується відповідно до обов'язковими вимогами, закріпленими законодавчо:
Вся інформація вноситься до встановлених розділів, розбірливо та без скорочень.
Допускаються скорочення при зазначенні місця проживання або відомостей про освіту, але у загальноприйнятій формі, яка не спотворює значення відомостей.
Заповнена форма Т2 має містити коди, що відповідають загальноросійським класифікаторам: ОКІН, ОКАТО, ОКСО, ОКПДТР. Номерне позначення має бути внесено до спеціальної таблиці у правій частині рядка. Усі кодові позначення знаходяться у вільному доступі у друкованих довідниках, а також на сайті «Загальноросійські класифікатори».
При помилковому заповненні коду класифікації форма Т2 вважається недійсною, у разі потрібно завести нову особисту картку. Закреслення, виправлення в таблиці кодування не допускаються.
Зміни у трудовій діяльності або особистих даних співробітника повинні своєчасно відображатись у Т2. Усі внесені до особистої картки зміни засвідчуються підписом спеціаліста відділу кадрів.
Інформація вноситься до Т2 виходячи з підтверджуючих документів, наданих співробітником.
Слова та фрази «ні», «не був(а)», «немає», а також прочерки до бланку Т2 не вносяться - такі рядки залишають порожніми.
Підстави внесення відомостей про працівників
Особиста картка Т2 має бути заповнена на підставі наступних документів:
Трудовий договір із працівником;
Накази з організації: про прийом на роботу, переведення, надання відпустки, звільнення;
Паспорт (інший документ, що його замінює) працівника;
Документи, що підтверджують здобуту освіту, проходження курсів та інше;
Свідоцтво ІПН;
Військовий квиток.
Інші відомості (наприклад, ступінь володіння іноземними мовами) вказуються лише за словами співробітника. За необхідності роботодавцем можуть бути запитані інші документи, що підтверджують, відповідно до специфіки професійної спрямованості організації, а також встановленого внутрішнього регламенту.
Як заповнити заголовок?
Перша сторінка бланка містить відомості про працівника та рівень його професійної кваліфікації. Заповнення картки Т2 (зразок внесення відомостей наведено нижче) починається із вказівки найменування організації роботодавця у верхньому рядку бланка. Найменування вказується повністю відповідно до статутних документів організації. У кодувальній таблиці проставляються цифрові позначення ОКПО та ОКУД. Далі, в таблицю нижче вносяться такі дані:
Дата заповнення Т2 (арабськими цифрами);
Табельний номер, наданий працівнику при працевлаштуванні;
ІПН (на підставі свідоцтва ФНП);
СНДЛС співробітника;
У стовпці "алфавіт" проставляється перша буква прізвища співробітника;
Характер роботи, відповідно до умов у трудовому договорі: тимчасова, постійна;
Вигляд роботи: може бути або «основна», або для зовнішніх чи внутрішніх сумісників – «за сумісництвом»;
Підлога вказується літерами "Ж" або "М".
Після оформлення заголовка документа можна переходити до інших розділів, що включають первинне заповнення картки T2. Зразок внесення відомостей у заголовок:
Загальні відомості про працівника
Заповнення цього розділу починається із зазначення у таблиці «Трудовий договір» номера та дати трудового договору, укладеного із працівником. Далі заповнення картки Т2, зразок якої представлений нижче, проводиться у такому порядку:
1. У рядку «1» повністю зазначається прізвище, а також ім'я та по батькові працівника.
2. У рядку «2» у текстовому вигляді вказується дата народження. Приклад: "20 квітня 1981 р.". У таблиці ця дата кодується арабськими цифрами: «20.04.81».
3. Рядок «3» повинен містити інформацію про місце народження. Тут важливо керуватися такими вимогами:
При вказівці населеного пункту словами "місто", "селище", "область", "село", "район", "край" допускаються загальноприйняті скорочення: "обл.", "кр." і так далі. Приклад: «гір. Самара», «пос. Таїжний». Однак, позначення "станиця", "кишлак", "село", "аул" рекомендується вказувати повністю.
Загальна кількість знаків у рядку «3» не повинна перевищувати 100 символів.
Кодувальна таблиця заповнюється відповідно до Загальноросійського класифікатора територіальних утворень (з 2014 року - нова назва код ОКТМО).
4. Рядок «4» призначений для внесення відомостей про громадянство працівника на підставі паспорта. Вся наступна інформація цього розділу вноситься у суворій відповідності до коду ОКІН. Внести відомості слід так:
Громадянин Російської Федерації(До таблиці кодування вноситься позначення «1»);
Код «2» вказується за наявності у працівника подвійного громадянства, одна з яких громадянство РФ; запис про це виглядає так: «Громадянин Російської Федерації та іноземної держави»;
Для працівників, які є громадянами іншої держави, у таблиці кодування зазначається код «3», у рядок «4» вноситься запис: «Іноземний громадянин»;
У разі, якщо працівник, є апатридом, у рядок вноситься «Обличчя без громадянства», до кодувальної таблиці – «4»;
5. У рядку «5» зазначається знання працівником іноземної мови та рівень володіння мовою. Кодування ОКІН передбачає три категорії, що характеризують рівень володіння листом та розмовною мовою іноземною мовою:
Код «1» - перекладає та читає зі словником;
Код «2» - читає та може пояснюватися;
Код "3" - вільно володіє.
Крім цього, ОКІН містить конкретні кодові позначення іноземних мов, які також повинні бути вказані в таблиці кодування. Таким чином, відомості у рядку «5» вносяться в наступному порядку: найменування іноземної мови – рівень володіння – кодове позначення мови та ступеня володіння ним (у таблиці). Заповнення картки Т2, зразок: «Німецька - Володію вільно» Код за ОКІН: 171/3.
6. Шостий рядок розділу "I" заповнюється виключно на підставі документів про освіту, наданих працівником. Приклад текстового позначення та відповідні коди ОКІН представлені в таблиці:
Приклад: “6. Освіта середня професійна - код ОКІН: 11»
Далі в нижченаведеній таблиці слід зазначити: найменування, серію та номер документа про освіту, наданого працівником, рік закінчення навчання, а також отриману кваліфікацію та найменування професії у точній відповідності до документа. У таблицю вноситься код професії ОКСО. Якщо працівником надано два документи про освіту, наприклад, середню професійну і вищу або першу і другу вищу, до Т2 вносяться відомості про всі наявні документи. Аналогічно до розділів IV - VI вноситься інформація про перепідготовку, атестацію, підвищення кваліфікації, отриманої працівником після працевлаштування.
Інформацію про незакінчену освіту слід внести в Т2, вказавши при цьому вид наявної освіти. Наприклад, для працівника, який проходить навчання на момент працевлаштування, слід внести відомості про освіту, яка була до вступу до цього навчального закладу; на підставі довідки з навчального закладу вказати, що працівник навчається нині, найменування навчального закладу та курс навчання. Подібним чином вносяться відомості, якщо працівник проходив навчання, але не закінчив навчання, а відрахувався (або був відрахований):
При пройденому навчанні менше трьох курсів слід зазначити лише освіту, яка була у співробітника до вступу;
Інформація про пройдене навчання, за умови закінчення трьох та більше курсів навчального закладу, вноситься до Т2 на підставі диплома (довідки) про неповне вищій освіті; при цьому вказується позначення «Неповна вища» та курс, з якого співробітник був відрахований;
7. У рядках «7» зазначається повне найменування основної та, якщо є, додаткової посади (професії) працівника, яку він обіймає в організації згідно з наказом про прийняття на роботу та штатним розкладом. Скорочення чи спотворення найменування не допускаються. У кодувальній таблиці розділу вказується код посади по ОКПДТР.
Стаж роботи
Вноситься відповідно до попередньої трудової діяльності співробітника, підставою служить трудова книжка. Якщо співробітник працевлаштовується вперше, у першому рядку «загальний» проставляються нулі.
Відомості про родичів працівника: кого необхідно вказати?
Заповнення цього розділу починається із зазначення сімейного стану працівника на момент працевлаштування. Слід уникати слів і фразеологізмів «заміжня», «у цивільному шлюбі», «співживає» та інше: рядок заповнюється формулюванням, визначеним загальноросійським класифікатором із зазначенням коду ОКІН.
При зміні сімейного стану поправки вносяться на підставі свідоцтва РАГС із зазначенням реквізитів документа.
Відомості про родичів, які безпосередньо проживають із співробітником, із зазначенням ступеня їх спорідненості, також слід внести до такого документа як особиста картка працівника. Зразок заповнення Т2 виглядає так:
Військовий облік
Інформація про придатність до несення військової служби заповнюється на підставі наданого військового квитка із зазначенням звання та категорії запасу, зазначених у документі. Інформація для пунктів 3-4 міститься на сторінці 3 військового квитка. Для співробітника, який ще не служив, але не має обмежень для служби, рядки залишаються незаповненими, з внесенням до рядка 2 позначки «підлягає заклику».
Ступінь придатності до проходження служби вказується на підставі приписного свідоцтва буквеним позначенням:
Годний з обмеженнями – Б.
Обмежено придатний - Ст.
Тимчасово не придатний – Г.
Рядок 8 розділу призначений для позначок «Знятий з військового обліку» із зазначенням причини, наприклад, за віком чи станом здоров'я.
Сторінка 3, розділ III
У цьому розділі вказується виключно інформація про переведення співробітника до іншого структурного підрозділу в рамках однієї організації (включаючи переведення в іншу місцевість) або про зміну посадових функцій. Вся інформація вноситься виходячи з наказів з організації із зазначенням реквізиту наказу (дата, номер).
Важливо пам'ятати! Вказувати відомості про зміну ставки або окладу, проведені без зміни посади працівника, у цьому розділі не слід.
З усіма записами, зробленими в цьому розділі, працівник має бути ознайомлений під підпис.
Відпустки та дні відпочинку працівника
Цей розділ заповнюється в міру надання працівникові відпусток відповідно до трудового законодавства та внутрішнього регламенту. У таблицю розділу необхідно внести реквізити наказу про відпустку, вид відпустки, кількість календарних днів. Для щорічної відпустки слід зазначити період, протягом якого даються відпускні дні, в стовпцях № 2, 3 таблиці VIII (особиста картка працівника). Зразок заповнення виглядає так:
Розділ X: Яку інформацію можна вказати?
«Додаткова інформація» - розділ, передбачений для відомостей, які можуть стосуватися трудової діяльності, але не вказуються в інших розділах бланку Т2. До такої інформації можна віднести, наприклад, наявність у працівника водійського стажу та посвідчення водія певної категорії, обмеження здоров'я (відповідно до медичного висновку) та інше.
Як правильно внести інформацію про звільнення
Останній розділ заповнюється останнім днем роботи співробітника. Слід зазначити реквізити наказу, причину звільнення співробітника та завірити зроблений запис підписом кадрового працівника. З записами розділу XI співробітник також має бути ознайомлений під підпис.
Заповнення особистої картки працівника таїть у собі багато особливостей. Розглянемо цю процедуру детальніше на прикладах.
Уніфікована форма особистої картки № Т-2 складається з чотирьох аркушів та містить такі розділи:
I. "Загальні відомості";
ІІ. "Відомості про військовий облік";
ІІІ. "Прийом на роботу та переклади на іншу роботу";
IV. "Атестація";
V. "Підвищення кваліфікації";
VI. "Професійна перепідготовка";
VII. "Нагороди (заохочення), почесні звання";
VIII. "Відпустка";
IX. "Соціальні пільги, на які працівник має право відповідно до законодавства";
X. "Додаткові відомості";
XI. "Підстава припинення трудового договору (звільнення)".
Не слід використовувати при заповненні картки такі символи, як двокрапка (:), рівність (=), косу межу (/). У зоні кодування такі позначення взагалі неприпустимі.
При заповненні тексту він не повинен виходити на поле кодування, інакше документ вважається зіпсованим, і його необхідно переписати (при первинному заповненні).
Якщо в особистій картці не заповнені якісь дані або відповіді негативні, в частині, що кодується, нічого не пишемо. Прочерки у порожніх графах не ставляться.
Первинне заповнення особистої картки може бути або вручну, або електронному вигляді. Наступні записи вносяться вже вручну, оскільки працівник має бути ознайомлений з ними під розписку, а передрук форми Т-2 по-новому заборонено.
Заповнюємо "шапку" особистої картки Т-2
У шапці особистої картки ви вказуєте ОКПО організації на підставі даних статистики. Назва організації пишеться без скорочень. Місце розташування компанії пишеться через кому після назви.
Дата складанняособистої картки відображається у такому вигляді: ДД.ММ.РРРР (23.04.2013, наприклад).
Особиста картка обліку заводиться на роботі одразу після оформлення наказу про прийом на роботу. Одночасно необхідно зробити запис у трудову книжку співробітника прийому працювати.
Табельний номер- Це номер працівника, який присвоюється йому на даному підприємстві для внутрішнього обліку. При заповненні особистої картки табельний номер йому вже надано (з наказу керівника).
ІПН(ідентифікаційний номер платника податків). Працівник може і не надавати ІПН при влаштуванні на роботу, т.к. це не прописано ні в ТК, ні в ПК і, відповідно, не є обов'язковим. Якщо ІПН у працівника немає або він його не надав, це поле не заповнюється.
СНІЛС(Номер страхового свідоцтва державного пенсійного страхування).
На підставі ч. 1 ст. 65 ТК РФ співробітник зобов'язаний надати роботодавцю СНІЛЗ. Якщо працівник влаштовується працювати вперше, то обов'язок з видачі свідоцтва покладаються на роботодавця (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).
Якщо працівник втратив СНІЛЗ, він має написати заяву на відновлення цього документа та передає його кадровикам, які потім направляють його до ПФР. Після цього номер СНДЛС заповнюється на підставі знову отриманого документа.
Страхові свідоцтва зберігаються на руках працівників.
Алфавіту.Тут вказуємо першу букву прізвища працівника зручності систематизації карток.
Характер роботи.Вказуємо "постійно" чи "тимчасово". Заповнюємо виходячи з наказу. Слова пишемо повністю.
Вид діяльності.Вказуємо, основна робота чи за сумісництвом. Пишемо повністю.
Якщо працівник працює за внутрішнім сумісництвом, особиста картка на нього не заповнюється, оскільки всі відомості вказуються в картці за основним місцем роботи.
Підлогаможна вказувати повністю словами, або першими літерами "М" та "Ж".
Розділ I "Загальні відомості"
1. Прізвище, ім'я, по батькові.Ці дані записуються виходячи з паспорта. Пишемо повністю та розбірливо.
Зони кодування заповнюємо обов'язково на підставі загальноросійських класифікаторів:
ОКАТО - "Загальноросійський класифікатор об'єктів адміністративно-територіального поділу" ОК 019-95 затверджений Постановою Держстандарту РФ № 413 від 31.07.95;
ОКІН - "Загальноросійський класифікатор інформації населення" ОК 018-95 затверджений Постановою Держстандарту РФ № 412 від 31.07.95;
ОКСО - "Загальноросійський класифікатор спеціальностей з освіти" ОК 009-2003 затверджений Постановою Держстандарту РФ № 276-ст від 30.09.03;
ОКПДТР - Постанова Держстандарту РФ № 367 від 26.12.94 "Про прийняття та введення в дію загальноросійського класифікатора професій робітників, посад службовців та тарифних розрядів" ОК 016-94.
Якщо ви неправильно внесли кодування, форма Т-2 вважається зіпсованою і її потрібно переписати. Тому дані кодування або вносьте правильно, або не вносити зовсім до моменту здачі картки в архів.
2-3. Дата та місце народженняпишеться виходячи з паспорта чи аналогічного документа. Пишемо повністю словами, наприклад: "24 травня 1973 року" та кодуємо 24.05.73.
Рядок «Місце народження» при заповненні не повинен перевищувати 100 символів. Райони та області пишемо у родовому відмінку, без ком. Можна писати зі скороченнями за загальними правилами: місто – гір., край – кр., село – дер., область – обл., округ – окр., селище – сел., станція – ст., район – рн.; слова – аул, кишлак, село, станиця пишуться повністю.
Кодування місця проживання – по ОКАТО на цю адресу.
4. Громадянство пишемо без скорочення. Громадянство підлягає кодуванню на підставі ОКІН:
Громадянин Російської Федерації – 1;
- громадянин Російської Федерації та іноземної держави - 2 (якщо громадянство подвійне, поруч у дужках вказуємо, якої держави це громадянство);
- іноземний громадянин (вказується якої держави) - 3;
- Особа без громадянства - 4.
Якщо у працівника два громадянства і про друге він не повідомив роботодавця, це не є виною роботодавця. Ця інформація є обов'язковою лише для працівників, які влаштовуються на роботу, пов'язану з допуском до державної таємниці.
5. Ступінь знання мови
У цьому пункті записуємо іноземна мовапо відношенню до мови Росії, якою володіє працівник, якщо це потрібно до роботи. Дані беремо зі слів самого працівника (анкета, тест тощо).
Інспектор відділу кадрів може заповнити два коди: саму мову і ступінь її знання, а може вказати лише один код - ступінь знання мови. Ці дані записуються через кілька прогалин. Коди мов та ступеня їх знання:
- англійська (код по ОКІН "014"), німецька (код по ОКІН "135"),
- французька (код за ОКІН "213") італійська (код за ОКІН "070");
- читає та перекладає зі словником - код по ОКІН "1";
- Читає і може пояснюватися - код по ОКІН "2";
- володіє вільно - код ОКІН "3".
Якщо працівник володіє кількома мовами, вони записуються окремо у кожному рядку.
6. Усі відомості про освіту.Тут пишемо кваліфікацію, спеціальність, та ін. Ці дані беремо з документів про освіту.
Освіта має такі кодування по ОКІН:
- Початкова (загальна) освіта - 02;
- основне Загальна освіта - 03;
- середня (повна) загальна освіта – 07;
- початкова професійна освіта – 10;
- середня професійна освіта – 11;
- неповна вища освіта – 15;
- вища освіта – 18;
- післявузівська освіта – 19.
Форма Т-2 має два блоки граф, у яких зазначаються відомості про дві освітні установи.
Якщо працівник закінчив три курси ВНЗ, його відносять до осіб з неповною (незакінченою) вищою. професійною освітою. Підтвердженням такої освіти є лише довідка чи диплом про неповну вищу освіту державного зразка (не заліковка та не студентський квиток!).
Якщо співробітник не закінчив ВНЗ, його записи про освіту виглядатимуть так.
Якщо співробітник пройшов навчання повністю або більше половини, але не захистив дипломну роботу або не склав держ.іспит - "неповна вища";
Якщо співробітник закінчив три курси – "неповна вища, III (IV, V, VI) курс";
Якщо співробітник навчався, але не закінчив ВНЗ чи ПТУ та пройшов менше половини курсів, то освіту пишемо за попереднім закінченим навчальним закладом: "основне загальне"; "середнє (повне) загальне"; "неповне середнє"; "Незакінчена середня освіта".
Якщо працівник здобуває освіту наступного рівня, то освіта дописується додатково у ч.1 п. 6, наприклад:
Найменування освітнього закладу, його серію та номер пишемо на підставі документа про освіту. Довгі назви можна скорочувати без втрати змісту (наприклад, імені - "ім."). Жодних нагород (орденів) у назвах навчальних закладів не вказується. При закінченні навчального закладу ставимо запис арабськими цифрами, наприклад 2013 року.
Кваліфікація (ступінь) пишеться на підставі того самого документа про освіту. Для кваліфікації "бакалавр" та "магістр" вказується напрямок, а для кваліфікації "спеціаліст" - спеціальність.
Після закінчення ПТУ кваліфікація вказується так: "монтажник", "слюсар", "юрист".
В особистій картці в останньому блоці п. 6 відображається запис про післявузівську підготовку: аспірантура, ординатура, ад'юнктура або докторантура. Докторантура має код ОКІН 01, інші форми - 02.
7. Професія.У цій графі пишемо професію на підставі трудової книжки, пояснень співробітників та штатного розкладу. Якщо у працівника є інша професія – вона заповнюється на підставі документа про здобуття другої та ін. освіти.
Код професії визначено по ОКПДТР і включає 17 цифр, а код посади - 13. Код містить всю інформацію про професію працівника, умови праці, посади та оплату. Дозволяється скорочувати код до п'яти чи шести перших цифр, які позначають професію (5 цифр) або професію та контрольне число (6 цифр).
8. Стаж роботи. Стаж беремо із записів у трудовій книжці (трудових договорів та ін.). Він відбивається у днях, місяцях, роках.
Під час розрахунку стажу необхідно користуватися п. 61 Інструкції щодо заповнення форм індивідуального (персоніфікованого) обліку у системі обов'язкового пенсійного страхування, затвердженої Постановою Правління ПФР № 192п. від 31.07.06р.
Тривалість трудового стажу визначаємо як різницю сумами дат кінця початку періодів, зазначених у трудових книжках. Оскільки день звільнення – це останній день роботи, його слід додати до загальну сумустажу. Розрахований загальний стаж роботи пишемо сумарно – це кількість років, місяців та днів, які пропрацював працівник.
Стаж, що дає право на надбавку за вислугу років, також розраховуємо. Він визначається відповідно до спеціальних нормативних документів.
У графі «стаж роботи» передбачено стаж, який визначається як пільговий (наприклад, стаж роботи в районах Крайньої Півночі та прирівняних до них місцевостях). При прийомі на роботу співробітника, для якого ваше місце роботи – перше – у рядках про стаж ставимо нулі.
9. Стан у шлюбі. Мається на увазі кодування на основі ОКІН:
Ніколи не перебував (не перебував) у шлюбі - 1;
- полягає у зареєстрованому шлюбі – 2;
- полягає у незареєстрованому шлюбі – 3;
- вдівець (вдова) – 4;
- розлучений (розлучений) - 5;
- Розійшовся (розійшлася) - 6.
10. Склад сім'ї. Тут показуємо тільки членів сім'ї із зазначенням ступеня їхньої спорідненості стосовно працівника та проживаючих разом із ним. Заповнюємо відомості про найближчих родичів (мати, батько, дочка, син, рідна сестра, рідний брат, особа, на вихованні якої перебував співробітник та інші найближчі родичі).
11. Паспортні данізаповнюємо на підставі паспорта.
12. Місце проживання.Пишемо на підставі даних паспорта. Фактичне місце проживання заповнюємо за словами працівника. Якщо місце проживання за паспортом фактично збігаються, то рядок з фактичною адресою можна не заповнювати. Кодуємо місце проживання за ОКАТО.
Розділ II "Відомості про військовий облік"
Цей розділ заповнюємо на підставі документів:
- військовий квиток (або тимчасове посвідчення, видане замість військового квитка) - на осіб у запасі;
- посвідчення громадянина, що підлягає призову на військову службу – на осіб-призовників.
Заповнюємо форму наступним чином:
пункт 3 "Склад (профіль)" - заповнюється без скорочення (наприклад, "медичний", "командний", або "матроси", "солдати" тощо);
пункт 4 "Повне кодове позначення ВУС" - пишемо повне позначення (складається із шести цифр або шести цифр та літери, наприклад, "127659А");
пункт 5 "Категорія придатності до військової служби" має кодування: А (придатний до військової служби), Б (придатний до військової служби з незначними обмеженнями), В (обмежено придатний до військової служби) або Г (тимчасово не придатний до військової служби ).
Якщо даних записів у військовому квитку немає, ставимо категорію "А".
Пункт 7 "Складається на військовому обліку" заповнюється простим олівцем:
рядок а) - у випадках наявності мобілізаційного розпорядження та (або) штампу про видачу та вилучення мобілізаційних розпоряджень;
рядок б) - на громадян, заброньованих за організацією на період мобілізації та на воєнний час.
На громадян, які підлягають призову на військову службу, заповнюються на підставі посвідчення такі пункти:
пункт 2 "Військове звання" - пишемо "підлягає заклику";
пункт 5 "Категорія придатності до військової служби" - пишемо літерами: А, Б, В, Г(див. вище) або Д (не придатні до військової служби).
У пункті 8 розділу II особистої картки за необхідності робимо записи «знято з військового обліку за віком» або «знято з військового обліку за станом здоров'я».
Після заповнення розділу II інспектор з кадрів засвідчує написані дані своїм підписом та робить її розшифровку із зазначенням своєї посади. Також він ставить підпис на другій сторінці та ставить дату заповнення. Цю сторінку підписує і працівник.
Розділ III "Прийом на роботу та переклади на іншу роботу" та розділ XI "Підстава припинення трудового договору (звільнення)"
Ці розділи заповнюються дуже уважно, оскільки їх заповнення залежить стаж працівника. Дані в ці розділи пишемо на підставі наказу (розпорядження) керівника: про прийом на роботу, про переведення на іншу роботу про припинення (розірвання) трудового договору. Ця інформація має дублюватися у трудовій книжці.
Кожен запис засвідчується підписом працівника.
В «Підставі припинення трудового договору (звільнення)» пишемо причину звільнення відповідно до статей ТК.
Дата звільнення – останній день роботи співробітника. Інформація про звільнення має бути засвідчена і працівником, і інспектором відділу кадрів.
Розділ IV "Атестація"
У цьому розділі заповнюємо дані рішення атестаційної комісії, які зазвичай формулюють так:
- відповідає займаній посаді;
-відповідає займаній посаді за умови покращення роботи та виконання рекомендацій комісії з повторною атестацією через рік;
- не відповідає посаді.
Пишемо дату атестації, номер та дату результатів атестації, підставу для атестації (наказ).
Дані про атестацію подаються на підставі документа, виданого працівникові.
Розділ V "Підвищення кваліфікації"
Інформація про підвищення кваліфікації та профпідготовку заповнюється на підставі наданих працівником документів або з відділу підготовки кадрів. Заповнюємо:
дату початку та закінчення навчання, вид підвищення кваліфікації, найменування навчального закладу, вид документа про атестацію (свідоцтво, посвідчення, диплом).
В "Підставі" можемо не писати нічого, або заповнюємо наказ, на підставі якого працівник був спрямований на підвищення кваліфікації (ст. 197 ТК РФ) або договір на профнавчання між співробітником та роботодавцем.
Сюди ж вносимо дані про професійну перепідготовку працівника.
Розділ VII "Нагороди (заохочення), почесні звання"
У розділі пишемо всі види заохочень працівнику виходячи з ст. 191 ТК РФ та нормативних локальних актів, а також перераховуємо нагороди, почесні звання.
Розділ VIII "Відпустка"
Цей розділ містить інформацію про всі відпустки, які були надані працівнику: чергова відпустка, відпустка для догляду за дитиною, відпустка без утримання.
Заповнюємо вид відпустки, її період, тривалість та підставу його надання.
Відпустка без утримання загальною тривалістю понад 14 днів (ст. 121 ТК РФ) протягом року в стаж роботи, що дає право на щорічну основну оплачувану відпустку, не включається, але враховується у змінах робочого року.
Періоди, які не включаються до робочого стажу на підставі ч. 2 ст. 121 ТК РФ (наприклад, час відсутності працівника на роботі без поважних причин), відображаються в особистій картці шляхом зміни дати робочого року. Підставою для цього є табелі обліку робочого часу, накази про усунення співробітника від роботи та ін.
Робочий рік визначення відпустки вважається з прийому працівника працювати. Наприклад, з 20 березня 2013 р. по 19 березня 2014 р.
Якщо працівник бере відпустку частинами, робочий рік все одно зазначається повністю.
" Дата закінчення " відпустки – це дата фактичного виходу співробітника працювати, а чи не запланований кінець відпустки виходячи з наказу, т.к. працівника можуть відкликати із відпустки достроково.
Якщо граф для відпустки не вистачає, заводиться "Додаток до особистої картки працівника". Воно є шапкою та табличною частиною розділу, якого не вистачає.
Розділ ІХ "Соціальні пільги"
У цьому розділі відображаємо соціальні пільги, які надаються працівнику на підставі законодавства.
Розділ X "Додаткові відомості"
Цей розділ заповнюється на розсуд керівника. Сюди можна увімкнути інформацію, яку не відобразили в інших відділах. Наприклад, навчання працівника на очно-заочних (вечірніх) курсах, дані про працюючого інваліда (на підставі довідки Медико-соціальної експертної комісії (далі – МСЕК, ВТЕК), група інвалідності тощо).
Якщо працівник не бажає підписувати запис про своє звільнення, інспектор відділу кадрів складає спеціальний акт.
Зміна відомостей про працівника
Якщо у працівника відбулися зміни (зміни статусу особистого життя, адреси, паспортних даних тощо), вони зазначаються його особистою карткою та засвідчуються підписом інспектора та самого працівника. При цьому старий запис закреслюється і цю графу вноситься новий на підставі нових наданих документів.
Змінювати особисту картку небажано через те, що важко зібрати всі підписи від працівника та відновити його початкові дані.
Наприклад, якщо працівник змінив прізвище, то нове можна написати так: закреслити старе, а нове написати зверху чи збоку. Цей запис засвідчується підписом працівника кадрів тут же.
Документ, на підставі якого відбулися зміни, можна вказати у розділі X у додаткових відомостях. При цьому засвідчувати цей запис працівником відділу кадрів необов'язково.
Ви можете зробити додатковий аркуш для заміни сторінки. Причому на старій сторінці ставимо помітку, що сторінку змінено і пишемо причину (зміна прізвища). У новій сторінці також робимо таку позначку.
Як робити виправлення в особистій картці за формою Т-2?
Якщо ви внесли відомості помилково, то неправильні відомості закреслюються, пишуться правильні. Поруч пишемо слово "виправлено" та засвідчуємо підписом інспектора відділу кадрів та самим працівником.
Організацію обліку особистих карток на роботі та зразок дивіться
Безкоштовна книга
Швидше у відпустку!
Щоб отримати безкоштовну книгу, введіть дані у форму нижче та натисніть кнопку "Отримати книгу".
У ніфікована форма особистої картки затверджено постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 № 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати». Розділ 8 цього бланка є одним із найбільш активно заповнюваних. Адже на відміну від більшості інших граф цього документа, що заповнюються один раз, до цього розділу записи можуть вноситися по два-три рази на рік, а іноді й частіше. Тому часто виникають ситуації, коли місце у цьому розділі закінчується.
У цьому випадку, на наш погляд, необхідно керуватися роз'ясненнями Держкомстату Росії, які були дані щодо бланків, що діяли раніше, і дотепер не втратили чинності:
Фрагмент документа
Згорнути Показати
Постанова Держкомстату Росії від 24.03.1999 № 20 "Про затвердження Порядку застосування уніфікованих форм первинної облікової документації"
Формати бланків, зазначених у альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, є рекомендованими та можуть змінюватися.
При виготовленні бланкової продукції на основі уніфікованих форм первинної облікової документації допускається вносити зміни в частині розширення та звуження граф та рядків з урахуванням значущості показників, включення додаткових рядків (включаючи вільні) та вкладних листів для зручності розміщення та обробки необхідної інформації.
«Старі радянські кадровики» ще пам'ятають спеціальні вкладки у картку Т-2, які замовлялися додатково до бланків. На таких вкладишах зазвичай вказувалося: «Додаток до Особової картки працівника», потім дублювалося поле з номером та датою трудового договору та пункти з 1 по 4 Розділу 1 «Загальні відомості», після чого на двох сторонах аркуша йшли графи Розділу 8. При цьому підписи в Наприкінці цього додатку, на наш погляд, є обов'язковими, оскільки законодавець вимагає «закриття» підписом працівника всіх даних, включених до особистої картки.
В даний час дуже мала кількість організацій замовляє уніфіковані формиу друкарні, що ще більше полегшує вирішення цієї проблеми - зазвичай все це друкується на принтері. Після закінчення граф у розділі 8 (як і граф у будь-якому іншому розділі) виготовляється додатковий документ (зразок у Прикладі). Цей додаток вкладається в особисту картку працівника та зберігається разом із нею.
Внесення доповнень до особистої картки будь-яким іншим чином, крім створення вкладишів-додатків, наприклад, шляхом оформлення нової картки та приєднання її до вже наявної, законодавством не передбачено. Більше того, оскільки компетентний орган передбачив порядок вирішення описаної проблеми, складання додаткових особистих карток буде прямою суперечністю його вказівкам.