Співробітника було відкликано з відпустки раніше його закінчення. Як коректно відобразити цю ситуацію в автоматизованій системі?
У практиці підприємств та організацій періодично виникають випадки, у яких необхідно відкликати працівника з відпустки. Це може відбуватися з виробничої ініціативи чи з ініціативи працівника. У такій ситуації виникає потреба зробити, по-перше, перерахунок відпускних, а по-друге, скоригувати нарахування ПДФО. Адже, відповідно до законодавства, кожен співробітник має право на відпочинок. При цьому йому нараховуються відпускні, виходячи із середньої величини заробітної плати та кількості днів відпустки. Сама кількість визначається виходячи з умов праці та вимог нормативно-правових актів.
Також слід враховувати, що відповідно до законодавства, співробітнику за три дні до початку відпустки було нараховано та виплачено відпускні, з яких було утримано ПДФО. Тому при здійсненні перерахунку слід зафіксувати необхідність у подальшому утримати зайві нараховані суми відпускних і скоригувати величину ПДФО до сплати. Зазначені операції відносяться до сфери заробітної плати, тому вимагають до себе підвищеної уваги. Адже якщо в результаті некоректно здійсненого перерахунку відбудеться порушення прав співробітника, то можливі різні конфлікти. При цьому працівник має право в такій ситуації звернутися до різних інстанцій, і можливі різні санкції адміністративного чи фінансового характеру.
Щоб уникнути цього, потрібний програмний продукт для керування відносинами з персоналом. На ринку однією з найбільш затребуваних систем на думку експертів вважається 1С Зарплата та управління персоналом. Вона дозволяє не тільки формувати винагороду з використанням різних схем оплати праці, але й утримувати, відображати різні ситуації з господарської діяльності організації в автоматичному режимі. Слід лише здійснити правильні налаштування програми та використовувати потрібні функціональні можливості. Так, для відображення відкликання працівника з відпустки та перерахунку відпускних необхідно зробити такі дії:
- знайти документ, який був підставою для відправки співробітника у відпустку та відкрити його.
- у режимі виправлення скоригувати нарахування попереднього періоду.
- перевірити правильність нарахування відпускних на однойменній закладці.
За підсумками здійснення зазначених дій буде створено новий документ, який сторнує попередні нарахування відпускних та сформує нові. Крім того, надмірно нарахований ПДФО щодо відпускних буде також враховано. І при розрахунку його суми в наступному періоді вона, як і належить, буде зменшена. Таким чином, за рахунок застосування автоматизованої системи 1С Зарплата можна уникнути різних негативних наслідків, оскільки всі вимоги нормативних документівбудуть дотримані в автоматичному режимі.
1). Реєстрація відгуку з відпустки у підсистемі кадрового обліку
Оформлення наказу відкликання з відпустки виконується поза програмою.
Реєстрацію факту відкликання працівника з відпустки у підсистемі кадрового обліку рекомендується здійснювати з допомогою механізму виправлень кадрових документів. Для цього слід ввести документ-виправлення документа Відпустки організацій, за допомогою якого було зареєстровано первинну відпустку.
Надання невикористаної у зв'язку з відкликанням частини відпустки реєструється введенням нового документа відпустки організацій.
2). Перерахунок відпускних виплат у зв'язку з відкликанням із відпустки.
Порядок дій у програмі залежить від того, в якому розрахунковому періоді було здійснено нарахування відпускних виплат:
- якщо відпускні були нараховані та виплачені в минулому розрахунковому періоді, який вже "закритий" на момент відкликання працівника з відпустки, то для перерахунку відпускних виплат слід запровадити документ-виправлення для первинного документа. Нарахування відпустки працівникам організацій, у якому вказати правильну (фактичну) дату закінчення відпустки;
- якщо відпускні були нараховані та виплачені в тому ж розрахунковому періоді, в якому відбулося відкликання з відпустки, то необхідно відредагувати введений раніше документ Нарахування відпустки співробітникам організацій, скоригувавши в ньому дату закінчення відпустки, після чого виконати повторний розрахунок цього документа.
І в тому, і в іншому випадку надмірно виплачену суму відпускних буде враховано при остаточних розрахунках із працівником за поточний розрахунковий місяць.
Приклад 1 (розрахунковий період, в якому нараховано відпускні, ще не закрито)
Працівнику Алексєєва Ганна Юріївна було надано чергову щорічну відпустку з 05.05.2011 р. до 02.06.2011 р.
З 15.05.2011 р. працівника було відкликано з відпустки за виробничою потребою. Необхідно зареєструвати відгук із відпустки та перерахувати відпускні у програмі.
Наказ на відпустку було оформлено у програмі за допомогою документа Відпустки організацій(Рис.1).
Відпускні були нараховані у розрахунковому періоді травень 2011 р.та виплачені 5 травня (рис.2, рис.3)
рис.2 |
рис.3 |
Відкликання працівника з відпустки реєструється у підсистемі кадрового обліку введенням документа-виправленняВідпустки організацій(Рис.4).
рис.4 |
рис.5 |
При нарахуванні заробітної плати працівникові за березень враховується, що він вийшов працювати з 15 травня. Кількість відпрацьованих днів становить 15 днів. За травень працівнику нараховано винагороду за працю у сумі 17 285,71 руб. Сума ПДФО, що підлягає утриманню з доходів працівника за травень, становить 3127 руб. (Рис.6).
рис 6 |
При виплаті заробітної плати працівникові за березень місяць враховується надмірно сплачена сума відпускних. Сума до виплати становить 2600,02 руб. (Мал.7)
рис 7 |
Літо для бухгалтера-розрахунка - найактивніший період розрахунку та нарахування відпускних співробітників. І, здавалося б, головне правильно визначити середньоденний заробіток за попередні 12 місяців, але на практиці часто не все так гладко. Працівник може під час основної оплачуваної відпустки взяти лікарняний, або захоче піти у відпустку перед своїм звільненням, або отримати грошову компенсацію невикористаної відпустки.
Лікарняний під час відпустки
приклад.
Співробітник Є. Н. Орлова пішла у щорічну оплачувану відпустку на 14 календарних днів (з 14.05.2018 по 27.05.2018), але раптово під час відпустки захворіла, і медустанова видала їй лікарняний лист з 24.05.2018 по 3.2.2018. календарних днів).
В даному випадку, згідно зі статтею 124 ТК РФ (ред. від 05.02.2018 р.), у співробітниці є право вибору:
- вона може або продовжити свою щорічну відпустку на кількість днів хвороби, що збіглися з відпусткою, і тоді замість 27 травня вона вийде на роботу 4 червня;
- або співробітниця має право вийти на роботу відразу після закінчення відпустки (14 днів), а кількість днів відпустки, під час яких вона хворіла, необхідно перенести на інший період (тобто перенести 4 дні, наприклад, на серпень 2018 р.).
І при перенесенні, і при продовженні відпустки важливо, щоб працівник надав бухгалтеру або кадрову службу офіційно оформлений лист непрацездатності. Відпустку та лікарняну оплачуватимуть окремо! Також самому працівнику обов'язково слід повідомити роботодавця про те, що він хворіє, і повідомити про подальший варіант перенесення або продовження відпускних днів.
Розглянемо перший варіант, коли відпустка продовжується. В даному випадку бухгалтеру не потрібно перераховувати відпустку, оскільки розрахунковий період залишається незмінним і сума відпускних, відповідно, не змінюється.
Щоб продовжити відпустку у «1С:Зарплата та управління персоналом 8», ред. 3.0, потрібно для початку зареєструвати невиходи на роботу співробітниці після того, як відпустка закінчилася. Реєстрація робиться за допомогою кадрового документа "Відсутність (хвороба, прогул, неявка)"з розділу « Кадри» - «Всі відсутності співробітників». Як причину відсутності в даному випадку необхідно поставити «Хвороба (лікарняний ще не закритий)».
Важливо розуміти, що відсутність у базі необхідно відобразити за травень (з 28 по 31 травня) для коректного нарахування заробітної плати за травень, щоб по працівнику було враховано правильну кількість відпрацьованих днів та неявок. Якщо ж співробітник встиг принести листок лікарні, наприклад, до нарахування заробітної плати за травень, то документ « Відсутність»в базі можна і не реєструвати, але все ж таки це рекомендується робити.
А після того, як співробітник вийде на робоче місце (5 червня) та надасть лікарняний лист, необхідно нарахувати допомогу: у програмі розділ « Зарплата»- документи « Лікарняні листи».Оскільки період травень у нашому прикладі закритий та лікарняний нараховується у наступному періоді – у червні, то програма сторнує зареєстровані дні відсутності та відпустки, які припадають на час хвороби працівника.
Потім слід виправити вихідний документ нарахування відпустки (розділ « Зарплата» або « Кадри» - документи « Відпустки» ), натиснувши посилання « Виправити»,при цьому змінюємо у ньому лише дату закінчення відпустки з урахуванням днів хвороби, тобто продовжуємо дату на кількість днів непрацездатності. У описаній ситуації кінець відпустки у О. М. Орлової посідає 4 червня. Розрахунковий період та сума відпускних залишаються колишніми, оскільки відпустка не переривається.
Але знов-таки важливо зауважити, що вихідний документ з нарахування відпустки ми виправляємо тільки в тому випадку, коли відпустку нараховано в одному місяці та період вже закрито, а лікарняний відображаємо в іншому (поточному) періоді (як у нашому прикладі відпустку у травні зареєстровано, а лікарняний вже у червні). Якщо лікарняна і відпустка нараховуються в тому самому періоді, який ще не закритий, то виправлення робити не потрібно - в такому випадку можна просто зайти у вихідний документ. Відпустка», поставити нову датузакінчення відпустки та перепровести документ.
Другий спосіб, у якому дні відпустки, що збіглися із хворобою працівника, переносяться на інший період, передбачає перерахунок відпускних. Припустимо, що співробітниця Орлова Є.М. вирішила не продовжувати дні відпочинку, а перенести невитрачені 4 дні на наступну відпустку, яка, згідно з затвердженим на підприємстві графіком відпусток, має відбутися 1 - 14 серпня 2018 р. У такому разі передбачено перерахунок відпустки, оскільки відпускні дні розриваються і, відповідно, змінюються розрахункові періоди.
У «1С:Зарплата та управління персоналом 8», ред. 3.0, при перенесенні відпустки у зв'язку з хворобою співробітника необхідно зробити практично ті ж кроки, що і в попередньому прикладі, коли відпустка була продовжена, а саме: спочатку реєструємо документ Відсутність (хвороба, прогул, неявка)», а потім нараховуємо допомогу за допомогою документа « Лікарняний лист». Тільки тепер виправляти вихідний документ нарахованої відпустки вже не потрібно, тому що при реєстрації листка лікарні сума за чотири відпускні дні автоматично сторнувалася. Дні відпустки, що залишилися, будуть нараховуватися вже в майбутньому періоді, на який вони переносяться, новим окремим документом "Відпустка".
Оскільки кількість витрачених днів відпустки та сума відпускних при перерахунку зменшилися, виникає переплата коштів даному працівнику. Переплату роботодавець, що утворилася, може утримати у співробітника із заробітної плати тільки за згодою самого працівника і за наявності письмової заяви, але при цьому загальний розмір утримань не повинен перевищувати 20% від загального розміру зарплати (ст. 138 ТК РФ).
Відпустка з наступним звільненням
приклад.
Співробітник О. О. Берьозкін за власною ініціативою прийняв рішення піти в основну оплачувану відпустку з 3 по 23 квітня 2018 р. (на 21 календарний день) з наступним звільненням.
Зауважимо, що працівник має повне право використовувати свою відпустку перед звільненням – це закріплено у ч. 2 ст. 127 ТК України.
У цьому прикладі в першу чергу бухгалтер повинен нарахувати і виплатити працівникові відпускні не менше ніж за три календарні дні до початку відпустки - про це говорить ч. 9 ст. 136 ТК РФ, тобто крайня дата виплати відпускних припадає на 30 березня 2018 року.
У «1С:Зарплата та управління персоналом 8», ред. 3.0, нарахування та розрахунок відпустки, як уже було зазначено у попередніх прикладах, провадиться документом « Відпустка». Після цього у програмі реєструється звільнення співробітника Березкіна А.А. - зробити це можна за допомогою документа « Звільнення»(розділ "Кадри" - "Прийоми, переклади, звільнення").
Як зазначено у ст. 127 ТК РФ, днем звільнення визнається останній день відпустки співробітника, тобто в нашому прикладі такою датою є 23 квітня 2018 р., а всі остаточні виплати при звільненні та видачі трудової книжки мають бути зроблені в день, коли припиняються трудові зобов'язання між працівником та наймачем , інакше – в останній робочий день. В описаній ситуації у Березкіна останній день виходу на роботу є день перед початком відпустки (2 квітня 2018 р.), отже, у цю дату і необхідно зробити остаточний розрахунок зі співробітником, який включає виплату заробітної плати, компенсацію при звільненні та інше. Це пояснено у Листі Роструда від 24.12.2007 № 5277-6-1.
Щоб переконатися у правильності розрахунку компенсації відпустки під час звільнення, рекомендується перед цим переглянути залишок невикористаної працівником відпустки на дату звільнення (розділ « Кадри» - « Кадрові звіти- звіт « Залишки відпусток" або ж " Довідка про залишки відпусток»). Важливо звернути увагу, що до стажу роботи, що дає право на основну відпустку, кількість днів відпустки з наступним звільненням не включається! У співробітника Березкіна станом на 3 квітня використана вся невитрачена раніше відпустка, тому компенсації відпустки при звільненні за період стажу з 3 по 23 квітня 2018 р. їй не належить.
Якщо база у документі «Звільнення» на вкладці « Компенсація відпустки»включає в стаж, що дає право на щорічну відпустку, дні відпустки з наступним звільненням, їх необхідно виправити вручну.
Нарахування компенсації за невикористану відпустку
приклад.
Співробітник Захаркін С.П. є інвалідомIIгрупи. Відповідно до статті 23 Закону від 24.11.1995 № 181-ФЗ «Про соціальний захист інвалідів у РФ» йому належить подовжену основну щорічну відпустку щонайменше 30 календарних днів (у прикладі Захаркіну організація надає 30 днів відпустки). За період роботи з 25.01.2017 по 24.01.2018 співробітник має невикористаний залишок відпустки в кількості 16 днів (тобто 14 днів відпустки він уже витратив раніше). Захаркін С. П. написав заяву на щорічну відпустку з 04.06.2018 р. по 10.06.2018 р. на 7 календарних днів, а за 9 днів відпустки, що залишилися, хоче взяти грошову компенсацію.
Чи має право бухгалтер нарахувати грошову компенсацію за невитрачені дев'ять днів відпустки? Відповідь однозначна – не має. Бо згідно зі ст. 126 ТК РФ замінити невикористані дні відпустки грошовою компенсацією можна тільки у тому випадку, якщо вони перевищують 28 календарних днів за кожен відпрацьований працівником рік. Захаркіну, як інваліду, на рік належить подовжена основна відпустка в кількості 30 календарних днів, а значить, грошову компенсацію можна виплатити тільки в рамках двох днів відпустки, що матимуть. При цьому співробітник обов'язково має написати заяву про виплату компенсації натомість надання щорічної основної відпустки.
Щоб нарахувати основну щорічну відпустку одночасно з компенсацією в «1С:Зарплата та управління персоналом 8», ред. 3.0, необхідно створити документ «Відпустка» (у розділі « Зарплата» або « Кадри» ) та на вкладці « Основна відпустка»проставити в ньому дати початку та закінчення відпустки, а також встановити прапор навпроти «Компенсація відпустки»із зазначенням кількості компенсованих днів. Документ автоматично розрахує середньоденний заробіток, суму відпускних та грошову компенсацію.
Якщо ж бухгалтеру необхідно розрахувати лише грошову компенсацію без надання співробітнику відпустки, то в документі, що реєструється. Відпустка» потрібно прибрати прапор навпроти « Відпустка» і залишити тільки прапор « Компенсація відпустки».У результаті розрахована буде лише грошова компенсація відпустки.
Зауважте, що у прикладі із Захаркіним С. П. компенсація надається за основну щорічну відпустку, але подовжену, тому й відбивається на вкладці « Основна відпустка» у документі « Відпустка».Якщо ж працівнику належить додаткова до основного відпустка, його нарахування і компенсація буде відображено на вкладці « Додаткові відпустки, відгули».Для цього потрібно проставити прапор « Надати додаткову відпустку» , потім кнопкою « Додати» вибрати відповідний вид відпустки та проставити кількість днів компенсації в колонці « Дн. комп'ютер».
Матеріали , липень 2018
Літо для бухгалтера-розрахунка – найактивніший період розрахунку та нарахування відпускних співробітників. І, здавалося б, головне правильно визначити середньоденний заробіток за попередні 12 місяців, але на практиці часто не все так гладко. Працівник може під час основної оплачуваної відпустки взяти лікарняний, або захоче піти у відпустку перед своїм звільненням, або отримати грошову компенсацію невикористаної відпустки.
Лікарняний під час відпустки
приклад. Співробітник Є. Н. Орлова пішла у щорічну оплачувану відпустку на 14 календарних днів (з 14.05.2018 по 27.05.2018), але раптово під час відпустки захворіла, і медустанова видала їй лікарняний лист з 24.05.2018 по 3.2.2018. календарних днів).
В даному випадку, згідно зі статтею 124 ТК РФ (ред. від 05.02.2018 р.), у співробітниці є право вибору:
вона може або продовжити свою щорічну відпустку на кількість днів хвороби, що збіглися з відпусткою, і тоді замість 27 травня вона вийде на роботу 4 червня;
або співробітниця має право вийти на роботу відразу після закінчення відпустки (14 днів), а кількість днів відпустки, під час яких вона хворіла, необхідно перенести на інший період (тобто перенести 4 дні, наприклад, на серпень 2018 р.).
І при перенесенні, і при продовженні відпустки важливо, щоб працівник надав бухгалтеру або кадрову службу офіційно оформлений лист непрацездатності. Відпустку та лікарняну оплачуватимуть окремо! Також самому працівнику обов'язково слід повідомити роботодавця про те, що він хворіє, та повідомити про подальший варіант перенесення чи продовження відпускних днів.
Розглянемо перший варіант, коли відпустка продовжується. В даному випадку бухгалтеру не потрібно перераховувати відпустку, оскільки розрахунковий період залишається незмінним і сума відпускних, відповідно, не змінюється.
Щоб продовжити відпустку «8», ред. 3.0, потрібно для початку зареєструвати невиходи на роботу співробітниці після того, як відпустка закінчилася. Реєстрація робиться за допомогою кадрового документа "Відсутність (хвороба, прогул, неявка)" з розділу "Кадри" - "Всі відсутності співробітників". Як причину відсутності в даному випадку необхідно поставити «Хворобу (лікарня ще не закрита)».
Важливо розуміти, що відсутність у базі необхідно відобразити за травень (з 28 по 31 травня) для коректного нарахування заробітної плати за травень, щоб по працівнику було враховано правильну кількість відпрацьованих днів та неявок. Якщо ж співробітник встиг принести лікарняний лист, наприклад, до нарахування заробітної плати за травень, то документ «Відсутність» у базі можна і не реєструвати, але все ж таки це рекомендується робити.
А після того, як співробітник вийде на робоче місце (5 червня) та надасть лікарняний лист, необхідно нарахувати допомогу: у програмі розділ «Зарплата» – документи «Лікарняні листи». Оскільки період травень у нашому прикладі закритий та лікарняний нараховується у наступному періоді – у червні, то програма сторнує зареєстровані дні відсутності та відпустки, які припадають на час хвороби працівника.
Потім слід виправити вихідний документ нарахування відпустки (розділ «Зарплата» або «Кадри» – документи «Відпустки»), натиснувши посилання «Виправити», змінюючи в ньому тільки дату закінчення відпустки з урахуванням днів хвороби, тобто продовжуємо дату на кількість днів непрацездатності. У описаній ситуації кінець відпустки у О. М. Орлової посідає 4 червня. Розрахунковий період та сума відпускних залишаються колишніми, оскільки відпустка не переривається.
Але знов-таки важливо зауважити, що вихідний документ з нарахування відпустки ми виправляємо тільки в тому випадку, коли відпустку нараховано в одному місяці та період вже закрито, а лікарняний відображаємо в іншому (поточному) періоді (як у нашому прикладі відпустку у травні зареєстровано, а лікарняний вже у червні). Якщо лікарняна та відпустка нараховуються в тому самому періоді, який ще не закритий, то виправлення робити не потрібно – у такому випадку можна просто зайти у вихідний документ «Відпустка», поставити нову дату закінчення відпустки та перепровести документ.
Другий спосіб, у якому дні відпустки, що збіглися із хворобою працівника, переносяться на інший період, передбачає перерахунок відпускних. Припустимо, що співробітниця Орлова Є.М. вирішила не продовжувати дні відпочинку, а перенести невитрачені 4 дні на наступну відпустку, яка, згідно з затвердженим на підприємстві графіком відпусток, має відбутися 1 – 14 серпня 2018 р. У такому разі передбачено перерахунок відпустки, оскільки відпускні дні розриваються та, відповідно, змінюються розрахункові періоди.
У «1С:Зарплата та управління персоналом 8», ред. 3.0, при перенесенні відпустки у зв'язку з хворобою співробітника необхідно зробити практично ті ж кроки, що і в попередньому прикладі, коли відпустка була продовжена, а саме: спочатку реєструємо документ «Відсутність (хвороба, прогул, неявка)», а потім нараховуємо допомогу з допомогою документа «Лікарняний лист». Тільки тепер виправляти вихідний документ нарахованої відпустки вже не потрібно, тому що при реєстрації листка лікарні сума за чотири відпускні дні автоматично сторнувалася. Дні відпустки, що залишилися, нараховуватимуться вже в майбутньому періоді, на який вони переносяться, новим окремим документом «Відпустка».
Оскільки кількість витрачених днів відпустки та сума відпускних при перерахунку зменшилися, виникає переплата коштів даному працівнику. Переплату роботодавець, що утворилася, може утримати у співробітника із заробітної плати тільки за згодою самого працівника і за наявності письмової заяви, але при цьому загальний розмір утримань не повинен перевищувати 20% від загального розміру зарплати (ст. 138 ТК РФ).
Відпустка з наступним звільненням
приклад. Співробітник О. О. Берьозкін за власною ініціативою прийняв рішення піти в основну оплачувану відпустку з 3 по 23 квітня 2018 р. (на 21 календарний день) з наступним звільненням.
Зауважимо, що працівник має повне право використовувати свою відпустку перед звільненням – це закріплено у ч. 2 ст. 127 ТК України.
У прикладі, що розглядається, в першу чергу бухгалтер повинен нарахувати і виплатити працівникові відпускні не менше ніж за три календарні дні до початку відпустки – про це говорить ч. 9 ст. 136 ТК РФ, тобто крайня дата виплати відпускних припадає на 30 березня 2018 року.
У «1С:Зарплата та управління персоналом 8», ред. 3.0, нарахування та розрахунок відпустки, як уже було зазначено у попередніх прикладах, провадиться документом «Відпустка». Після цього у програмі реєструється звільнення співробітника Березкіна А.А. – зробити це можна за допомогою документа «Звільнення» (розділ «Кадри» – «Прийоми, перекази, звільнення»).
Як зазначено у ст. 127 ТК РФ, днем звільнення визнається останній день відпустки співробітника, тобто в нашому прикладі такою датою є 23 квітня 2018 р., а всі остаточні виплати при звільненні та видачі трудової книжки мають бути зроблені в день, коли припиняються трудові зобов'язання між працівником та наймачем , інакше – в останній робочий день В описаній ситуації у Березкіна останній день виходу на роботу є день перед початком відпустки (2 квітня 2018 р.), отже, у цю дату і необхідно зробити остаточний розрахунок зі співробітником, який включає виплату заробітної плати, компенсацію при звільненні та інше. Це пояснено у Листі Роструда від 24.12.2007 № 5277-6-1.
Для того щоб переконатися в правильності розрахунку компенсації відпустки при звільненні, рекомендується перед цим переглянути залишок невикористаної працівником відпустки на дату звільнення (розділ «Кадри» – «Кадрові звіти» – звіт «Залишки відпусток» або «Довідка про залишки відпусток»). Важливо звернути увагу, що до стажу роботи, що дає право на основну відпустку, кількість днів відпустки з наступним звільненням не включається! У співробітника Березкіна станом на 3 квітня використана вся невитрачена раніше відпустка, тому компенсації відпустки при звільненні за період стажу з 3 по 23 квітня 2018 р. їй не належить.
Якщо база в документі «Звільнення» на вкладці «Компенсація відпустки» включає стаж, що дає право на щорічну відпустку, дні відпустки з наступним звільненням, їх необхідно виправити вручну.
Нарахування компенсації за невикористану відпустку
приклад. Співробітник Захаркін С.П. є інвалідом ІІ групи. Відповідно до статті 23 Закону від 24.11.1995 № 181-ФЗ «Про соціальний захист інвалідів у РФ» йому належить подовжену основну щорічну відпустку щонайменше 30 календарних днів (у прикладі Захаркіну організація надає 30 днів відпустки). За період роботи з 25.01.2017 по 24.01.2018 співробітник має невикористаний залишок відпустки в кількості 16 днів (тобто 14 днів відпустки він уже витратив раніше). Захаркін С. П. написав заяву на щорічну відпустку з 04.06.2018 р. по 10.06.2018 р. на 7 календарних днів, а за 9 днів відпустки, що залишилися, хоче взяти грошову компенсацію.
Чи має право бухгалтер нарахувати грошову компенсацію за невитрачені дев'ять днів відпустки? Відповідь однозначна – не має. Бо згідно зі ст. 126 ТК РФ замінити невикористані дні відпустки грошовою компенсацією можна тільки у тому випадку, якщо вони перевищують 28 календарних днів за кожен відпрацьований працівником рік. Захаркіну, як інваліду, на рік належить подовжена основна відпустка в кількості 30 календарних днів, а значить, грошову компенсацію можна виплатити тільки в рамках двох днів відпустки, що матимуть. При цьому співробітник обов'язково має написати заяву про виплату компенсації натомість надання щорічної основної відпустки.
Щоб нарахувати основну щорічну відпустку одночасно з компенсацією в «1С:Зарплата та управління персоналом 8», ред. 3.0, необхідно створити документ «Відпустка» (у розділі «Зарплата» або «Кадри») та на вкладці «Основна відпустка» проставити в ньому дати початку та закінчення відпустки, а також встановити прапор навпроти «Компенсація відпустки» із зазначенням кількості днів, що компенсуються. Документ автоматично розрахує середньоденний заробіток, суму відпускних та грошову компенсацію.
Якщо ж бухгалтеру необхідно розрахувати лише грошову компенсацію без надання співробітнику відпустки, то в документі, що реєструється, «Відпустка» потрібно прибрати прапор навпроти «Відпустка» і залишити тільки прапор «Компенсація відпустки». У результаті розрахована буде лише грошова компенсація відпустки.
Зауважте, що у прикладі із Захаркіним С. П. компенсація надається за основну щорічну відпустку, але подовжену, тому й відображається на вкладці «Основна відпустка» у документі «Відпустка». Якщо ж працівнику належить додаткова до основної відпустки, то її нарахування та компенсація буде відображено на вкладці «Додаткові відпустки, відгули». Для цього потрібно проставити прапор «Надати додаткову відпустку», потім кнопкою «Додати» вибрати відповідний вид відпустки та проставити кількість днів компенсації у колонці «Дн. комп'ютер».
Матеріали газети «Прогресивний бухгалтер», липень 2018 року.
Анна Луценко, бухгалтер відділу бухгалтерського облікукомпанії «ГЕНДАЛЬФ».