Особиста картка працівника- це документ уніфікованої форми№ Т-2, що заповнюється на підставі всіх категорій.
Форму особистої картки Т-2 затверджено постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати».
Правила заповнення особистої картки працівника Т-2
Заповнення особистої картки здійснює працівник кадрової служби. Працівник, якого заповнювалася особиста картка, підтверджує справжність викладених у картці відомостей підписом наприкінці розділу II, другий сторінці особистої картки.
Для заповнення особистої картки Т-2 необхідні такі документи:
- укладений із працівником трудовий договір;
- наказ про прийом на роботу;
- паспорт (чи інший документ посвідчення особи);
- трудова книжка;
- військовий квиток;
- документ про освіту, кваліфікацію або наявність спеціальних звань;
- страхове свідоцтво державного пенсійного страхування;
- свідоцтво про постановку на облік у податковому органі.
Решта інформації вноситься виходячи з відомостей, повідомлених себе працівником. У деяких випадках, залежно від специфіки роботи, роботодавець може вимагати від особи, що надходить на роботу, додаткові документи, передбачені чинним законодавством РФ.
Правила заповнення форми № Т-2
1) Найменування організаціївказується повністю. Скорочене найменування вказується у разі, якщо його закріплено в установчих документах.
2) Табельний номерпрацівника повинен включати трохи більше шести цифр. Він присвоюється кожному знову прийнятому чи працюючому і змінюється за будь-яких переміщеннях працівника всередині організації до його звільнення.
3) Ідентифікаційний номерплатника податків та номер страхового свідоцтва державного пенсійного страхування зазначається відповідно до свідоцтва про присвоєння ІПН та страхового свідоцтва державного пенсійного страхування.
4) У стовпці "Алфавіт"вказується перша літера прізвища працівника.
5) Характерроботи вказується: "постійно", "тимчасово".
6) Вид діяльності(основна, за сумісництвом) записується повністю.
7) Підлогапозначається літерою "М" або "Ж".
8) Прізвище ім'я по батьковізаписуються повністю.
9) дата народженнявстановлюється на підставі паспорта або іншого документа, що засвідчує особу, та повністю записується в текстовій зоні, наприклад: «10 листопада 1975 р.». При вказівці місця народження слід враховувати наступне:
– довжина запису, включаючи пробіли та розділові знаки, не повинна перевищувати 100 символів;
– райони та області пишуться в родовому відмінку, без ком, з наступними скороченнями: місто – гір., село – дер., край – кр., округ – окр., область – обл., селище – сел., район – рн. , станція - ст.; слова аул, кишлак, село, станиця пишуться повністю.
10) Код проживаннявизначається за Загальноросійським класифікатором об'єктів адміністративно-територіального поділу 0К 019-95, затвердженим постановою Держстандарту Росії від 31.07.95 № 413 (ОКАТО).
11) Громадянствозаписується без скорочень. Запис громадянства та її кодування здійснюється за Загальноросійським класифікатором інформації про населення 0К 018-95, затвердженим постановою Держстандарту Росії від 31.07.95 № 412 (ОКІН). Громадянство РФ позначається кодом 1, подвійне громадянство вказується кодом 2, іноземне громадянство позначається кодом 3, відсутність громадянства позначається кодом 4.
12) Мови, Якими володіє працівник, зазначаються повністю без скорочень. Ступінь знання мови у текстовій формі вказується наступним чином:
читаю та перекладаю зі словником – код 1;
читаю та можу пояснюватися – код 2;
володію вільно – код 3.
При кодуванні графи "Знання іноземної мови" вказується два коди, при цьому перший позначає код мови, другий - ступінь знання.
13) Освітазаписується та кодується згідно з ОКІН та Загальноросійським класифікатором спеціальностей за освітою, затвердженим постановою Держстандарту Росії від 30.12.93 № 296 (ОКСО).
Відповідно до ОКИН освіта кодується так:
- початкова (загальна) освіта – код 02;
- основна середня освіта – код 03;
- середнє (повне) Загальна освіта- Код 07;
- початкова професійна освіта – код 10;
- середня професійна освіта – код 11;
- неповна вища освіта – код 15;
- вищу освіту – код 18;
- післявузівська освіта – код 19.
Як правильно записувати відомості про незакінчену освіту?
Запис про освіту працівника, якщо вона не закінчена |
Вид освіти за класифікацією |
Закінчив п'ять-шість класів середньої школи Хто навчається у вищому навчальному закладі, але не закінчив його Хто навчається в середньому спеціальному навчальному закладі (технікумі, коледжі), але не закінчив його Закінчили середню школу, школу з поглибленим вивченням будь-якого предмета, ліцей, гімназію Закінчив професійно-технічне училище або прирівняний до нього навчальний заклад |
Неповна середня освіта Основна загальна або середня професійна освіта (залежно від того, яка освіта була на момент вступу до вищого навчального закладу) Неповна вища освіта Середня (повна) загальна або неповна середня професійна освіта (залежно від того, яка була освіта на момент вступу до середнього спеціального навчального закладу) Середня (повна) загальна освіта Початкова професійна освіта |
При внесенні запису про найменування навчального закладудозволяються скорочення слів, які спотворюють сенс назви.
Якщо у найменування навчального закладу входить слово «імені», слід писати «ім.»; якщо за цим йде слово «професора», «академіка» чи інше, слід писати «ім. професора», «ім. академіка» тощо.
Ордени у назвах навчальних закладів не вказуються. Усі відомості про освіту (кваліфікація, напрямок чи спеціальність) встановлюються на підставі диплома чи іншого документа про освіту.
Вільні рядки у розділі про освіту призначені для назви та дати закінчення другої освітньої установи вищої чи середньої професійної освіти. Якщо працівник закінчив два середні або два вищі навчальні заклади за різними спеціальностями, записуються обидва навчальні заклади.
14) Кваліфікація з дипломувказується у такому порядку:
для тих, хто закінчив вищий навчальний заклад – «бакалавр», «магістр», «спеціаліст». Для кваліфікації «бакалавр» та «магістр» вказується напрямок, а для кваліфікації «спеціаліст» – спеціальність;
для тих, хто закінчив середній навчальний заклад – «технік», «товарознавець», «бухгалтер», «менеджер» та ін.
15) Професія(основна та додаткова) вказується повністю на підставі та наказу (розпорядження) про прийом на роботу. Вона кодується відповідно до Загальноросійського класифікатора професій робітників, посад службовців та тарифних розрядів (ОКПДТР). Додатковою професією вважається така, яка не співпадає з основною професією, але може становити інтерес для організації.
16) Стаж роботи(загальний, безперервний, що дає право на надбавку за вислугу років, а також право на інші пільги, встановлені в організації, тощо) розраховується на підставі записів у трудовій книжці та (або) в інших документах, що підтверджують відповідний стаж.
17) Стан у шлюбізаписується та кодується згідно ОКІН.
Відомості про стан у шлюбі:
- ніколи не перебував (а) у шлюбі – код 1;
- полягає у зареєстрованому шлюбі – код 2;
- полягає у незареєстрованому шлюбі – код 3;
- вдівець (вдова) – код 4;
- розлучений (а) – код 5.
18) У складі сім'ївказуються лише члени сім'ї із зазначенням ступеня спорідненості. Найближчими родичами вважаються: батько, мати, син, дочка, рідний брат, рідна сестра, особа, на вихованні якого був працівник, та інші найближчі родичі, які проживають разом із працівником.
19) Паспортні даннівказуються у суворій відповідності до паспорта.
Адреса місця проживання записується за правилами запису про місце народження. Необхідно заповнювати обидві графи: адресу місця проживання за паспортом, фактичну адресу місця проживання, а також номер телефону працівника або найближчих родичів.
Основними документами, на підставі яких заповнюється розділ II «Відомості про військовий облік» особистої картки Т-2, є:
- військовий квиток (або тимчасове посвідчення, видане замість військового квитка), посвідчення військовослужбовця для громадян, які перебувають у запасі;
- посвідчення громадянина, який підлягає призову на військову службу.
Якщо працівник є офіцером запасу, інформація для цього розділу береться з військового квитка:
Пункт 1."Категорія запасу" - на офіцерів запасу позначки в даному пункті не робляться.
Пункт 3"Склад (профіль)" – записується повна назва складу (без скорочень) відповідно до пункту 7 "Найменування профілю" третьої сторінки військового квитка.
Пункт 4«Повне кодове позначення ВУС» – записується повне кодове позначення військово-облікової спеціальності відповідно до пункту Б «ВУС №» третьої сторінки військового квитка.
Пункт 5. «Категорія придатності до військової служби» – заповнюється, виходячи із запису пункту 15 «Відомості про медичні огляди» сторінок 10-13 військового квитка. Категорії мають такі літерні позначення: А - придатні до військової служби, Б - придатні до військової служби з незначними обмеженнями, У - обмежено придатні до військової служби, Г - тимчасово не придатні до військової служби. Якщо у військовому квитку не вказано категорії придатності, тоді в 5 пункті 2 розділу особистої картки ставиться категорія А.
Пункт 7.«Складається на військовому обліку»: (всі дані в пункті оформлюються простим олівцем) рядок А заповнюється, якщо є мобілізаційний розпорядження або штамп про видачу та вилучення мобілізаційних розпоряджень (у картці працівника вказуються дані з пункту 16 сторінки 14-21 військового квитка); рядок Б заповнюється, якщо працівник заброньований за організацією на період мобілізації та на воєнний час (до картки заносяться серія та номер посвідчення про відстрочення, номер переліку посад та професій, а також дата оформлення відстрочення військовим комісаріатом).
Якщо працівник підлягає призову на військову службу, пункти 1, 3, 4 та 7 розділу 2 не заповнюються.
Пункт 2.«Військове звання» – робиться позначка «підлягає заклику».
Пункт 5. «Категорія придатності до військової служби» – робиться запис на підставі даних «приписного свідоцтва» громадянина (на 1 сторінці в розділі 1 « Загальні відомості» після слова «визнаний») у вигляді букви відповідної категорії (А, Б, В або Р).
Пункт 8заповнюється, якщо працівник досяг граничного віку перебування у запасі або визнаний не придатним до військової служби за станом здоров'я. У цьому випадку у графі пишеться «знято з військового обліку за віком» або «знято з військового обліку за станом здоров'я».
При заповненні розділу IV"Атестація" особистої картки заповнюються всі стовпці та графи. Вони вказуються:
дата проходження атестації;
- рішення комісії, наприклад: «перевести на посаду», «надіслати на підвищення кваліфікації» тощо;
- посилання на конкретний документ (як правило, це протокол результатів атестації) із зазначенням його номера та дати.
Графа «Підстава» може бути незаповненою. Як варіант, у ній може бути зазначений та/або наказ про затвердження результатів атестації.
Дані підвищення кваліфікації записуються виходячи з документів, представлених працівником.
В розділ V"Підвищення кваліфікації" вказуються:
– дати початку та закінчення навчання;
– вид підвищення кваліфікації;
– найменування навчального закладу (інститут підвищення кваліфікації міністерства (відомства), факультет підвищення кваліфікації при вищому навчальному закладі, факультет підвищення кваліфікації при середньому професійному навчальному закладі, інститут удосконалення, курси підвищення кваліфікації при міністерстві (відомстві), курси підвищення кваліфікації на підприємствах, науково- дослідницьких та проектно-конструкторських організаціях, вищих та середніх установах професійної освіти, інститутах підвищення кваліфікації та їх філіях);
– вид документа (свідоцтво, посвідчення);
– графа «Підстава» може бути незаповненою, або у ній може бути зазначений наказ організації про направлення працівника підвищення кваліфікації.
Аналогічно в розділ VIвносяться відомості про професійну перепідготовку із зазначенням, спеціальності (напрямки, професії), за якою відбувається перепідготовка. При заповненні розділу VII «Заохочення та нагороди» необхідно вказати види заохочення, що застосовувалися до працівника (як на рівні організації, так і на рівні міністерств та відомств), а також перерахувати державні нагороди.
У розділі VIII«Відпустка» ведеться облік всіх видів відпусток, які надаються працівнику під час роботи у організації. Підставою для запису є .
При заповненні таблиці з відпусток виходячи з наказу вноситься лише дата початку відпустки. Дата закінчення відпустки вноситься після повернення працівника із відпустки. Це пов'язано з тим, що у разі виклику працівника з відпустки або його переривання у графі «Дата закінчення» буде проставлено дату виходу працівника на роботу, а не заплановану дату закінчення відпустки за наказом.
У цій же таблиці обов'язково наголошується на відпустці без збереження заробітної плати. Він враховується при підрахунку стажу роботи, що дає право на щорічну основну оплачувану відпустку, оскільки згідно зі ст. 121 ТК РФ до нього не включається час надання працівнику відпустки без збереження заробітної плати, якщо їхня загальна тривалість перевищує 14 календарних днів протягом робочого року.
У розділі IX«Соціальні пільги» слід зазначати перелік пільг та його підстав, наданих працівнику федеральними законами, підзаконними актами і локальними нормативними актами організації (трудовим договором, колективним договором, галузевими угодами).
У розділі "Додаткові відомості" для повноти обліку в необхідних випадках вказуються:
– відомості про навчання на очно-заочних (вечірніх), заочних, екстернатних відділеннях установ вищого та середнього професійного навчання(слід проставляти дати –надходження та закінчення освітньої установи);
– відомості про працюючого інваліда із зазначенням довідки МСЕК, групи інвалідності та дати її встановлення (зміни), причини інвалідності;
- Висновок експертної комісії про умови і характер праці.
Після звільнення працівниказ організації вносяться записи розділ IX «підстави звільнення», де вказується розшифровка підстави звільнення працівника відповідно до точними формулюваннями, наведеними у ТК РФ, дата звільнення, номер .
При закритті особистої картки Т-2 співробітник кадрової служби ставить свій особистий підпис із її розшифровкою та зазначенням посади. Так само розписується сам працівник. Підпис працівника у разі підтверджує його згоду з усіма записами, внесеними до його особисту картку.
Порядок внесення змін про працівника
При зміні відомостей про працівника в його особисту картку вносяться відповідні дані, які засвідчуються підписом спеціаліста відділу кадрів, а якщо зміни вносяться до розділів «Загальні відомості» та «Відомості про військовий облік», то підписом самого працівника.
Зміни вносяться за тією ж схемою, що й у трудову книжку. При зміні прізвища старе закреслюється і замість нього записується нове відповідно до представлених у відділ кадрів документів.
Далі всі наступні зміни даних про працівника (зміна місця проживання та ін) відображаються в особистій картці працівником відділу кадрів. Повна заміна особистої картки небажана тому, що надалі буде складно відновити всю інформацію про даного співробітника. Щодо зміни паспортних даних та стану у шлюбі, то може застосовуватися та сама схема – із закреслюванням.
Правила кодування
При кодуванні відомостей в особистій картці Т-2 необхідно керуватися рядом правил із заповнення, визначених Стандартом з автоматизованих систем управління кадрами:
- Якщо в поле кодування будуть внесені неправильні записи або відомості, що не належать до цього заповнення, форма Т-2 вважається зіпсованою і підлягає переписуванню. Тому рекомендується або вносити точні коди або не вносити їх взагалі до моменту здачі особистої картки Т-2 в архів.
- За відсутності записів або при негативних відповідях («не маю», «не состою») частина даного реквізиту, що кодується, залишається порожньою.
- За вказівкою дат назва місяця пишеться повністю, рік записується чотирма цифрами; наприклад: "14 лютого 2006 р.".
- Дата кодується арабськими цифрами в наступному порядку: число-місяць-рік; наприклад: "03.10.1998".
- У організаціях і підприємствах, які планують запровадження АСУ кадрової діяльністю, допускається проводити кодування реквізитів.
Як правильно заповнити особисту картку працівника Т-2:
- Зібрати потрібні папери.
- Переписати відомості з них у картку.
- Покласти заповнений документ у спеціальну папку.
Що це за форма і коли вона потрібна
Перш ніж розбирати зразок заповнення форми Т-2, зазначимо, що її бланк затверджено постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 1. Документ ведуть кожного окремого співробітника. Це зручно, оскільки дозволяє роботодавцю мати повне досьє на працівника. Справа в тому, що в картку записуються відомості:
- про дату та місце народження;
- громадянство;
- освіту, в тому числі додаткову, та професійну підготовку;
- знання іноземних мов;
- стаж роботи;
- склад сім'ї;
- адресу реєстрації та проживання;
- ставлення до військової служби;
- результати атестацій;
- нагородження;
- відпустки;
- пільги;
- інші відомості.
Усі ці дані акумулюються роботодавцем до виконання обов'язків, передбачених законом. Наприклад, інформація про склад сім'ї дозволить включити дітей працівника до списку одержувачів новорічних подарунків або путівок до літніх таборів. Відомості про наявність додаткової освіти або знання іноземних мов дадуть змогу запропонувати співробітнику іншу посаду або надіслати її до закордонного відрядження. Дані про нагородження та стаж розглядаються як підстава для направлення документів колеги на нагородження на вищому рівні. Звідси висновок: особиста картка співробітника – дуже зручне та корисне джерело інформації для роботодавців.
Хто зобов'язаний вести картки
Деякі роботодавці вважають, що й наведені у постанові Держкомстату Росії первинні форми обліку є обов'язковими, то заводити в організації не варто. Але не все так просто. Трудовий кодекс, справді, безпосередньо не зобов'язує керівників вести та заповнювати ці бланки. Однак у пункті 12 постанови уряду від 16.04.2003 № 225 «Про трудові книжки» йдеться, що роботодавець зобов'язаний знайомити співробітника з усіма змінами, що вносяться до трудової книжки. Працівник зобов'язаний підтвердити свою згоду підписом в особистій картці, в яку дублюються всі записи, що вносяться в трудову книжку.
Крім того, треба знати, що форма Т-2 є одним із документів військового обліку, за пунктом 27 постанови уряду РФ від 27.11.2006 № 719. Таким чином, ведення цього документа є обов'язковим для всіх організацій та підприємців.
Загальні правила заповнення
Невелика ремарка перед тим, як обговорювати, як заповнити картку Т-2 та зразок заповнення кожного пункту цього документа. Існує уніфікована форма бланку, яку рекомендується використати. Роботодавець має можливість його змінювати, а точніше доповнювати тією інформацією, якої, на його думку, не вистачає. Натомість важливо розуміти, що затверджений на державному рівні бланк розроблявся з урахуванням забезпечення захисту персональних даних громадянина. І роботодавцю, якщо він хоче внести доповнення до форми Т-2, слід враховувати особливості законодавства у цій галузі. Поданий у статті приклад заповнення особистої картки працівника Т-2 дається з урахуванням уніфікованого бланка.
Наступний момент, який необхідно знати, - особисту картку веде особа, уповноважена на ведення кадрового облікув організації. Документ оформляється у паперовому варіанті. Якщо зручно дублювати відомості з нього в електронному форматі, скористайтеся комп'ютером. Але поки що цифрові підписи у Росії у межах трудових взаємин не поширені, і працівники підписуються власноруч. Картки Т-2 ведуть на папері та вписують у них усі дані вручну. У зв'язку з цим зазначимо, що вимог до кольору чорнила, що використовується, немає.
Щодо помилок та виправлень, від них, на жаль, не втекти. Якщо при заповненні допустили неточність, неправильний запис необхідно закреслити однією лінією (запис повинен залишатися читаним), поруч написати коректне формулювання, потім дописати «Виправленому вірити» та розписатися.
Як заповнити за пунктами
Припустимо, у ТОВ «Світлий шлях» у лютому 2020 року влаштовується економіст Іванов Іван Іванович. При прийомі працювати від нового співробітника знадобляться такі документи (з їхньої підставі записуються дані у форму):
- посвідчення особи;
- трудова книжка (за наявності);
- СНІЛЗ;
- документи військового обліку;
- документи про здобуту освіту та кваліфікацію;
- інші папери, якщо вони потрібні для допуску до виконання трудової функції.
Також кадровик потрібен наказ про прийом на роботу.
Коли всі папери зібрані, починайте оформлення бланка. Повністю заповнений документ доступний для скачування наприкінці статті, а поки що розберемо, як заповнити картку Т-2: зразок заповнення кожного пункту наочно покаже правила занесення відомостей.
Починаємо заповнювати бланк із шапки. Тут слід зазначати:
- повне та скорочене найменування організації-роботодавця;
- дату складання картки;
- табельний номер, ІПН (за наявності) та СНІЛС нового співробітника, його стать (скорочено — «М» або «Ж»);
- характер роботи - постійний чи тимчасовий;
- вид роботи - основна або за сумісництвом. У цьому осередку слова треба писати повністю, скорочення неприпустимо;
- поле «Алфавіт» заповнюється тією літерою, з якої починається прізвище працівника (у прикладі це «І»).
Розділ I зветься «Загальні відомості». Тут зазначаються:
- номер трудового договору та дата його укладання;
- П.І.Б. співробітника, дата та місце його народження, громадянство;
- ступінь володіння іноземною мовою (одним або декількома);
- інформація про освіту та професію.
Вже з другого рядка у кадровиків виникають складнощі, бо вони не розуміють, які коди необхідно вписувати та звідки їх брати. Код ОКАТО - номер населеного пункту (його району) в Загальноросійському класифікаторі об'єктів адміністративно-територіального поділу. У нього часто вносять зміни, тому при заповненні бажано дізнатися про точні відомості з перевірених джерел.
Що ж до абревіатури ОКИН, вона розшифровується як Загальноросійський класифікатор інформації населення. З цього списку кодів, які поділені на 293 категорії, та беруть відомості для заповнення. Для зручності читачів наведемо приклад заповнення картки Т-2: зведену таблицю кодів, які знадобляться при оформленні рядків 4, 5 та 6.
Що писати у рядку |
Який код за ОКІН вказувати |
Рядок «Громадянство» |
|
Громадянин РФ |
|
Громадянин РФ та іноземної держави (Республіки Білорусь) (у дужках вказати ту країну, підданим якої є працівник) |
|
Іноземний громадянин Республіки Білорусь (вказати ту країну, підданим якої є працівник) |
|
Особа без громадянства |
|
Іноземні мови |
|
Англійська |
|
Іспанська |
|
Італійська |
|
Китайська |
|
Німецька |
|
Французька |
|
Японська |
|
Інші мови (якщо їх немає у класифікаторі) |
|
Ступінь знання мови |
|
Вільно володію |
|
Читаю і можу пояснювати |
|
Читаю та перекладаю зі словником |
|
Освіта |
|
Початкове (загальне) |
|
Основне спільне |
|
Середня загальна |
|
Середнє професійне |
|
Вища – бакалаврат |
|
Вища - спеціаліст, магістратура |
|
Вища — підготовка кадрів найвищої кваліфікації |
|
Професійне навчання |
|
Додаткове професійне |
Відомості про освіту треба доповнити подробицями з диплома: хто і коли його видав, за якою спеціальністю. Обов'язково заповнюється хоча б один рядок. Якщо надалі працівник принесе дипломи про додаткову освіту, цю інформацію додають.
При заповненні табличної частини знадобиться ще код із ОКСО - класифікатора спеціальностей за освітою. У цій частині дозволяється писати слова скорочено, але таким чином, щоб запис залишався зрозумілим. Наприклад, «ім.» замість "імені".
У наступному рядку – сьомий – необхідно вказати професію. Для цього доведеться скористатися ОКПДТР — класифікатором професій робітників, посад службовців та тарифних розрядів. Професія экономиста у ньому має код 27728.
У полі «Стаж роботи» заповнюють усі рядки (по можливості). Якщо її немає, то заповнюється лише перший рядок — про загальний стаж на момент укладання трудового договору із трудової книжки.
Нагадаємо, що загальний стаж – це період діяльності, який дає право на пенсію за старістю. Безперервний враховує лише період, який використовують при призначенні допомоги, а стаж, що дає право на надбавку за вислугу років, — це робота у певних державних організаціях на певних державних посадах (детальний список представлений у розділі II положення, затвердженого наказом МОЗ від 27.12.2007 № 808).
Дані в дев'ятому рядку - "Стан у шлюбі" - вказують з урахуванням кодів з ОКІН. Зразок заповнення картки Т-2, що заповнюється нами, оформлений на одруженого чоловіка. Тому ми поставили код 2. Всі можливі коди вказані в таблиці.
Наступний рядок – відомості про склад сім'ї – заповнюється за словами самого працівника. У ній вказують будь-яких родичів за бажанням роботодавця. Але якщо співробітник одружений, зазвичай вписують подружжя та дітей. Якщо неодружений - батьків.
Рядки 11 та 12 треба заповнювати за паспортними даними. Адреса реєстрації виписують із посвідчення особи, і якщо він не збігається з фактичним, то дозволяється вказати й інший, але також зі слів співробітника. При заповненні цих даних складнощів виникнути не повинно.
Дуже багато питань виникає у кадровиків, що вони заповнюють розділ II форми Т-2. Ми підготували приклад заповнення відомостей про військовий облік в особистій картці, який допоможе вам розібратися у всіх тонкощах. По-перше, треба розуміти, що документ заповнюють по-різному для призовників і тих, хто перебуває в запасі. Призовники мають посвідчення про заклик, а громадяни, які перебувають у запасі, — військові квитки. З цих паперів і записуються дані. Розглянемо окремо кожен із цих випадків.
Якщо громадянин пред'являє посвідчення, щодо нього розділ II заповнюється так:
- перший, третій, четвертий та сьомий пункти заповнювати не треба;
- у пункті 2 пишемо, що особа підлягає заклику;
- у пункт 5 переписуємо інформацію із приписного свідоцтва. Там вказано один із символів:
- А (придатний до військової служби);
- Б (придатний до військової служби з незначними обмеженнями);
- В (обмежено придатний до військової служби);
- Г (тимчасово не придатний до військової служби);
- Д (не придатний до військової служби);
- пункт 6 заповнюють із приписного;
- у пункті 7 міститься запис, якщо особа заброньована або є мобілізаційний розпорядження (штамп про видачу, вилучення);
- останній пункт — 8 — заповнюють, якщо з військкомату надішлють довідку про зняття з обліку.
Усі відомості, зазначені у цьому розділі, засвідчуються двома особами: самим працівником та кадровиком. Обов'язково встановлюється дата ознайомлення працівника із документом.
Якщо співробітник перебуває в запасі і має військовий квиток, то всі дані виписуються з нього. Кадровик робить таке:
- не заповнює пункт 1;
- звання вказують відповідно до даних пункту 5 військового квитка;
- у пункті 3 вказують склад (профіль), згадка якого є у військовому квитку, — командний або солдати. Скорочувати слова у цьому рядку не можна;
- пункт 4 («Повне кодове позначення ВУС») містить і літери, і цифри. Цю інформацію слід без помилок переписати з воєнного квитка;
- заповнення пунктів 5-8 нічим не відрізняється від правил, що описані для призовників.
Розділ III (прийом на роботу та переклади) зазвичай складнощів не викликає, оскільки в ньому дублюють деталі з відповідних наказів. Єдине, що треба пам'ятати: переклади на тимчасову роботу не фіксуються. Також не вносять запис при зміні окладу.
Розділи IV-VII залишаються незаповненими, якщо працівник не проходив атестацію та перепідготовку, не має нагород чи почесних звань. Але якщо працівник був спрямований на перепідготовку та підвищення кваліфікації та приніс документ про освіту, у форму Т-2 потрібно внести нові відомості – приклад заповнення виду підвищення кваліфікації у картці Т-2 покаже, як це зробити.
А ось наступний розділ, де міститься інформація про відпустки, заповнюється регулярно. Цей розділ виглядає так:
Зазначимо, що у таблицю необхідно вписувати всі види відпусток, які надають людині:
- додатковий оплачуваний;
- щорічний оплачуваний;
- за власний рахунок;
- у зв'язку з вагітністю та пологами;
- з догляду за дитиною;
- навчальний.
Якщо в цьому розділі закінчиться місце, щоб вписати всі періоди відпочинку, необхідно доклеїти лист і вписати нові відомості вже до нього.
Розділи «Соціальні пільги» та «Додаткові відомості» кадровику слід заповнювати за потребою.
Останній розділ «Підстава припинення трудового договору (звільнення)» заповнюється лише після офіційного оформлення звільнення людини. У нього вписують інформацію з наказу про розірвання трудового договору. Зразок заповнення особистої картки під час звільнення містить посилання на статтю До РФ, за якою звільняють співробітника. Цю сторінку обов'язково підписують кадровик та сам працівник.
Як і скільки зберігати форми Т-2
Особливих правил щодо зберігання особистих карток працівників у законодавстві не встановлено. Але зазначено, що їх слід зберігати у місцях, недоступних для третіх осіб. Їх заводяться спеціальні номенклатурні папки, і зберігати картки з особистими справами та (або) наказами про прийом на роботу не можна.
Ще одне правило: зберігають форми Т-2 чинного та звільненого персоналу окремо. Після звільнення людини роботодавець зобов'язаний зберігати її картку ще 75 років.
Усі відомості про працівника кадровик повинен справно вписувати до бланку Т-2. Особиста картка працівника заводиться кожного найманого трудівника:
- підприємствами незалежно від форми власності;
- індивідуальні підприємці.
Які відомості містить
Т-2 (так коротко називається описувана форма) затверджено у 2004 році (Постанова Держкомстату № 1 від 0.01.04).На практиці використовують три бланки:
- загальний;
- Т-2 ГС застосовують для обліку відомостей про державні та державні службовці;
- за допомогою Т-4 зберігають відомості про науково-педагогічні працівники.
Важливо: друкувати форму необхідно за такими правилами:
- на картоні;
- використовуючи двосторонній друк.
Описувана форма складена з кількох блоків:
- Персональні дані.
- Відомості про військовий облік.
- Прийом на службу та просування (переведення).
- Інформація про проходження атестації.
- Професійна перепідготовка.
- Нагородження.
- Відомості про відпустки.
- Соціальні пільги.
- Додаткова інформація.
- Звільнення.
Вимоги щодо оформлення трудівників необхідно дотримуватися точно:
- форма персонального обліку згідно із законом зберігається 75 років;
- після завершення діяльності ІП вона має бути передана до архівної установи, оскільки є доказом працевлаштування людини.
Увага: картка заводиться виключно для основних працівників. Сумісники не забезпечуються формою окремого обліку.
Завантажити для перегляду та друку:
Особливості заповнення
Дані у форму вносяться відповідно до суворих правил:
- Перші дві сторінки заповнюються прийому людини на службу.
- Наступні – у процесі роботи.
- Дані потрібно брати з офіційних документів.
- Кожен спеціальний запис супроводжується реквізитами першоджерела.
Зразок заповнення картки
Зразок заповнення картки. Етап 2.
Підстави для внесення інформації
При заповненні Т-2 необхідно ґрунтуватися на таких паперах:
- паспорт працівника;
- документи, що оформлюються при прийомі на службу:
- договір;
- наказ;
- трудова книжка людини;
- інші документальні підтвердження стажу;
- СНІЛЗ;
- диплом про здобуту освіту (атестат);
- військовий квиток;
- свідоцтва про проходження:
- курси підвищення кваліфікації;
- переатестації;
- інше;
- накази:
- з особового складу;
- про відпустки;
- додаткові (у деяких випадках).
Персональні дані
Необхідно переписати інформацію із документів працівника:
- паспорти;
- диплом;
- інших (за потребою).
Для довідки: у графі про знання іноземної мови пишеться на вибір (за словами трудівника):
- вільно володіє;
- може порозумітися;
- перекладає зі словником.
Відомості про стаж (пункт 8) необхідно взяти із трудової книжки та інших наданих документів. Кадровик повинен підрахувати його точно, оскільки інформація впливає величину лікарняних нарахувань та інші виплати.
Тонкощі внесення загальних відомостей
До особливостей вписування персональної інформації кадровики відносять такі:
- Місяць народження необхідно написати словом, а в осередку «Код» дату повторюють у цифровому форматі.
- Місце народження бажано записати повністю, не застосовуючи скорочення категорій населених пунктів.
- Якщо трудівник має друге громадянство, то вписується назва країни.
- ПІБ членів сімейства трудівника необхідно внести повністю.
- Дві позиції на адресах існують для того, щоб зафіксувати окремо місця:
- реєстрації;
- проживання.
Кодування проставляється виходячи з довідників. Доступ до них має забезпечити кадровику роботодавець:
- ОКАТО – шифр населеного пункту;
- ВІКІН - громадянство:
- 1 – російське;
- 2 – подвійне;
- 3 – іноземне;
- 4 – відсутність громадянства.
- ОКСО та ОКПДТР - шифри спеціальності (за дипломом).
Відомості про військовий облік
Заповнення розділу 2 ґрунтується на чинному законодавстві щодо військового учнята громадян:
- Якщо людина є офіцером запасу, п. 1 не заповнюється.
- У пункті 3 слід повністю написати склад:
- командний;
- рядовий;
- матроси і таке інше.
- Придатність до несення військового обов'язку (пункт 5) позначається так:
- А – повністю придатний;
- Б - придатний із незначними обмеженнями;
- В – обмежено здатний;
- Г – тимчасово не придатний.
- Пункт 7 поділено на два рядки:
- "а" необхідно заповнити, коли військовослужбовець запасу має мобілізаційний розпорядження;
- до «б» вносяться відомості про бронювання за організацією на період воєнного стану.
Важливо суворо дотримуватися законності записів у формі.А це означає таке:
- Відомості про прийом та звільнення повинні вписуватися:
- суворо формулювання відповідних наказів;
- мати реквізити розпорядчого документа;
- поруч ставиться підпис працівника, що свідчить про ознайомлення з текстом.
- У графі «Атестація» найважливішим рядком є «Рішення комісії»:
- текст її береться з протоколу засідання комісії та виглядає так:
- відповідає посаді;
- не відповідає (рекомендації);
- поряд вписуються реквізити документа-підстави.
- текст її береться з протоколу засідання комісії та виглядає так:
- Інформація про підвищення кваліфікації фіксується згідно з отриманим за її результатами документом (з реквізитами).
- У розділ про нагороди заносяться всі відомості:
- про заохочення;
- про подяки;
- про присвоєння почесних звань та інше.
- У розділі про соціальні пільги вказується найменування документа, що свідчить про наявність у працівника преференцій будь-якого рівня.
- Графа «Додаткові дані» найчастіше не використовується. У неї вносять робочі позначки, необхідних внутрішнього обліку (якщо такий ведеться).
Розділ про відпустки
У цій частині форми необхідно фіксувати всі дні відпочинку, надані працівнику відповідно до наказів.Вказуються:
- дати початку та закінчення;
- вид відпустки;
- періоди, за які він надано;
- реквізити відповідного наказу;
- коригувальні відомості (якщо людину відкликали з відпустки або вона завершена раніше наміченої дати з іншої причини).
У цій частині фіксуються наступні відпустки (або їх частини):
- Основний;
- додатковий;
- за власний рахунок;
- з догляду за дитиною.
Зберігання карток
Всі заповнені форми є офіційними документами. Їх слід розташувати в алфавітному порядку та зберігати окремо від особистих справ трудівників (в іншому сейфі).
Для довідки: після звільнення людини його форма передається до архіву підприємства за актом.
Перегляньте відео про заповнення форми Т-2
При оформленні працівника працювати на нього необхідно завести особисту картку. У цьому документі відображаються відомості про працівника та характер роботи. У особистій картці (форма N Т-2) відображаються та інші додаткові відомості.
Особиста картка
На кожного працівника має бути заведено його особисту картку. Заводиться вона працівниками кадрової служби прийому. Заповнюється картка формою N Т-2. При прийомі працювати науково-педагогічного і науковця одночасно потрібно заповнити і карту формою N Т-4 . А при оформленні осіб, які заміщають держпосади державної служби, необхідно використати форму N Т-2ГС(МС).
Щоб правильно її заповнити, кадровому працівникові доведеться зібрати відомості про співробітника. Інформація в особисту картку вноситься на підставі:
- паспорти працівника (іншого документа, що засвідчує його особу);
- наказу про прийом працювати;
- трудової книжки (іншого документа, що може підтвердити його трудовий стаж);
- свідоцтва про пенсійне страхування;
- документів військового обліку (якщо працевлаштований підлягає заклику на військову службу та військовозобов'язаний);
- документів про освіту, наявність спеціальних знань чи кваліфікації (якщо для заміщення посади потрібна спеціальна підготовка або потрібні спеціальні знання).
У деяких випадках можуть бути потрібні додаткові документи. Наприклад, довідка про умови та характер праці з основного місця роботи, якщо приймається працівник за сумісництвом на роботу з небезпечними та шкідливими умовами праці.
Форма починається із шапки, де потрібно вказати назву організації. Далі заповнюються графи:
- Дата складання (ця дата може відрізнятись від дати прийому);
- Табельний номер;
- номер страхового свідоцтва державного страхування;
- Алфавіт (повніше необхідно для систематизації карток, тут вказується перша літера прізвища працівника);
- Характер роботи (тимчасово чи постійно — залежно від цього, терміновий чи безстроковий трудовий договір);
- Вид роботи (сумісництво; якщо ні, то зазначається "основна");
- Підлога (проставляється лише літера М або Ж).
У картці представлені розділи:
- Загальні відомості (П.І.Б. працівника, дата та місце його народження, відомості про громадянство, інформація про знання іноземної мови, освіта, професія, стаж роботи, стан у шлюбі, склад сім'ї, реквізити паспорта та відомості про місце проживання, номер його телефону) (Перший розділ);
- Відомості про військовий облік (Другий розділ);
- Прийом на роботу та переведення на іншу роботу (Третій розділ);
- Атестація (четвертий розділ);
- Підвищення кваліфікації (П'ятий розділ);
- Професійна перепідготовка (Шостий розділ);
- Нагороди (заохочення), почесні звання (Сьомий розділ);
- Відпустка (Восьмий розділ);
- Соціальні пільги (відомості про пільги, на які працівник має право згідно із законом) (Дев'ятий розділ);
- Додаткові відомості (Десятий розділ);
- Підстави припинення трудового договору (Одинадцятий розділ).
Класифікатори під час заповнення картки
На першій та другій сторінках форми представлені поля для проставлення кодів. Для заповнення цих полів необхідно використовувати класифікатори:
- ОКАТО (об'єктів адміністративно-територіального поділу);
- ОКІН (інформації про населення);
- ОКСО (спеціальностей з освіти);
- ОКПО (підприємств та організацій);
- ОКПДТР (посад службовців, професій робітників та тарифних розрядів);
- ОКУД (управлінської документації).
Як внести зміни
Якщо відомості про працівника змінилися, то вони мають бути відображені у його особистій картці. Щоб правильно відобразити такі зміни, потрібно закреслити однією рисою застарілі дані та записати нові (поряд або вище). Зміни мають бути засвідчені підписом кадрового працівника.
Також можна внести виправлення, якщо спочатку були внесені невірні дані.
Заповнення особистої картки працівника таїть у собі багато особливостей. Розглянемо цю процедуру детальніше на прикладах.
Уніфікована форма особистої картки № Т-2 складається з чотирьох аркушів та містить такі розділи:
I. "Загальні відомості";
ІІ. "Відомості про військовий облік";
ІІІ. "Прийом на роботу та переклади на іншу роботу";
IV. "Атестація";
V. "Підвищення кваліфікації";
VI. "Професійна перепідготовка";
VII. "Нагороди (заохочення), почесні звання";
VIII. "Відпустка";
IX. "Соціальні пільги, на які працівник має право у відповідності із законодавством";
X. "Додаткові відомості";
XI. "Підстава припинення трудового договору (звільнення)".
Не слід використовувати при заповненні картки такі символи, як двокрапка (:), рівність (=), косу межу (/). У зоні кодування такі позначення взагалі неприпустимі.
При заповненні тексту він не повинен виходити на поле кодування, інакше документ вважається зіпсованим, і його необхідно переписати (при первинному заповненні).
Якщо в особистій картці не заповнені якісь дані або відповіді негативні, в частині, що кодується, нічого не пишемо. Прочерки у порожніх графах не ставляться.
Первинне заповнення особистої картки може бути або вручну, або електронному вигляді. Наступні записи вносяться вже вручну, оскільки працівник має бути ознайомлений з ними під розписку, а передрук форми Т-2 по-новому заборонено.
Заповнюємо "шапку" особистої картки Т-2
У шапці особистої картки ви вказуєте ОКПО організації на підставі даних статистики. Назва організації пишеться без скорочень. Місцезнаходження компанії пишеться через кому після назви.
Дата складанняособистої картки відображається у такому вигляді: ДД.ММ.РРРР (23.04.2013, наприклад).
Особиста картка обліку заводиться на роботі відразу після оформлення наказу приймання працювати. Одночасно необхідно зробити запис у трудову книжку співробітника прийому працювати.
Табельний номер- Це номер працівника, який присвоюється йому на даному підприємстві для внутрішнього обліку. Під час заповнення особистої картки табельний номер йому вже присвоєно (з наказу керівника).
ІПН(ідентифікаційний номер платника податків). Працівник може і надавати ІПН при влаштуванні працювати, т.к. це не прописано ні в ТК, ні в ПК і, відповідно, не є обов'язковим. Якщо ІПН у працівника немає або він його не надав, це поле не заповнюється.
СНІЛС(Номер страхового свідоцтва державного пенсійного страхування).
На підставі ч. 1 ст. 65 ТК РФ співробітник зобов'язаний надати роботодавцю СНІЛЗ. Якщо працівник влаштовується працювати вперше, то обов'язок із видачі свідоцтва покладаються на роботодавця (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).
Якщо працівник втратив СНІЛЗ, він має написати заяву на відновлення цього документа та передає його кадровикам, які потім направляють його до ПФР. Після цього номер СНІЛС заповнюється на підставі знову отриманого документа.
Страхові свідоцтва зберігаються на руках працівників.
Алфавіту.Тут вказуємо першу букву прізвища працівника зручності систематизації карток.
Характер роботи.Вказуємо "постійно" або "тимчасово". Заповнюємо виходячи з наказу. Слова пишемо повністю.
Вид діяльності.Вказуємо, основна робота або за сумісництвом. Пишемо повністю.
Якщо працівник працює за внутрішнім сумісництвом, особиста картка на нього не заповнюється, оскільки всі відомості вказуються в картці за основним місцем роботи.
Підлогаможна вказувати повністю словами, або першими літерами "М" та "Ж".
Розділ I "Загальні відомості"
1. Прізвище, ім'я, по батькові.Ці дані записуються виходячи з паспорта. Пишемо повністю та розбірливо.
Зони кодування заповнюємо обов'язково на підставі загальноросійських класифікаторів:
ОКАТО - "Загальноросійський класифікатор об'єктів адміністративно-територіального поділу" ОК 019-95 затверджений Постановою Держстандарту РФ № 413 від 31.07.95;
ОКІН - "Загальноросійський класифікатор інформації населення" ОК 018-95 затверджений Постановою Держстандарту РФ № 412 від 31.07.95;
ОКСО - "Загальноросійський класифікатор спеціальностей з освіти" ОК 009-2003 затверджений Постановою Держстандарту РФ № 276-ст від 30.09.03;
ОКПДТР - Постанова Держстандарту РФ № 367 від 26.12.94 "Про прийняття та введення в дію загальноросійського класифікатора професій робітників, посад службовців та тарифних розрядів" ОК 016-94.
Якщо ви неправильно внесли кодування, форма Т-2 вважається зіпсованою та її потрібно переписати. Тому дані кодування або вносити правильно, або не вносити зовсім до моменту здачі картки архіву.
2-3. Дата та місце народженняпишеться виходячи з паспорта чи аналогічного документа. Пишемо повністю словами, наприклад: "24 травня 1973 року" та кодуємо 24.05.73.
Рядок «Місце народження» під час заповнення не повинен перевищувати 100 символів. Райони та області пишемо в родовому відмінку, без ком. Можна писати зі скороченнями за загальними правилами: місто – гір., край – кр., село – дер., область – обл., округ – окр., селище – сел., станція – ст., район – рн.; слова – аул, кишлак, село, станиця пишуться повністю.
Кодування місця проживання – по ОКАТО на цю адресу.
4. Громадянство пишемо без скорочення. Громадянство підлягає кодуванню на підставі ОКІН:
Громадянин Російської Федерації - 1;
- громадянин Російської Федерації та іноземної держави - 2 (якщо громадянство подвійне, поруч у дужках вказуємо, якої держави це громадянство);
- іноземний громадянин (вказується якої держави) - 3;
- Особа без громадянства - 4.
Якщо у працівника два громадянства та про друге він не повідомив роботодавця, це не є провиною роботодавця. Ця інформація є обов'язковою лише для працівників, які влаштовуються на роботу, пов'язану з допуском до державної таємниці.
5. Ступінь знання мови
У цьому пункті записуємо іноземна мовапо відношенню до мови Росії, якою володіє працівник, якщо це необхідно до роботи. Дані беремо зі слів самого працівника (анкета, тест тощо).
Інспектор відділу кадрів може заповнити два коди: саму мову і ступінь його знання, а може вказати лише один код - ступінь знання мови. Ці дані записуються через кілька прогалин. Коди мов та ступеня їх знання:
- англійська (код за ОКІН "014"), німецька (код за ОКІН "135"),
- французька (код за ОКІН "213") італійська (код за ОКІН "070");
- читає та перекладає зі словником - код за ОКІН "1";
- читає і може пояснюватися - код за ВІКІН "2";
- володіє вільно - код ОКІН "3".
Якщо працівник володіє кількома мовами, вони записуються окремо у кожному рядку.
6. Усі відомості про освіту.Тут пишемо кваліфікацію, спеціальність, та ін. Ці дані беремо з документів про освіту.
Освіта має такі кодування за ОКІН:
- початкова (загальна) освіта – 02;
- основна загальна освіта – 03;
- середня (повна) загальна освіта – 07;
- початкова професійна освіта – 10;
- середня професійна освіта – 11;
- неповна вища освіта – 15;
- вища освіта – 18;
- післявузівська освіта – 19.
Форма Т-2 має два блоки граф, у яких зазначаються відомості про дві освітні установи.
Якщо працівник закінчив три курси ВНЗ, його відносять до осіб з неповною (незакінченою) вищою професійною освітою. Підтвердженням такої освіти є лише довідка чи диплом про неповне вищій освітідержавного зразка (не заліковка та не студентський квиток!).
Якщо співробітник не закінчив ВНЗ, його записи про освіту будуть виглядати наступним чином.
Якщо працівник пройшов навчання повністю або більше половини, але не захистив дипломну роботу або не склав держ.іспит - "неповна вища";
Якщо співробітник закінчив три курси – "неповна вища, III (IV, V, VI) курс";
Якщо співробітник навчався, але не закінчив ВНЗ чи ПТУ та пройшов менше половини курсів, то освіту пишемо за попереднім закінченим навчальним закладом: "основне загальне"; "середнє (повне) загальне"; "неповне середнє"; "Незакінчена середня освіта".
Якщо працівник отримує освіту наступного рівня, то освіта дописується додатково у ч.1 п. 6, наприклад:
Найменування освітнього закладу, його серію та номер пишемо на підставі документа про освіту. Довгі назви можна скорочувати без втрати сенсу (наприклад, імені - "ім."). Жодних нагород (орденів) у назвах навчальних закладів не вказується. При закінченні навчального закладу ставимо запис арабськими цифрами, наприклад 2013 року.
Кваліфікація (ступінь) пишеться на підставі того самого документа про освіту. Для кваліфікації "бакалавр" та "магістр" вказується напрямок, а для кваліфікації "спеціаліст" - спеціальність.
Після закінчення ПТУ кваліфікація вказується так: "монтажник", "слюсар", "юрист".
В особистій картці в останньому блоці п. 6 відображається запис про післявузівську підготовку: аспірантура, ординатура, ад'юнктура або докторантура. Докторантура має код ОКІН 01, інші форми - 02.
7. Професія.У цій графі пишемо професію на підставі трудової книжки, пояснень працівників та штатного розкладу. Якщо у працівника є інша професія – вона заповнюється на підставі документа про здобуття другої та ін. освіти.
Код професії визначено по ОКПДТР і включає 17 цифр, а код посади - 13. Код містить всю інформацію про професію працівника, умови праці, посади та оплату. Дозволяється скорочувати код до п'яти або шести перших цифр, які позначають професію (5 цифр) або професію та контрольне число (6 цифр).
8. Стаж роботи. Стаж беремо із записів у трудовій книжці (трудових договорів та ін.). Він відбивається у днях, місяцях, роках.
При розрахунку стажу необхідно користуватися п. 61 Інструкції щодо заповнення форм індивідуального (персоніфікованого) обліку у системі обов'язкового пенсійного страхування, затвердженої Постановою Правління ПФР № 192п. від 31.07.06р.
Тривалість трудового стажу визначаємо як різницю сумами дат кінця початку періодів, зазначених у трудових книжках. Оскільки день звільнення – це останній день роботи, його слід додати до загальній сумістажу. Розрахований загальний стаж роботи пишемо сумарно – це кількість років, місяців та днів, які пропрацював працівник.
Стаж, що дає право на надбавку за вислугу років, також розраховуємо. Він визначається відповідно до спеціальних нормативних документів.
У графі «стаж роботи» передбачено стаж, який визначається як пільговий (наприклад, стаж роботи в районах Крайньої Півночі та прирівняних до них місцевостях). При прийомі на роботу співробітника, для якого ваше місце роботи – перше – у рядках про стаж ставимо нулі.
9. Стан у шлюбі. Мається на увазі кодування на підставі ОКІН:
Ніколи не перебував (не перебувала) у шлюбі – 1;
- полягає у зареєстрованому шлюбі – 2;
- полягає у незареєстрованому шлюбі – 3;
- вдівець (вдова) – 4;
- розлучений (розведений) - 5;
- Розійшовся (розійшлася) - 6.
10. Склад сім'ї. Тут показуємо лише членів сім'ї із зазначенням ступеня їх спорідненості по відношенню до працівника та проживаючих разом із ним. Заповнюємо відомості про найближчих родичів (мати, батько, дочка, син, рідна сестра, рідний брат, особа, на вихованні якої знаходився співробітник та ін. найближчі родичі).
11. Паспортні данізаповнюємо на підставі паспорта.
12. Місце проживання.Пишемо на підставі даних паспорта. Фактичне місце проживання заповнюємо за словами працівника. Якщо місце проживання за паспортом фактично збігаються, то рядок з фактичною адресою можна не заповнювати. Кодуємо місце проживання за ОКАТО.
Розділ II "Відомості про військовий облік"
Цей розділ заповнюємо на підставі документів:
- військовий квиток (або тимчасове посвідчення, видане замість військового квитка) - на осіб у запасі;
- посвідчення громадянина, що підлягає призову на військову службу – на осіб-призовників.
Заповнюємо форму наступним чином:
пункт 3 "Склад (профіль)" - заповнюється без скорочення (наприклад, "медичний", "командний", або "матроси", "солдати" тощо);
пункт 4 "Повне кодове позначення ВУС" - пишемо повне позначення (складається із шести цифр або шести цифр та літери, наприклад, "127659А");
пункт 5 "Категорія придатності до військової служби" має кодування: А (придатний до військової служби), Б (придатний до військової служби з незначними обмеженнями), В (обмежено придатний до військової служби) або Г (тимчасово не придатний до військової служби ).
Якщо даних записів у військовому квитку немає, ставимо категорію "А".
Пункт 7 "Складається на військовому обліку" заповнюється простим олівцем:
рядок а) - у випадках наявності мобілізаційного розпорядження та (або) штампа про видачу та вилучення мобілізаційних розпоряджень;
рядок б) - на громадян, заброньованих за організацією на період мобілізації та на воєнний час.
На громадян, які підлягають призову на військову службу, заповнюються на підставі посвідчення наступні пункти:
пункт 2 "Військове звання" - пишемо "підлягає заклику";
пункт 5 "Категорія придатності до військової служби" – пишемо літерами: А, Б, В, Г(дивитись вище) або Д (не придатні до військової служби).
У пункті 8 розділу II особистої картки за необхідності робимо записи «знято з військового обліку за віком» або «знято з військового обліку за станом здоров'я».
Після заповнення розділу II інспектор з кадрів засвідчує написані дані своїм підписом та робить її розшифровку із зазначенням своєї посади. Також він ставить підпис на другій сторінці та ставить дату заповнення. Цю сторінку підписує і працівник.
Розділ III "Прийом на роботу та переклади на іншу роботу" та розділ XI "Підстава припинення трудового договору (звільнення)"
Ці розділи заповнюються дуже уважно, оскільки їх заповнення залежить стаж працівника. Дані у розділи пишемо виходячи з наказу (розпорядження) керівника: про прийом працювати, про переведення в іншу роботу про припинення (розірвання) трудового договора. Ця інформація має дублюватися у трудовій книжці.
Кожен запис засвідчується підписом працівника.
В «Підставі припинення трудового договору (звільнення)» пишемо причину звільнення відповідно до статей ТК.
Дата звільнення – останній день роботи співробітника. Інформація про звільнення має бути засвідчена і працівником, і інспектором відділу кадрів.
Розділ IV "Атестація"
У цьому розділі заповнюємо дані рішення атестаційної комісії, які зазвичай формулюють так:
- відповідає займаній посаді;
-відповідає займаній посаді за умови покращення роботи та виконання рекомендацій комісії з повторною атестацією через рік;
- не відповідає посаді.
Пишемо дату атестації, номер та дату результатів атестації, підставу для атестації (наказ).
Дані про атестацію надаються на підставі документа, виданого працівникові.
Розділ V "Підвищення кваліфікації"
Інформація про підвищення кваліфікації та профпідготовки заповнюється на підставі наданих працівником документів або з відділу підготовки кадрів. Заповнюємо:
дату початку та закінчення навчання, вид підвищення кваліфікації, найменування навчального закладу, вид документа про атестацію (свідоцтво, посвідчення, диплом).
В "Підставі" можемо не писати нічого, або заповнюємо наказ, на підставі якого працівник був спрямований на підвищення кваліфікації (ст. 197 ТК РФ) або договір на профнавчання між співробітником та роботодавцем.
Сюди ж вносимо дані про професійну перепідготовку працівника.
Розділ VII "Нагороди (заохочення), почесні звання"
У розділі пишемо всі види заохочень працівнику виходячи з ст. 191 ТК РФ та нормативних локальних актів, а також перераховуємо нагороди, почесні звання.
Розділ VIII "Відпустка"
Цей розділ містить інформацію про всі відпустки, які були надані працівнику: чергова відпустка, відпустка для догляду за дитиною, відпустка без утримання.
Заповнюємо вид відпустки, його період, тривалість та підставу його надання.
Відпустка без утримання загальною тривалістю понад 14 днів (ст. 121 ТК РФ) протягом року до стажу роботи, що дає право на щорічний основний оплачуваний відпустку, не включається, але враховується у змінах робочого року.
Періоди, які не включаються до робочого стажу на підставі ч. 2 ст. 121 ТК РФ (наприклад, час відсутності працівника на роботі без поважних причин), відображаються в особистій картці шляхом зміни дати робочого року. Підставою цього служать табеля обліку робочого дня, накази про усунення співробітника від роботи та ін.
Робочий рік визначення відпустки вважається з прийому працівника працювати. Наприклад, з 20 березня 2013 р. по 19 березня 2014 р.
Якщо працівник бере відпустку частинами, робочий рік все одно зазначається повністю.
" Дата закінчення " відпустки – це дата фактичного виходу співробітника працювати, а чи не запланований кінець відпустки виходячи з наказу, т.к. працівника можуть відкликати із відпустки достроково.
Якщо граф для відпустки не вистачає, заводиться Додаток до особистої картки працівника. Воно являє собою шапку та табличну частину розділу, якого не вистачає.
Розділ ІХ "Соціальні пільги"
У цьому розділі відображаємо соціальні пільги, які надаються працівнику на підставі законодавства.
Розділ X "Додаткові відомості"
Цей розділ заповнюється на розсуд керівника. Сюди можна увімкнути інформацію, яку не відобразили в інших відділах. Наприклад, навчання працівника на очно-заочних (вечірніх) курсах, дані про працюючого інваліда (на підставі довідки Медико-соціальної експертної комісії (далі – МСЕК, ВТЕК), група інвалідності тощо).
Якщо працівник не бажає підписувати записи про звільнення, інспектор відділу кадрів складає спеціальний акт.
Зміна відомостей про працівника
Якщо у працівника відбулися зміни (зміни статусу особистого життя, адреси, паспортних даних тощо), вони зазначаються його особистою карткою та засвідчуються підписом інспектора та самого працівника. При цьому стара запис закреслюється і цю ж графу вноситься новий на підставі нових наданих документів.
Змінювати особисту картку небажано через те, що важко зібрати всі підписи від працівника та відновити його початкові дані.
Наприклад, якщо працівник змінив прізвище, то нове можна написати так: закреслити старе, а нове написати зверху чи збоку. Цей запис засвідчується підписом працівника кадрів тут же.
Документ, на підставі якого відбулися зміни, можна вказати у розділі X у додаткових відомостях. При цьому засвідчувати цей запис працівником відділу кадрів необов'язково.
Ви можете зробити додатковий аркуш для заміни сторінки. Причому на старій сторінці ставимо позначку, що сторінка змінена і пишемо причину (зміна прізвища). У новій сторінці також робимо таку позначку.
Як робити виправлення у особистій картці за формою Т-2?
Якщо ви внесли відомості помилково, то неправильні відомості закреслюються, пишуться правильні. Поряд пишемо слово "виправлено" та засвідчуємо підписом інспектора відділу кадрів та самим працівником.
Організацію обліку особистих карток на роботі та зразок дивіться
Безкоштовна книга
Швидше у відпустку!
Щоб отримати безкоштовну книгу, введіть дані у форму нижче та натисніть кнопку "Отримати книгу".