Форма Т-2 (бланк)
До основних документів з обліку кадрів у організації належить Особиста картка працівника (форма № Т-2). Вона затверджена Постановою Держкомстату від 05.01.2004 № 1 у складі уніфікованих формпервинної облікової документації з обліку праці та її оплати. Нагадаємо, що з 01.01.2013 застосування первинки, що міститься в альбомах уніфікованих форм, не є обов'язковим (Інформація Мінфіну № ПЗ-10/2012). І незважаючи на те, що обов'язок ведення особистих карток нормативно не визначено, заповнення особистих карток працівників в організаціях є доцільним. Адже у цих картках міститься вся основна інформація про працівника, яка необхідна або може бути такою для роботодавця. Докладніше про особисту картку працівника за формою № Т-2 розповімо у нашій консультації.
Особиста картка працівника складається з 11 розділів:
Номер розділу | Найменування розділу | Яка інформація відображається |
---|---|---|
I | Загальні відомості | П.І.Б. працівника, дата та місце народження, знання іноземних мов та освіта, стаж роботи, статки у шлюбі та склад сім'ї, дані про паспорт та місце проживання працівника та ін. |
II | Відомості про військовий облік | Категорія запасу, військове звання, категорія придатності до військової служби та ін. |
III | Прийом на роботу та переклади на іншу роботу | Дати та підстави прийому та перекладу працівника на іншу роботу, посаду, оклад та ін. |
IV | Атестація | Дата атестації, рішення комісії та ін. |
V | Підвищення кваліфікації | Дати початку та закінчення навчання, вид підвищення кваліфікації, найменування освітньої установи та ін. |
VI | Професійна перепідготовка | Дати початку та закінчення перепідготовки, спеціальність та ін. |
VII | Нагороди (заохочення), почесні звання | Найменування нагороди або заохочення, найменування, номер та дата документа, що є підставою для нагороди (заохочення) |
VIII | Відпустка | Вид відпустки, період роботи, за який надається відпустка, її тривалість, дати початку та закінчення, підстава для відпустки |
IX | Соціальні пільги, на які працівник має право відповідно до законодавства | Найменування пільги, її заснування, номер та дата документа, що дає право на пільгу |
X | додаткові відомості | Наприклад, про час відсторонення від роботи, періоди простою та ін. |
XI | Підстава припинення трудового договору (звільнення) | Вказується підстава звільнення, дата звільнення та реквізити відповідного наказу (розпорядження) |
Порядок заповнення особистої картки
Особисті картки на працівників відкриваються співробітниками кадрової служби на підставі наступних документів:
- наказ про прийом на роботу;
- паспорт чи інший документ, що засвідчує особу;
- трудова книжка чи документ, що підтверджує трудовий стаж;
- СНІЛЗ;
- документи військового обліку (для військовозобов'язаних та осіб, які підлягають призову на військову службу);
- документ про освіту, кваліфікацію або наявність спеціальних знань (при вступі на роботу, що вимагає спеціальних знань або спеціальної підготовки).
Крім того, під час заповнення особистої картки працівника використовуються відомості, повідомлені про себе самим працівником.
Серед документів з кадрів особиста картка працівника є основним джерелом відомостей щодо кожного сотруднику. Роботодавець повинен вести її (форма т2) усім співробітників, навіть у тих, хто прийнято за сумісництвом. Детальна інструкція із заповнення, бланк та готовий приклад – про все прямо зараз.
Законодавство затвердило єдину форму т2, яку ведуть усі організації, незалежно від форми власності та чисельності персоналу. У документі містяться всі основні відомості про громадянина:
- інформація про освіту;
- інформація про професійний досвід (стаж, кваліфікація відповідно до здобутої освіти);
- особисті відомості (адреса, склад сім'ї);
- дані щодо поточного місця роботи (відпустка, нагороди, перепідготовка тощо);
- дані паспорта, диплома, військового квитка та деяких інших документів.
Поряд з єдиним шаблоном є кілька інших варіантів, які розглянуті далі.
Форма т2
Це основний вид документа, який застосовується у переважній більшості випадків. Бланк виглядає так.
Форма т-4
Передбачено спеціально для працівників, які належать до науково-педагогічного складу:
- вчені зі ступенями кандидата чи доктора, а також зі званнями доцента, професора чи академіка;
- викладачі вузів (зокрема старші викладачі та асистенти).
Відмінність у формі пов'язана з наявністю спеціальних граф ( наукова ступінь, звання, дата присвоєння та відповідні документи).
Форма т2 ГС
Заповнюється у разі, якщо працівник – держслужбовець. Відмінність від звичайного бланка полягає лише у одному. З'являється розділ IV, в якому містяться відомості про присвоєння класного чину або інших пересування службовими сходами. Всі інші розділи заповнюються так само, але їхня нумерація зміщується на 1 пункт (починаючи з розділу «Атестація», який слідує під номером V).
Необхідні документи
Для коректного оформлення потрібно взяти лише підтверджену інформацію Потрібні такі документи:
- паспорт громадянина;
- наказ керівництва, у якому затверджується прийом працівника;
- обов'язково необхідно принести трудову книжку (для громадян, які працюють вперше, вона оформляється роботодавцем);
- якщо громадянин належить до категорії військово-обов'язаних, він також надає військовий квиток;
- документ, що підтверджує рівень освіти;
- ІПН та СНІЛС;
- документи, що підтверджують проходження перепідготовки, присвоєння звань тощо. надаються за наявності;
- трудовий договір, оформлений із співробітником.
Усі документи надаються як оригіналів.
Покрокова інструкція щодо заповнення
Правильне оформлення кадрових документів – це обов'язкова вимогадо відділу персоналу, тому при заповненні потрібно виходити з офіційної інструкції, яка описана далі.
Розділ I
Саме перші розділи форми т2 складають основну частину, заповнити яку потрібно за такими правилами:
- Назва компанії чи ІП завжди прописується повністю. Однак допускаються і скорочені варіанти, якщо вони спочатку були присвоєні компанії та відображені у відповідних установчих документах.
- Унікальний табельний номер, який надається кожному працівнику, повинен складатися лише з цифр (максимальна кількість знаків – 6). При цьому комбінація не змінюється навіть у тих випадках, якщо працівника підвищують на посаді або переводять на роботу до іншої філії чи відділу тощо.
- У графі «Алфавіт» слід зазначити лише літеру, на яку починається прізвище громадянина.
- Характер роботи – тут мають на увазі ймовірна тривалість дії підписаного трудового договору: найчастіше постійна робота, і якщо вона сезонна чи підробіток, то тимчасова.
- Вигляд – найчастіше це основна робота, але іноді громадянин працює за сумісництвом (внутрішнім чи зовнішнім).
- Підлога позначають великою літерою.
- ПІБ записують повністю, як зазначено у паспорті (по батькові – за наявності). А дату народження також записують у текстовому форматі, наприклад: "28 січня 1991 року".
- Код місця проживання вказується відповідно до ОКАТО.
- Громадянство прописується кодом.
- Ступінь розмовних навичок іноземною мовою також прописується кодами.
- Позначення освіту теж виконується за допомогою кодів – вони встановлені ОКІН.
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ. Поняття незакінченого вищої освіти, яке ще називають неповним, було скасовано з 2013 року, тому якщо працівник зараз навчається у вузі, в облік береться лише фактично здобута освіта.
- Кваліфікація вказується в точності за дипломом (наприклад, «бакалавр природничо освіти»).
- Професія прописується на підставі того, як це прийнято в компанії – для цього потрібно звернутися до штатного розкладу, а також до наказу, який затвердив співробітника на цю позицію.
- Сумарний стаж зазвичай розраховується за датами, наведеними у трудовій книжці. Але допускається використання інших паперів, у яких є підтверджена інформація про терміни роботи громадянина в різних місцях.
- Відмітка про особисте життя також проводиться за кодами.
- Під складом сім'ї треба розуміти буквально тих людей, які проживають разом із людиною як одна сім'я. Прописуються їх ПІБ, а також ступінь спорідненості (батько, син, рідна сестра тощо).
- Дані паспорти необхідно заповнити строго так, як зазначено в документі, аж до скорочень та розділових знаків.
Розділ ІІ
У цих графах потрібно використовувати дані з військового квитка за його наявності. При цьому відповідність даних теж має бути строгим – скорочення, назви, розділові знаки тощо. При цьому є свої особливості, якщо роботу влаштовується офіцер запасу.
А якщо влаштовується співробітник, який підлягає заклику (чоловіки, придатні для здоров'я та жінки з військовим квитком – медсестри, якийсь інший персонал), то пункти 1,3,4 та 7 залишаються порожніми. Інші заповнюються так, як показано в таблиці.
Інші розділи
Інші розділи заповнюються відповідно до таких правил:
- РозділIII– тут усі дані так само, як вони вказані у внутрішній документації компанії. Фіксується повне найменування компанії, точну назву посади, а підставою для рішення наводиться наказ (з назвою, номером і датою) або розпорядження.
- РозділIV– записи також проводяться на підставі затверджених документів. При цьому кожен рядок заповнюється повністю (всі графи), крім стовпця «Підстава». Зазвичай, тут посилаються на протокол, в якому містяться результати атестації – прописують назву, номер та дату.
- РозділV– тут фіксують дати навчання (початок та закінчення), вид підвищення, а також повну офіційну назву освітньої організації, в якій відбувається процес навчання. В «Підставі» прописувати відомості необов'язково, але якщо є відповідне розпорядження або наказ, потрібно вписати його назву, номер та дату затвердження.
- РозділVI– у цій частині аналогічно прописується інформація про професійну перепідготовку, яку пройшов співробітник.
- В розділіVIIздійснюється облік нагород та почесних звань, які одержав працівник за свої трудові заслуги.
- РозділVIII– тут фіксується інформація про всі відпустки, які офіційно отримав співробітник незалежно від їхньої тривалості. Дані повинні відповідати наказам, а також графіку відпусток. Особливу увагу слід привернути до себе неоплачені відпустки, які працівник бере власним коштом. Вони також враховуються незалежно від тривалості. При цьому всі відомості мають бути однаковими – у заяві працівника, у наказі та у самій картці (особливо уважно слідкувати за точністю дат). Слід також на увазі, що відгули на кілька годин (в рахунок переробок, понаднормових тощо) не є відпустками за свій рахунок. А відгул на цілий робочий день (на 1 і більше) – і є відпустка без утримання.
- РозділIXзаповнюється відповідно до законодавства про пільги. Тобто враховуються як федеральні пільги, і прийняті на регіональному рівні (у кожному регіоні їх список може сильно відрізнятися). Сюди ж вписують пільги, які встановлені внутрішніми актами підприємства (у великих компаніях, на підприємствах нерідко є свої власні пільги, які встановлюються з ініціативи роботодавця і відповідно можуть бути ліквідовані за його ж рішенням). Як «Підстави» вказується назва тих документів, що дають право пільги.
- РозділXмістить різнорідні відомості, які не належать до жодної з раніше розглянутих категорій, наприклад:
- інформація про те, що на даний момент людина навчається у вузі, технікумі, коледжі, ПТУ та інших освітніх установах; вказується дата початку та передбачуваного закінчення, а також дані про фактичну кількість курсів, які вже закінчені на даний момент;
- дані щодо співробітника-інваліда: медичні документи, група інвалідності, а також дата зміни медичних рішень, якщо такі були;
- документ-висновок, складений спеціальною комісією з оцінки умов праці (шкідливі, небезпечні фактори, відповідність нормативам тощо).
При оформленні всіх розділів діє єдине правило залишати поле порожнім, якщо дані щодо нього відсутні або відповідь негативна. Наприклад, не можна прописувати "не маю" - потрібно просто проігнорувати рядок.
Як вносяться зміни до картки
Якщо з часом будь-які відомості змінилися, їх потрібно своєчасно вносити у форму. Як правило, регламент передбачає 14 календарних днів на внесення змін. При цьому нові дані вносяться так само, як і в трудову книжку. Можливі два варіанти:
- Якщо заповнюються раніше порожні графи, працівник повинен підписати, запевнивши цим достовірність внесеної інформації. Це стосується першого та другого розділів.
- Якщо змінилися раніше зафіксовані дані, потрібно акуратно перекреслити колишній запис і поставити новий. Наприклад, якщо жінка вийшла заміж, то старе прізвище закреслюється, а зверху написується нове.
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ. У разі помарок, великої кількості виправлень, нечитання тексту, псування окремих сторінок або всієї особистої картки працівника, яка ведеться за формою т2, допускається заклад нового документа, в який переноситься вся інформація зі старого бланка.
Якщо працівник звільняється
У цьому випадку виникає необхідність внести записи до розділXI. Тут важливо записати причину звільнення, причому формулювання мають точно цитувати статті Трудового кодексу. Наводиться дата звільнення – тобто. останній робочий день співробітника незалежно від того, чи випав він на будній, святковий або вихідний день. Працівник обов'язково ставить підпис і розшифровку, а якщо зробити це неможливо (наприклад, у разі смерті), то підпис ставить відповідальну посадову особу або близький родич із зазначенням ступеня кревності або представник працівника, що діє за довіреністю (фіксується її номер і дата складання).
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ. Після звільнення картка здається до архіву, в якому повинна зберігатися не менше 75 років.
Приклад заповнення
Реальний приклад заповненої особистої картки працівника, затвердженої за типовою формою т2 (першого розділу), має такий вигляд.
Уніфікована форма Т2 «Особиста картка працівника» відображає повну інформацію про співробітника та його трудову діяльність. З урахуванням планів уряду щодо переведення кадрового документообігу в цифровий електронний вигляд, картка форми Т2 стає основним джерелом відомостей про працівника, які мають бути внесені до бази даних.
Зі статті ви дізнаєтесь:
Які організації мають вести форму Т2
Заповнення форми Т2 є обов'язковим всім організацій, незалежно від своїх організаційно-правової форми (відповідно до п. 2 Постанови Держкомстату Росії від 5 січня 2004 р. № 1 і 12, 41 Правил, затверджених постановою Уряди РФ від 16 квітня 2003 р.). № 225, далі – Правила).
Форма Т2 особиста картка заповнюється в перший робочий день нового співробітника після того, як трудовий договір з ним уже підписаний. Пізніше до неї вносяться всі поточні зміни та відомості про трудову діяльність та дублюються всі записи, що вносяться до трудової книжки. Закривається картка на день звільнення працівника, одночасно з видачею трудової книжки. Останній запис у ній - про те, що книжка отримана на руки, завірена підписом працівника, який звільнився.
Якщо раніше звільнений з організації працівник буде знову прийнятий на роботу, на нього заводиться нова особиста картка форми Т2, оскільки колишній документ закрито записом про те, що трудовий договір з ним був розірваний. Форма Т2 бланк завантажитиВи можете на нашому електронному порталі.
Якщо форма Т2 особиста картка закінчена діловодством до 1 січня 2003 року, термін її зберігання становить 75 років, якщо пізніше зберігатися вона повинна 50 років. Особисті картки державних службовців зберігаються 75 років незалежно від цього, коли вони були закриті.
Якщо уніфікована форма Т2 ведеться на підприємстві в електронному вигляді, її все одно необхідно роздрукувати, оскільки дані, що вносяться до неї особового складуповинні підтверджуватись підписом співробітника. Те, на якому папері роздруковуються особисті картки (звичайної або підвищеної густини), значення не має, але може бути визначено локальним актом. Наприклад, Інструкцією з кадрового діловодства.
Уніфікований бланк форми Т2 розроблений таким чином, що містить усі можливі відомості про працівника та його трудову діяльність. Якщо особисті картки на підприємстві ведуться на папері, інформація, яка в них внесена, легко може бути оцифрована та перенесена до будь-якої бази даних та до будь-якої автоматизованої системи. кадрового обліку. Це особливо актуально у зв'язку з запланованою цифровізацією кадрового документообігу, Впровадженням електронних трудових книжок та договорів.
Особиста картка форма Т2 скачати бланк можна .
Які відомості містить бланк особистої картки
При працевлаштуванні форма Т2 особиста картка працівника бланк заповнюється виходячи з тих документів, які працівник має пред'явити під час підписання трудового договору(відповідно до ТК РФ):
- трудовою книжкою;
- паспортом;
- військовим квитком (для військовозобов'язаних);
- документом про освіту;
- свідоцтва державного пенсійного страхування (СНІЛЗ);
- свідоцтва про постановку на облік податкової інспекції(ІПН);
- інших документів (медичної книжки, посвідчення водія, підтвердження підвищення кваліфікації, свідоцтва про отримані державні нагороди, посвідчення про інвалідність тощо).
Крім того, картка форми Т2 повинна містити відомості, що вносяться за словами працівника:
- номери його контактних телефонів та адреса електронної пошти;
- інформація про склад сім'ї та про дати народження її членів;
- рівень володіння іноземними мовами та ін.
Структура уніфікованої форми Т2
Форма Т2 особиста картка працівника бланк складається з одинадцяти розділів:
- Загальні відомості.
- Відомості про військовий облік.
- Прийом на роботу та переклади на іншу роботу.
- Атестація.
- Підвищення кваліфікації.
- Професійна перепідготовка.
- Нагороди (заохочення) та почесні звання.
- Відпустка.
- Соціальні пільги, на які працівник має право відповідно до законодавства.
- Додаткові відомості.
- Підстава припинення трудового договору (звільнення).
Позабюджетні підприємства мають право самостійно розробити форму Т2 і включити до неї лише деякі із зазначених розділів.
Бланк форми Т2 особиста картка працівника складається із чотирьох сторінок. Зразок наведено нижче.
Зразок заповнення форми Т2 особиста картка
Для заповнення уніфікованої форми Т2 вам знадобляться інформаційні класифікатори: ОКІН, ОКСО, ОКПДТР та ОКАТО. Кодування відомостей про підприємство і співробітника, що вносяться, здійснюється строго відповідно до них. Оформлення особистої картки регламентується Правилами, затвердженими постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 № 225.
У шапці документа вказується найменування підприємства, його код за ОКУД та ОКПО.
Заголовна частина форми Т2 є таблицею, в колонках якої вказується:
- унікальний табельний номер співробітника, який присвоюється йому під час працевлаштування та не змінюється протягом усієї трудової діяльності в організації;
- ідентифікаційний номер платника податків ІПН, за відсутності якого осередок слід залишити незаповненим;
- номер свідоцтва фонду пенсійного страхування, яке роботодавець у разі відсутності цього документа повинен оформити працівнику самостійно;
- літера, з якої починається прізвище нового працівника;
- на постійній чи тимчасовій основі приймається працювати співробітник;
- чи буде робоче місце для нього основним або працюватиме він за сумісництвом;
- підлога працівника.
Форма Т2 зразок заповнення заголовної частини представлений нижче.
У Правилах чітко та докладно пояснюється, як правильно заповнити форму Т2. Ми звернемо вашу увагу на деякі нюанси, які слід передбачити при внесенні даних у розділи, заповнення яких викликає найбільше запитань.
Розділ «Загальні відомості» форми Т2
Вносячи відомості про прізвище, ім'я та по батькові працівника у пункт 1, постарайтеся залишити достатньо місця, щоб у випадку, якщо робітниця змінить прізвище, можна було вписати нові анкетні дані. У пункті 2 місяць народження вказується літерами, а число та рік народження пишуться цифрами. У осередку для коду дата народження пишеться у форматі ДД.ММ.РРРР.
При заповненні пунктів 4, 5 та 6 розділу "Загальні відомості" форми Т2 використовується кодування по ОКІН. Тому в пункті 4 проставте код:
- 1, якщо працівник – громадянин Росії;
- 2, якщо він має подвійне громадянство та одне з них – російське;
- 3, якщо новий співробітник - громадянин іноземної держави;
- 4, якщо жодного громадянства він не має.
У пункті 5 потрібно вказати рівень володіння іноземними мовами, використовуйте коди:
- 1, якщо співробітник читає та перекладає за допомогою словника;
- 2, якщо він може вільно читати та говорити;
- 3, якщо іноземною мовою він володіє вільно.
Пункт 6 містить відомості про освіту і в цьому випадку використовуються коди ОКІН залежно від того, коли була отримана освіта - до або після 1 вересня 2013 року. Для заповнення відомостей про професію у розділі I уніфікованої форми Т2 використовуйте кодифікатор ОКПДТР.
При внесенні відомостей про стаж у пункт 8 слід врахувати, що поняття «безперервний трудовий стаж» вже не використовується, тому в цьому осередку потрібно буде вказати загальний страховий стаж працівника.
Коли заповнюватимете пункт 10, в якому перераховується склад сім'ї, врахуйте, що потрібно вказати найближчих родичів, до яких належать:
- дружина чи чоловік;
- діти;
- батьки;
- рідні та зведені брати та сестри;
- опікуни чи особи, на вихованні яких перебував чи перебуває працівник.
Розділ «Відомості про військовий облік» форми Т2
У цей розділ, якщо працівник військовозобов'язаний, дані вносяться виходячи з його військового квитка чи тимчасового посвідчення, виданого замість військового квитка, і навіть посвідчення, яке видається призовникам-громадянам РФ.
Розділ «Прийом на роботу та переклади на іншу роботу» форми Т2
Перший запис у цьому розділі – про прийом на роботу до цієї організації. Наступні записи вносяться на підставі наказівяк про постійні, так і про тимчасові переклади. У законодавстві немає однозначної відповіді, чи потрібно у формі Т2 відображати інформацію щодо підвищення окладу співробітнику. Експерти вважають, що вносити такі дані потрібно.
Що робити, якщо в розділі уніфікованої форми Т2 не залишилося вільного місця для внесення даних
Якщо один із розділів форми Т2, наприклад, «Відпустка» виявився повністю заповненим, у документ можна внести доповнення. Воно оформляється на окремому аркуші. На ньому слід написати заголовок: «Додаток до особистої картки працівника» (форма № Т-2), вказати дату заповнення, анкетні дані працівника, його посаду та структурний підрозділ, дату та номер трудового договору. Під цією інформацією дублюється таблиця відповідного розділу форми Т2. Такі доповнення можна оформити до будь-якого її розділів.
Особиста картка Т-2 заповнюється на працівників усіх категорій, прийнятих працювати на підставі наказу (розпорядження) про прийняття на роботу
Форму особистої картки Т-2 затверджено постановою Держкомстату Росії від 06.04.01 № 26 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку працю та її оплати (далі - постанова від 06.04.01).
Співробітник кадрової служби повинен мати на увазі, що правил щодо ведення особистих карток форми Т-2, за винятком Інструкції щодо застосування та заповнення форм первинної обліку пои документації з обліку праці та її оплати, затв. постановою Держкомстату Росії від 06.04.01 № 26, немає, тому зміст цієї статті можна як рекомендації, ніж як дотичне вимога до точного виконання.
Документи, необхідні оформлення особистої картки; кодування відомостей
Для заповнення особистої картки Т-2 кадровику необхідні такі документи працівника:
1) паспорт (або інший документ посвідчення особи);
2) трудова книжка;
3) військовий квиток;
4) документ про закінчення навчального закладу:
5) страхове свідоцтво державного пенсійного страхування;
6) свідоцтво про постановку на облік у податковому органі;
7) наказ про прийом працювати.
Решта інформації вноситься виходячи з відомостей, повідомлених себе працівником.
При кодуванні відомостей в особистій картці Т-2 необхідно керуватися рядом правил із заповнення, визначених Стандартом з автоматизованих систем управління кадрами:
1. Якщо в поле кодування будуть внесені неправильні записи або відомості, що не належать до цього заповнення, форма Т-2 вважається зіпсованою і підлягає переписуванню. Тому рекомендується або вносити точні коди або не вносити їх взагалі до моменту здачі особистої картки Т-2 в архів.
2. За відсутності записів або при негативних відповідях ("не маю", "не состою") частина реквізиту, що кодується, залишається порожньою. 1 3. При зазначенні дат назва місяця пишеться повністю, рік записується чотирма цифрами; наприклад, 14 вересня 2004 р.
4. Кодуються дати арабськими цифрами у такому порядку: число/місяць/рік; наприклад, 23.04.1998.
При заповненні інших розділів картки необхідно керуватися Інструкцією, затв. ухвалою від 06.04.01 № 26.
Заповнення розділів форми
Найменування організації вказується повністю, наприклад, закрите акціонерне товариство"Енергобуди". Скорочене найменування вказується у разі, якщо воно. закріплено в установчих документах. Збоку вказується ОКПО організації.
Табельний номер працівника повинен включати трохи більше шести цифр. Він присвоюється кожному знову прийнятому чи працюючому і змінюється за будь-яких переміщеннях працівника всередині організації до його звільнення.
Ідентифікаційний номер платника податків "л номер страхового свідоцтва державного пенсійного страхування вказується відповідно до свідоцтва про присвоєння ІПН та страхового свідоцтва державного пенсійного страхування.
У графі "Алфавіт" вказується перша літера прізвища працівника.
Характер роботи вказується: "постійно", "тимчасово" і т. л.
Вигляд роботи (основна, за сумісництвом) записується повністю.
Підлога позначається буквою "М" або "Ж".
Прізвище, ім'я, по батькові записуються повністю "розбірливо".
Дата народження встановлюється на підставі паспорта або іншого документа, що посвідчує особу, та повністю записується в текстовій зоні, наприклад "9 січня 1975 р.". При цьому код вказується так: 09.01.1975.
При вказівці місця народження слід враховувати наступне:
- довжина запису, включаючи пробіли та розділові знаки, не повинна перевищувати 100 символів;
- райони та області пишуться в родовому відмінку, без ком, з наступними скороченнями: місто - гір., село - дер., край -кр., округ - окр., область - обл., селище - сел., район - рн., станція – ст.;
- слова аул, кишлак, село, станиця пишуться повністю;
- код місця проживання визначається за Загальноросійським класифікатором об'єктів адміністративно-територіального поділу. ОК 019-95, утв. ухвалою Держстандарту Росії від 31.07.95 № 413 (ОКАТО); наприклад, при народженні у Москві графі " Код " вказується: 45.
Громадянство записується без скорочень. Запис громадянства та її кодування здійснюється за Загальноросійським класифікатором інформації про населення. ОК 018-95, утв. ухвалою Держстандарту Росії від 31.07.95 № 412 (ОКІН).
Заповнення графи "Громадянство"
Мови, якими має працівник, зазначаються повністю без скорочень. Ступінь знання мови у текстовій формі вказується так.
Відомості про знання мов
При кодуванні графи "Знання іноземної мовивказується два коди, при цьому перший позначає код мови, другий - ступінь його знання.
Наприклад: "Англійська - читаю та перекладаю зі словником" записується у графі "Код" як: 014 1.
Освіта записується та кодується відповідно до ОКІН та Загальноросійського класифікатора спеціальностей за освітою. ОК 009-93, утв. ухвалою Держстандарту Росії від 30.12.93 № 296 (ОКСО).
Відповідно до ОКИН освіту кодується в такий спосіб.
Іноді практично виникають проблеми про те, як сформувати запис про освіту працівника, якщо вона закінчено.
Відомості про незакінчену освіту
Працівник, який має незакінчену освіту | Вид освіти за класифікацією. |
Хто навчається у вищому навчальному закладі, але не закінчив його | Основна загальна або середня професійна освіта (залежно від того, яка освіта була на момент вступу до вищого навчального закладу) |
Закінчив кілька курсів вищого навчального закладу, але змушений був перервати його, чи навчається на третьому курсі | Записується скільки курсів закінчено або на якому курсі навчається |
Закінчив три курси вищого навчального закладу | Неповна вища освіта |
Хто навчається в середньому спеціальному навчальному закладі (технікумі, коледжі), але не закінчив його | Середня (повна) загальна або неповна середня професійна освіта (залежно від того, яка була освіта на момент вступу до середнього спеціального навчального закладу) |
Закінчили середню школу, школу з поглибленим вивченням будь-якого предмета, ліцей, гімназію | Середня (повна) загальна освіта |
Закінчив професійно-технічне училище або прирівняний до нього навчальний заклад | Початкова професійна освіта |
Дозволяються скорочення слів під час написання найменування навчального закладу, що не спотворюють сенс найменування. У разі, коли до найменування навчального закладу входить слово "імені", слід писати "ім"; якщо за цим йде слово "професора", "академіка" або інше, то слід писати "ім. професора", "ім. академіка" тощо. Ордени в назвах навчальних закладів не вказуються.
Усі відомості про освіту (кваліфікація, напрямок чи спеціальність) встановлюються на підставі диплома про освіту.
Вільні рядки у розділі про освіту призначені для назви та дати закінчення другої освітньої установи вищої чи середньої професійної освіти.
Якщо працівник закінчив два середні або два вищі навчальні заклади за різними спеціальностями, записуються обидва навчальні заклади. Кваліфікація за дипломом вказується в такому порядку:
- для вищих навчальних закладів – "бакалавр", "магістр", "фахівець". Для кваліфікації "бакалавр" та "магістр" вказується напрямок, а для кваліфікації "спеціаліст" - спеціальність;
- для середніх навчальних закладів – "технік", "товарознавець" та ін.
Професія (основна та додаткова) вказується повністю на підставі штатного розкладу та наказу (розпорядження) про прийом на роботу. Вона кодується відповідно до Загальноросійського класифікатора професій робітників, посад службовців та тарифних розрядів (ОКПДТР). Додатковою професією вважається така, яка не співпадає з основною професією, але може становити інтерес для організації.
Стаж роботи (загальний, безперервний, що дає право на надбавку за вислугу. років, а також право на інші пільги, встановлені в організації, тощо) розраховується на підставі записів у трудовій книжці та (або) в інших документах, що підтверджують відповідний стаж.
Стан у шлюбі записується та кодується згідно ОКІН.
Відомості про стан у шлюбі
У складі сім'ї вказуються лише члени сім'ї із зазначенням ступеня спорідненості. Найближчими родичами вважаються батько, мати, син, дочка, рідний брат, рідна сестра, особа, на вихованні якого був працівник, та інші найближчі родичі, які проживають разом із працівником.
Паспортні дані вказуються у суворій відповідності до паспорта. Адреса місця проживання записується за правилами запису про місце народження.
У тому випадку, якщо працівник не отримав трудову книжку в день звільнення через відсутність на робочому місці або з іншої причини, співробітник кадрової служби саме за вказаними адресами надсилає поштою повідомлення про необхідність з'явитися до відділу кадрів за трудовою книжкою (або висловити згоду на відправку її поштою) або запити про місцезнаходження працівника. Тому необхідно заповнювати обидві графи - адресу місця проживання за паспортом та фактичну адресу місця проживання, а також номер телефону працівника або найближчих родичів.
Заповнення розділу про військовий облік
Основними документами, виходячи з яких заповнюється розд. 2 "Відомості про військовий облік" особистої картки Т-2 є:
- військовий квиток (або тимчасове посвідчення, видане замість військового квитка) - на громадян, які перебувають у запасі;
- посвідчення громадянина, який підлягає призову на військову службу.
Відомості про військовий облік
Громадяни, які перебувають у запасі | Громадяни, які підлягають заклику | |
Пункт 1. Категорія запасу | На офіцерів запасу не проставляється На осіб, які не є офіцерами, заповнюється відповідно до наданого військового квитка (графа "Категорія обліку") | Чи не заповнюється |
Пункт 2. Військове звання | Проставляється відповідно до запису у військовому квитку | Робиться запис: "Підлягає заклику" |
Пункт 3. "Склад (профіль)". Заповнюється без скорочень | Проставляється відповідно до запису у військовому квитку, наприклад, "командний", "медичний"або "солдати", "матроси"і т.п. | Че заповнюється |
Пункт 4. "Повне кодове позначення ВУС" Записується повне позначення - шість цифр або шість цифр і літерний знак | Проставляється відповідно до запису у військовому квитку, наприклад "021101" або "113194А" | Проставляється відповідно до запису в посвідченні громадянина, який підлягає призову на військову службу |
Пункт 5. "Категорія придатності до військової служби" | Записується буквами: А – придатні до військової служби Б – придатні до військової служби з незначними обмеженнями В – обмежено придатні до військової служби Г – тимчасово не придатні до військової служби За відсутності записів у відповідних пунктах військового квитка проставляється категорія "А" | Записується літерами: А - придатні до військової служби Б - придатні до військової служби з незначними обмеженнями В - обмежено придатні до військової служби Г - тимчасово не придатні до військової служби на військову службу |
Пункт 6. "Найменування військового комісаріату за місцем проживання" | Проставляється відповідно до останнього запису або останнього штампу у військовому квитку | Проставляється відповідно до останнього запису, або останнім штампом у посвідченні громадянина, що підлягає призову на військову службу |
Пункт 7. "Складається на військовому обліку" Заповнюється простим олівцем | Рядок а) - у випадках наявності мобілізаційного розпорядження та (або) штампа про видачу та вилучення мобілізаційних розпоряджень; Рядок б) - на громадян, заброньованих за організацією на період мобілізації та на воєнний час | Чи не заповнюється |
: Пункт 8. "Відмітка про зняття "з військового обліку" За умови досягнення граничного віку. перебування в запасі, "або визнання не придатним до військової служби за станом здоров'я | Робиться позначка: або "Знято з військового обліку за станом здоров'я" | Робиться позначка: "Знято з військового обліку за віком"або "Знято з військового обліку за станом здоров'я" |
Після заповнення розділів "Загальні відомості" та "Відомості про військовий облік" працівник підписує особисту картку та проставляє власноруч дату для підтвердження згоди із внесеними відомостями. Співробітник кадрової служби ставить свій підпис, найменування посади та розшифровку підпису, підтверджуючи тим самим, що записи внесені їм власноруч на підставі поданих документів.
Внесення відомостей про прийом на роботу, про атестацію, оо9.. про підвищення кваліфікації, заохочення та ін.
При внесенні відомостей про прийом на роботу та переведення на іншу роботу необхідно заповнювати всі графи таблиці. Відомості мають бути внесені без скорочень
Відомості про прийом на роботу та переклади на іншу роботу заносяться на підставі наказу (розпорядження) про прийом на роботу (форми Т-1 та Т-1а) та наказу (розпорядження) про переведення на іншу роботу (форма Т-5). Спеціаліст відділу кадрів під час заповнення цього розділу повинен знайомити працівника із внесеними записами під розписку.
При заповненні розд. 4 "Атестація" особистої картки заповнюються всі графи, а саме зазначаються:
- дата проходження атестації;
- рішення комісії, наприклад "перевести на посаду", "надіслати на підвищення кваліфікації" тощо;
- посилання на конкретний документ (як правило, це протокол результатів атестації) із зазначенням його номера та дати.
Графа "Підстава" може бути незаповненою, або в ній може бути зазначений наказ організації про направлення працівника на атестацію та/або наказ про затвердження результатів атестації.
Дані про підвищення кваліфікації записуються на підставі документів, що подаються при прийнятті на роботу або з відділу підготовки кадрів. У розділі "Підвищення кваліфікації" вказуються:
- дати початку та закінчення навчання;
- вид підвищення кваліфікації;
- найменування навчального закладу (інститут підвищення кваліфікації міністерства (відомства), факультет підвищення кваліфікації при вищому навчальному закладі, факультет підвищення кваліфікації при середньому професійному навчальному закладі, інститут удосконалення, курси підвищення кваліфікації при міністерстві (відомстві), курси підвищення кваліфікації при підприємствах та проектно-конструкторських організаціях, вищих та середніх установах професійної освіти, інститутах підвищення кваліфікації та їх філіях);
- вид документа (свідоцтво, посвідчення);
- графа "Підстава" може бути незаповненою, або в ній може бути вказано наказ організації про направлення працівника на підвищення кваліфікації.
Аналогічно вносяться відомості про професійну перепідготовку із зазначенням спеціальності (напрямки, професії), за якою відбувається перепідготовка.
При заповненні розд. "Заохочення та нагороди" необхідно вказати види заохочення, що застосовувалися до працівника (як на рівні організації, так і на рівні міністерств та відомств), а також перерахувати державні нагороди.
Облік відпусток
У розділі "Відпустка" ведеться облік усіх видів відпусток, що надаються працівнику під час роботи в організації. Підставою для записів є накази про надання відпусток.
При заповненні таблиці з відпусток виходячи з наказу вноситься лише дата початку відпустки, дата ж закінчення вноситься " де факто " , коли працівник фактично повернувся з відпустки. Це пов'язано з тим, що у разі виклику працівника з відпустки або його переривання у графі "Дата закінчення" буде проставлена дата виходу працівника на роботу, а не запланована дата закінчення відпустки за наказом.
У цій же таблиці обов'язково наголошується на відпустці без збереження заробітної плати. Він враховується при підрахунку стажу роботи, що дає право на щорічну основну оплачувану відпустку, тому що згідно зі ст. 121 ТК РФ а нього не включається час надання працівнику відпустки без збереження заробітної плати тривалістю понад 7 календарних днів.
Аналогічно не враховується у стажі роботи, що дає право на щорічну основну оплачувану відпустку, та час відпусток з догляду за дитиною до досягнення нею встановленого законом віку.
Крім того, згідно зі ст. 121 ТК РФ зі стажу роботи, що дає право на щорічну основну оплачувану відпустку, віднімається час відсутності працівника на роботі без поважних причин, З т. ч. внаслідок його усунення від роботи у випадках, передбачених ст. 76 ТК РФ.
Нижче зазначені можливі види документів, виходячи з яких співробітник відділу кадрів виробляє перерахунок цього стажу роботи (за ст. 76 ТК РФ).
Види документів, що є підставою для перерахунку стажу у разі усунення від роботи
1 | 2 |
Непроходження в установленому порядку навчання та перевірки знань та навичок у галузі охорони праці | |
Непроходження в установленому порядку обов'язкового попереднього або періодичного медичного огляду | Протокол та припис інспекції про усунення працівника від роботи. Наказ керівника про усунення роботи з цієї причини |
Виявлення відповідно до медичного висновку протипоказань для виконання роботи, зумовленої трудовим договором | Наказ керівника про усунення роботи з цієї причини |
У розділі "Додаткові відомості" для повноти обліку в необхідних випадках зазначаються:
- відомості про навчання на очно-заочних (вечірніх), заочних, екстернатних відділеннях установ вищого та середнього професійного навчання(слід також проставляти дати вступу до освітнього закладу та його закінчення):
- відомості про працюючий інвалід із зазначенням довідки МСЕК, групи інвалідності та дати її встановлення (зміни), причини інвалідності;
- висновок МСЕК про умови та характер праці.
Після звільнення співробітника з організації вносяться записи у розд. XI "Підстави звільнення", де вказується розшифровка підстави звільнення працівника відповідно до точних формулювання, наведених у ТК РФ, дата звільнення, номер наказу про звільнення.
При закритті особистої картки Т-2 співробітник кадрової служби ставить свій особистий підпис із її розшифровкою та зазначенням посади. Так само розписується сам працівник. Підпис працівника у разі підтверджує його згоду з усіма записами, внесеними до його особисту картку.
Зміна відомостей про працівника
При зміні відомостей про працівника в його особисту картку вносяться відповідні дані, що засвідчуються підписом спеціаліста відділу кадрів, а якщо зміни вносяться у розд. "Загальні відомості" та "Відомості про військовий облік", то й підпис самого працівника.
Зміни вносяться за тією ж схемою, що й у трудову книжку. На підставі перших форм та в ході впровадження в СРСР системи автоматизованого обліку кадрів було розроблено ОСТ "Стандарт з автоматизованих систем управління кадрами". У ньому були викладені основні правила заповнення особистої картки. Як зазначено в ОСТі, "при зміні прізвища старе закреслюється і замість нього записується нове відповідно до представлених у відділ кадрів документів". Далі "всі наступні зміни даних про працівника (зміна місця проживання та ін.) відображаються в особистій картці працівником відділу кадрів". Повна заміна особистої картки не бажана тому, що надалі буде складно відновити всю картину по даному співробітнику.
Незважаючи на те, що ми в даний час користуємося досягненнями науково-технічного прогресу і живемо у вік цифрової інформації, традиційні паперові роботи ніяк не можуть викорінюватися з діловодства. Одним із основних документів в організації, що визначає ставлення штатного співробітника до військової служби, а також службовцем джерелом даних про цю особу, є особиста картка, заповнена за певною встановленою формою Т-2.
До завдань, якими повинен займатися співробітник, відповідальний за вирішення питань облікової діяльності, входить заповнення картки на основі документально поданої інформації, своєчасне оновлення даних, звірка з даними з військкомату та дбайливе зберігання документів.
Існують певні терміни, які ставлять у глухий кут фахівця з ВУР, особливо якщо він вперше вносить відомості про військовий облік персоналу. Тому корисним буде поговорити про заповнення картки Т-2 поетапно.
Уникнути цього процесу не вдасться за чинним законодавством, оскільки відомості про громадян, які працюють на підприємстві та перебувають на військовому обліку, мають стратегічний характер. На підтвердження цього необхідно навести той факт, що особисту картку співробітника слід зберігати після його звільнення ще 75 років.
Заповнення шапки та внесення загальних даних
Формат полів, що містить зразок картки, вважається доступним для використання, однак конфіденційність певної інформації потребує її кодування. У загальному випадку, заповнювати бланк потрібно чорною або синьою ручкою, але до уточнення деяких відомостей або при можливій їхній зміні допускається тимчасовий запис простим олівцем.
У спеціально відведених полях прописується повна назва організації та її кодифікація за ДКПО та ОКУД, а також вказується табельний номер співробітника, номер свідоцтва ІПН, СНІЛЗ та характер роботи (постійна чи тимчасова). Особисті дані беруться із паспорта. Інформація про знання мови представлена в одному із трьох видів:
- володіє;
- пояснюється;
- перекладає зі словником.
Дізнайся: Російські ВНЗ з військовою кафедрою та навчальними центрами
Для відомостей про здобуту освіту передбачено резервні поля. Вони дають змогу вносити зміни, якщо громадянин отримує додаткову спеціальність. За наявності кількох професій вказується лише та, за якою працівника прийняли до організації. Необхідно звернути увагу, що при заповненні паспортних даних доведеться вказувати адресу реєстрації та фактичного проживання. У випадку ці дані не збігаються.
Внесення відомостей про ВУ
Поступово підійшли до цікавої для нас теми. Підставою для внесення відомостей у особисту картку є військовий квиток або приписне посвідчення. Процедура заповнення деяких полів залежить від звань військовозобов'язаних та видів військового обліку.
Внесення відомостей про офіцерів запасу
Перший пункт в анкеті не заповнюється, а одразу вноситься військове звання. Дані беруться з воєнного квитка. При послідовному присвоєння звань писати потрібно останнє за датою. Найменування профілю зазначено у п.7 у військовому квитку. Більшість офіцерів це командний профіль, проте може зустрічатися медичний, педагогічний, юридичний тощо.
Військово-облікова спеціальність громадянина закодована шестизначним числом. У графу ВУС вноситься код із військового квитка. Відсутність спеціальності також має позначення. Іноді вказується група обліку. Для російської армії це абревіатура «РА».
Пункт №5, що вказує на категорію придатності, повинен містити літеру, яка відповідає категорії, яка була присвоєна за результатами засідання військової комісії. Якщо у документі відсутня категорія, то картку заноситься літера «А».
Наступний запис провадиться у разі наявності мобілізаційного розпорядження. Це документ, виданий військкоматом для звіряння даних. Він має на увазі явку без повістки під час оголошення мобілізації. В анкету виставляється номер команди, взятий із розпорядження. При постановці особи на спецоблік у поле вноситься номер посвідчення про відстрочку. Дані про ВУ часто змінюються, тому рекомендується писати їх простим олівцем.
Дізнайся: Що таке військовий облік, його види, цілі та завдання
Про рядових
Категорія запасу – показник, який визначає проходження військової служби. Якщо громадянин служив у ВС щонайменше року, то запасі він у 1 категорії. Особи, які не служили, мають 2 категорію. Пункти, заповнення яких не викликає труднощів або проводиться за аналогією з процедурою внесення відомостей про офіцерів, розглянутою раніше, пропустимо та виділимо лише ті, що мають особливості. Навпроти графи "профіль" без скорочень має бути написано: "солдати" або "матроси".
Усі інші поля оформляються за даними військового квитка без будь-яких доповнень. Необхідно відзначити, що такий спосіб ведення особистої картки характерний не тільки для рядових, але й для матросів, прапорщиків, мічманів та сержантів.
Про призовників
Особисті навпочіпки на громадян, які мають бути призвані до складу ЗС, заповнюються на загальних підставах. Призовником вважається громадянин, верхній віковий поріг якого не досяг 27 років. Працевлаштування цієї категорії громадян часто зустрічається, якщо було отримано відстрочка від армії.
Перше поле, що відповідає за категорію запасу, із зрозумілих причин не заповнюється. Якщо працівник має намір працювати в організації тривалий час, то запис можна робити ручкою, тому що після досягнення ним віку 27 років він отримає військовий квиток і вважатиметься військовозобов'язаним у запасі з категорією 2.
Замість військового звання слід написати «Належить до заклику». Часто трапляється таке, що після служби громадянин повертається на попереднє місце роботи. Щоб не робити зайвих виправлень, поля із змінною інформацією, що не дозволяють вносити доповнення, слід заповнити олівцем. Після вилучення картки з картотеки, обов'язково всі записи дублювати ручкою.
Ще однією відмінною особливістюзаповнення особистої картки для призовника і те, що пункт №7 не заповнюється.