На кожного працівника підприємства посадові особи відділу кадрів заводять такий документ, як особиста картка працівника. Вона є складовою його особового справи і заповнюється виходячи з всіх поданих їм копій, оригіналів документів. До неї також вносяться відомості, які стосуються виконання працівником своїх професійних обов'язків.
Особиста картка співробітника – це основний бланк з кадрового обліку всіх працюючих для підприємства.Саме вона є головною формою з військового обліку, при цьому за достовірність даних, що містяться в ній, несе відповідальність інспектор з кадрів.
Всю інформацію, що вноситься, працівник перевіряє після здійснення записів, а потім підтверджує їх своїм підписом.
Росстат пропонує нею використовувати бланк форма т-2. Кожне підприємство має право її доопрацьовувати чи прибирати непотрібні поля відповідно до особливостей своєї діяльності.
Програми з кадрового обліку містять у складі своїх документів. Бланк можна роздруковувати, а потім заповнювати вручну, або вбити відповідну інформацію в довідники програми, а особиста картка т 2 формуватиметься в автоматичному режимі.
Ці документи повинні зберігатися в певних місцях, куди доступ обмежений і можливий тільки для відповідальних посадових осіб. Це з тим, що картка працівника містить його персональні дані, які охороняються законодавством. Ці положення також стосуються баз даних у комп'ютері.
Бажано до картки додавати всі копії документів, на підставі яких до неї вносилися позначки.
При необхідності кадровий працівник робить у цьому регістрі записи про відпустки, підвищення кваліфікації працівника, переведення тощо. буд. При звільненні співробітника до неї записуються реквізити наказу розірвання договору.
Картка т2 повинна містити особистий підпис працівника, що звільняє.
Після цього разом із особою справою вона передається до архіву, в якому документ зберігається відповідно до закону 75 років.
Особиста картка працівника форма Т-2 зразок заповнення 2016
Форма т-2 зразок заповнення розглянемо докладніше.
Насамперед заповнюється шапка документа. Тут потрібно вказати повну назву фірми та її код за класифікатором ОКПО.
Далі вписуються дані до табличної частини. По черзі вказуються дата заповнення (зазвичай збігається з датою прийому на роботу), табельний номер, номер платника податків, номер пенсійного страхування (СНДЛЗ), перша літера прізвища, тип виконуваної роботи (може бути «постійна» та «тимчасова»), вид роботи (основне місце, сумісництво), підлога (позначається однією великою літерою).
1. Загальні відомості
У невеликій таблиці у правій частині вказуються дата укладання та номер трудового контракту.
У пункті 4 записується громадянство та його код згідно з довідником ОКІН.
У пункті 5 відображається якою іноземною мовою володіє працівник і якою мірою. Остання може містити таке: читаю і перекладаю зі словником, читаю і можу пояснюватися або володію вільно.
Пункт 6містить дані про здобуту освіту - її рівень, найменування, інформація про документ про освіту та здобуту кваліфікацію.
У пункті 7 вказується назва професії, за якою оформлено працівника.
Пункт 8 заповнюється згідно з трудовою книжкою - тут слід зазначити стаж на певну дату (як правило, на момент надходження на роботу).
У пунктах 9-10 записується стан у шлюбі, а також дані щодо найближчих родичів.
Пункт 11містить дані посвідчення особи.
У пункті 12 відображаються адреси прописки та фактичного проживання, а також контактний номер телефону.
2. Відомості про військовий облік
Цей розділ заповнюється лише чоловікам на підставі військового квитка чи приписного посвідчення.
У пункті 2 записується військове звання працівника. Якщо він ще не служив, то тут слід зазначити «підлягає заклику».
У пункті 3 відбивається склад, наприклад «солдати», «медичний» тощо.
У пункті 4 вказується цифровий код військової спеціальності.
У пунктах 6-7 відображається найменування військкомату, до якого належить співробітник та стан на обліку. У разі запис робиться олівцем.
Відмітка у пункті 8 проставляється під час зняття працівника з військового обліку.
Зазначені в цьому розділі дані засвідчує працівник кадрової служби та сам співробітник.
3. Прийом на роботу та переклади на іншу роботу
У цьому розділі в таблицю рядково заносяться дані про оформлення та переміщення співробітника. Тут потрібно вказати дату видання наказу, назву структурного підрозділу та посади, дані про зарплату, реквізити наказу. Кожен рядок працівник засвідчує особистим підписом.
4. Атестація
Заповнюється вже у процесі роботи для підприємства. До цього розділу заносяться дані про проходження працівником атестацій. Вони мають містити дату операції, результат роботи комісії, реквізити протоколу. Графа «Підстава»може бути порожньою або в ній можна зазначити дані наказу про направлення працівника на проходження атестації.
5. Підвищення кваліфікації
Заповнюється принаймні проходження працівником відповідних курсів. Тут потрібно вказати початкову і остаточну дату навчання, вид кваліфікаційного підвищення, в якому освітньому закладі воно проходило, реквізити отриманого документа про проходження. Графа «Підстава»заповнюється аналогічно до розділу 4.
6. Професійна перепідготовка
Розділ рядково містить інформацію про перепідготовку співробітника. Тут слід зазначити період дат, у яку вона проводилася, за якою спеціальністю, дані отриманого документа про перепідготовку.
7. Заохочення та нагороди
У цій частині документа потрібно зазначати інформацію про нагородження співробітника за високі показники у роботі грамотами, подяками, преміями тощо. буд. У першій графі треба записати вид нагородження, а наступних – назву, номер і дату документа, за яким працівнику вручалися заохочення.
8. Відпустка
При наданні співробітнику часу відпочинку, відомості записуються в даний розділ. Сюди потрібно вносити інформацію про всі відпустки, зокрема без збереження зарплати.
У першому стовпці вказується його назва, далі для щорічних відпусток - період за який вони надаються, тривалість та точні часи початку і кінця цього часу. Остання графа містить реквізити відповідних розпоряджень керівництва фірми.
9. Соціальні пільги
Цей розділ заповнюється у разі, якщо працівник має якісь пільгові умови праці. Наприклад, у інвалідів 3 групи (робоча) має бути скорочений робочий день. У першій графі вказується вид пільги, далі реквізити документа, основі якого вона надається. В підставах можна вказувати посилання на чинні закони.
10. Додаткові відомості
Сюди вносяться дані, які були відображені в попередніх розділах, але мають важливе значення. Наприклад, якщо у співробітника є права на керування автомобілем, то на цих рядках записуються реквізити посвідчення водія, його категорія та термін дії.
Нова форма "Особиста картка працівника"офіційно затверджено документом Постанова Держкомстату РФ від 05.01.2004 N 1.
Докладніше про застосування форми "Особиста картка працівника":
- Чи зобов'язаний роботодавець знищити копії документів, виходячи з яких заповнювалася картка форми N Т-2, після звільнення працівника?
Яких заповнювалася картка форми N Т-2, після звільнення працівника (копія паспорта... разом із карткою форми N Т-2 (з працівника було отримано згоду...) яких заповнювалася картка форми N Т-2, після звільнення працівника (копія паспорта ... разом із карткою форми N Т-2 (з працівника було отримано згоду...
- За що та як звільнити працівника: покрокова інструкція
Картку працівника (уніфікована форма N Т-2). 5. Виплати працівникам у зв'язку з... особисту картку (уніфікована форма N Т-2) вноситься запис про припинення трудового... особисту картку працівника (форма N Т-2) та ознайомити працівника із внесеними...
- Приймаємо роботу співробітника: покрокова інструкція для бухгалтера
Працівника, включено уніфіковану форму N Т-2 "Особиста картка працівника (Постанова... особиста картка співробітника за формою № Т-2, до якої заносяться його особисті...
- Спірні питання оподаткування під час передачі орендарем орендодавцю невіддільних поліпшень
М.: "КОНТРАКТ", "ІНФРА-М", 2007. Т. 2; Брагінський М.І., Вітрянський...
- Нюанси надання щорічної оплачуваної відпустки
Відповідний поділ особистої картки (форма Т-2, Т-2 ГС (МС)). Краще зробити це...
- Організація військового обліку в іноземній компанії
Створити: картотеку особистих карток форми Т-2 на громадян із числа призовників... знати, що особисті картки форми Т-2 на громадян із числа призовників... законодавством. Важливо: всі картки форми Т-2 у цій картотеці мають бути... . журнал обліку особистих карток форми Т-2 на громадян із числа призовників... у картотеці особистих карток форми Т-2 на громадян із числа призовників...
- Перехід на 3-у редакцію «1С:ЗУП 8»
Для заповнення особистих карток (Т-2); дані для розрахунку середнього заробітку... потрапляє до особистої картки співробітника (Т-2). Зате вам не доведеться витрачати...
- Облік батьківської плати
Відображається записом: Д-т 2.205.31 560, К-т 2.401.10.130... записами у безготівковому порядку: Д-т 2.201.11.510, Кт 2...130 До каси установи: Д-т 2.201.34.510 2 ...
- Керівнику медичної організації про адміністративну відпустку
У особисту картку працівника (ф. Т-2) у розд. VIII із зазначенням...
- Військовий облік медичних працівників у ЛПЗ: що змінилося?
Року; картотеку особистих карток (ф. Т-2 та Т-2 ГС(МС)) на... військовому обліку» особистих карток (ф. Т-2, Т-2 ГС(МС)). Цей розділ заповнюється...
Особисті картки працівників використовуються установами з повного обліку персоналу. Закон зобов'язує керівників подбати про створення такої картки для кожного працівника. Бланком для цих документів є форма Т-2. Вона затверджена та уніфікована постановою №1 Держкомстату РФ та зберігає початкову структуру з січня 2004 року.
Зразок та порожній бланк особистої картки працівника
ФАЙЛИ
Як улаштована форма. Основні особливості
Особисті карти працівників – це необхідна база для створення картотеки всіх працівників установи. Вони зберігаються в картотеці за абеткою. Якщо працівників установі багато, то документи може бути структуровані по підрозділам. Чітких законних вимог щодо оформлення картотеки немає. Потрібно лише одне – щоб кожен працівник мав особисту картку за формою Т-2.
Форма Т-2 складається із 4 сторінок. Інформація у ній поділена на 11 тематичних блоків. Заповнювати картку необхідно людині з кадрової служби, а якщо це з якихось причин неможливо – керівнику установи
Форма Т-2 має кілька важливих особливостей:
- 1 та 2 сторінки заповнюються в момент взяття людини на посаду, а 3 та 4 – у процесі її роботи;(зображення нижче і сам зразок заточений саме під документ, який ви формуєте під час вступу співробітника до вас на роботу;
- картка створюється, з низки документів, пред'явлених самим працівником;
- для більш простого та зручного заповнення дозволено використання комп'ютерних програм;
- оформлення картки Т-2 самим працівником не допускається.
Важливо!Від зобов'язань щодо створення особистих карток звільнено лише підприємців. Але навіть вони найчастіше ведуть карти власним бажанням використовувати їх в управлінській роботі.
Загальні відомості про заповнення картки
Законодавство не встановлює чітких термінів створення картки Т-2. Оптимальний варіант - створити її в момент взяття людини на посаду, але можна і почекати. Головне – щоб позначку у трудкнижці про взяття на посаду було продубльовано у картці.
Для успішного створення картки Т-2 необхідний ряд паперів:
- договір про прийняття на роботу;
- наказ, виписаний роботодавцем;
- паспорт;
- трудова книжка (чи інший спосіб підтвердження стажу роботи);
- свідоцтво про пенсійне страхування;
- диплом чи інші підтвердження освіти, кваліфікації, спецзнань;
- для осіб, яких можуть призвати до армії – документи військового обліку;
- автобіографія (необов'язково – працівник може подати відомості та усно).
Важливо! Специфіка роботи, яку приймає людина, іноді викликає необхідність надання додаткових паперів. Роботодавець зобов'язаний запросити їх, щоб інформація у картці Т-2 була повною.
Щоб заповнити розділ 2, який містить інформацію про військовий облік, знадобляться такі документи:
- для людей, що перебувають у запасі, – тимчасове посвідчення або повноцінний військовий квиток;
- для людей, які можуть бути покликані, – підтвердження того, що людина підлягає заклику.
Наповнення. Докладний приклад
Форма Т-2 – це досить великий документ, тому ми розглянемо її заповнення окремо кожного з 11 підрозділів. Щоб краще зрозуміти структуру карти та дізнатися, які існують підрозділи, . Цей документ у форматі *.xls не містить помилок і може сміливо бути використаний як для ознайомлення, так і в безпосередній роботі служби кадрів.
Як заповнити шапку особистої картки працівника
Шапка містить коди ОКУД і . При цьому ОКУД – код самої картки, а ОКПО – код установи, що базується на статистичних даних. Крім цього, потрібно вписати повну назву установи (скорочення неприпустимі). Після назви потрібно поставити кому і написати адресу (краще фактичну, а не юридичну). Це на вашу думку, у прикладі ми вказувати не стали.
Дата ставиться у форматі ДД.ММ.РРРР (наприклад, 01.08.2016).
Табельний номер- Це порядковий номер присвоєний працівнику в установі.
ІПНвписувати необов'язково. Людина не зобов'язана її надавати під час працевлаштування, тому поле можна залишити порожнім.
(Номер страховки) є необхідним. Людина має надати його згідно з ч. 1 статті 65 ТК РФ. Якщо це його дебютне працевлаштування, то згідно з ч. 4 тієї ж статті СНІЛЗ має бути виданий роботодавцем.
"Алфавіт"– це поле для введення початкової літери із прізвища працівника.
Характер роботи вписують, виходячи з наказі роботодавця. Він буває постійним чи тимчасовим.
Підлогаможна вказати буквою М/Ж, а можна написати слово цілком.
Важливо!Вигляд роботи, що вказується в Т-2, може бути лише один – основний. Якщо людина працюватиме за сумісництвом, то карту для неї не створюють, адже вона є на основній роботі.
Заповнення форми Т-2 за розділами
Розділ 1. Загальні відомості
Цей розділ має бути заповнений інформацією із паспорта працівника. Вписувати інформацію потрібно розбірливо, нічого не скорочуючи. Є особливості, які обов'язково потрібно враховувати під час заповнення:
Дата народження вписується цілком (наприклад, 23 травня 1982 р.), а полі «Код» – дублюється у форматі ДД.ММ.ГГ (23.05.82).
Запис про місце народження не може бути довшим за 100 символів. Використовувати географічні скорочення (гор., обл., сел. і т.д.) можна, але такі слова, як село, станиця, кишлак, аул треба писати цілком.
При подвійному громадянстві слід зазначати назву країни, громадянином якої є працівник.
Назва освітньої установи, яку закінчив працівник, можна скорочувати без шкоди сенсу.
Стаж потрібно розраховувати на підставі пункту 61 Інструкції, затвердженої постановою №192п Правління ПФР.
ПІБ членів сім'ї вписуються повністю, без скорочень.
Якщо прописка та місце фактичного проживання ідентичні, адресу не потрібно дублювати. Друга графа просто не заповнюється.
Найскладніший пункт розділу 1 – кодування. Помилки в них неприпустимі:
КАКАТО- Код населеного пункту, затверджений постановою № 413 Держстандарту РФ;
ВІКІН- Код громадянства працівника (громадянство РФ - 1, подвійне - 2, іноземець - 3, відсутність громадянства - 4);
ОКСО– код професії чи спеціальності, здобутої працівником у процесі освіти;
- Ще одна форма коду спеціальності.
Важливо! Працівник служби кадрів матиме доступ до всіх кодувань. Він не може вимагати ці коди з людини, на яку створюється картка.
Розділ 2. Відомості про військовий облік
Для заповнення цього розділу застосовуються документи військового обліку. Проблем при заповненні не повинно бути, адже вимоги карти Т-2 гранично зрозумілі. Втім, є кілька важливих особливостей:
Пункт 1 не потрібно заповнювати, якщо людина, яка влаштовується працювати – офіцер запасу.
Пункт 3 заповнюється без будь-яких скорочень.
Пункт 7 може змінитися, тому заповнюють його олівцем.
Розділ 2 має бути перевірений та підписаний інспектором з кадрів.
Крім підпису, має бути вказано її розшифрування та посаду перевіряючого.
Підписати цей розділ необхідно працівникові.
Розділ 3. Прийом працювати. Переклади
Від цього розділу залежить трудовий стаж працівника, тому помилки неприпустимі. Основний документ заповнення – наказ керівника. Вся інформація, зазначена в розділі 3, має бути продубльована у трудкнижці. Працівник повинен завірити підписом усі записи розділу.
Розділ 4. Атестація
Головний пункт цього розділу – «Рішення комісії». У цій графі має стояти офіційне формулювання, таке як «відповідає займаній посаді». У разі невідповідності пишеться «не відповідає», а за потреби переатестації це вказується у рішенні спеціальної комісії.
Дати проведення атестації та створення протоколу записуються у форматі ДД.ММ.РРРР. Підставою заповнення розділу служить документ, виданий людині на момент атестації.
Розділи 5-6. Підвищення кваліфікації. Професійна перепідготовка
Ці розділи заповнюються за документами людини, яка влаштовується працювати, або за інформацією відділу підготовки кадрів. Особливих труднощів у їхньому заповненні немає. Дати потрібно вказувати у форматі ДД.ММ.РРРР. Заповнення всіх розділів обов'язкове (крім випадків, коли написати нічого – наприклад, за відсутності кваліфікації чи перепідготовки).
Розділ 7. Нагороди
У цей розділ вписуються будь-які різновиди заохочень, які працівник отримав у процесі праці. Підставами служать стаття 191 ТК РФ та локальні акти. Крім позначок про нагороди та почесні звання, їх потрібно перерахувати. Скорочення допустимі, якщо вони не тягнуть у себе втрату сенсу.
Розділ 8. Відпустка
У цьому розділі зазначаються дані про кожну відпустку, яку було отримано працівником:
- чергова щорічна відпустка;
- відпустка без утримання;
- відпустку для догляду за дитиною.
Потрібно обов'язково вказувати тип відпустки, її тимчасові рамки, тривалість та підстави для надання. Якщо відпустку використали частинами, робочий рік все одно розраховують повністю.
Важливо! Якщо працівник працює у установі довгий час, то розділ відпусток переповниться. Після цього створюється "Додаток до особистої картки працівника". Це доповнення повинно мати шапку, аналогічну шапці основного документа, а також табличну частину розділу, що не вистачає.
Розділ 9. Соціальні пільги
Цей розділ включає всю інформацію про пільги, надані працівникові відповідно до законодавства РФ.
Розділ 10. Додаткові дані
У цьому розділі взагалі можна нічого не писати. Єдина підстава для його заповнення – бажання роботодавця. Тут може бути інформація про навчання працівника, про відвідування якихось курсів, про групу інвалідності тощо.
Розділ 11. Припинення трудового договору
Особливості заповнення цього розділу – такі самі, як і в розділі 3. Різниця лише одна – підпис має поставити не лише працівник, а й інспектор з кадрів. Датою звільнення вважається день, коли співробітник востаннє фактично виконував свою роботу.
Поширені помилки під час заповнення форми Т-2
Трапляється так, що співробітники кадрової служби припускаються помилок в особистій картці працівника. Особливих наслідків це немає, а самому працівнику – тим паче не шкодить. Але якщо помилок багато, то за зовнішньої перевірки кадрову службу можна оштрафувати за неякісну роботу.
Основні помилки, що зустрічаються найчастіше:
Використання спецсимволів
Коса риска (/)
, двокрапка (:)
, знак рівності (=)
та інші спецсимволи не можна використовувати у формі Т-2. Особливо суворо вони заборонені у зоні кодування.
Неакуратне наповнення. Текст може виходити межі призначених полів, якщо це необхідно. Але в зону кодування він виходити не повинен. Якщо в цій зоні виявиться хоча б одна літера, формально картка вважатиметься зіпсованою, і її потрібно буде переписати заново.
Прочерки
Ця поширена помилка викликана тим, що у багатьох інших документах прочерки допустимі чи навіть необхідні. У формі Т-2 їх має бути. Якщо у графі нема чого написати, то її слід залишити повністю порожньою.
Заповнення форми на комп'ютері
Первинне заповнення Т-2 (при прийомі працювати) можна проводити на комп'ютері чи вручну. Але записи, зроблені в процесі роботиспівробітника, потрібно робити суворо від руки!З цими записами співробітника слід ознайомити під розписку.
Важливо!Зіпсовану картку (див. помилку 2) можна переписувати лише за первинному заповненні. Якщо документ був зіпсований при подальшому внесенні записів, переписувати або передруковувати його не можна.
Сподіваємося, цей матеріал допоміг вам оформити особисту картку працівника. Не забудьте зберегти сторінку в соціальних мережах – знадобиться!
* Табель обліку робочого часу ф.Т-12
Особиста картка - форма № Т-2 заповнюється виходячи з наказу (розпорядження) прийому працювати працівників всіх категорій.
Форму особистої картки Т-2 затверджено постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати».
Заповнення особистої картки проводить працівник кадрової служби. Працівник, на якого заповнювалася особиста картка, підтверджує справжність викладених у картці відомостей підписом наприкінці розділу II на другій сторінці особистої картки.
Для заповнення особистої картки Т-2 необхідні такі документи працівника:
1) паспорт (чи інший документ посвідчення особи);
2) трудова книжка;
3) військовий квиток;
4) документ про закінчення навчального закладу:
5) страхове свідоцтво державного пенсійного страхування;
6) свідоцтво про постановку на облік у податковому органі;
7) наказ про прийом працювати.
Решта інформації вноситься виходячи з відомостей, повідомлених себе працівником.
Правила заповнення форми № Т-2
1) Назва організації вказується повністю. Скорочене найменування вказується у тому випадку, якщо воно закріплено в установчих документах.
У цьому будьте уважні у правильності написання назви організації.
Наприклад, три різні варіанти в написанні ТОВ «ПАРУС», «Вітрило», «Парус».
2) Табельний номер працівника повинен включати трохи більше шести цифр. Він присвоюється кожному знову прийнятому чи працюючому і змінюється за будь-яких переміщеннях працівника всередині організації до його звільнення.
3) Ідентифікаційний номер платника податків та номер страхового свідоцтва державного пенсійного страхування зазначається відповідно до свідоцтва про присвоєння ІПН та страхового свідоцтва державного пенсійного страхування.
4) У стовпці «Алфавіт» вказується перша літера прізвища працівника.
5) Характер роботи вказується: "постійно", "тимчасово".
6) Вид роботи (основна, за сумісництвом) записується повністю
7) Підлога позначається буквою «М» або «Ж».
8) Прізвище, ім'я та по батькові записуються повністю.
9) Дата народження встановлюється на підставі паспорта або іншого документа, що засвідчує особу, та повністю записується в текстовій зоні, наприклад: «10 листопада 1975 р.». Код вказується у числовому форматі: "10.11.1975".
При вказівці місця народження слід враховувати наступне:
довжина запису, включаючи пробіли та розділові знаки, не повинна перевищувати 100 символів; райони та області пишуться в родовому відмінку, без ком, з наступними скороченнями:
місто – гір., село – дер., край – кр., округ – окр., область – обл., селище – сел., район – рн., станція – ст.;
слова – аул, кишлак, село, станиця пишуться повністю.
10) Код місця проживання визначається за Загальноросійським класифікатором об'єктів адміністративно-територіального поділу 0К 019-95, затвердженим постановою Держстандарту Росії від 31.07.95 № 413 ( КАКАТО).
11) Громадянство записується без скорочень. Запис громадянства та її кодування здійснюється за Загальноросійським класифікатором інформації про населення 0К 018-95, затвердженим постановою Держстандарту Росії від 31.07.95 № 412 ( ВІКІН).
Громадянство РФ позначається кодом 1, подвійне громадянство вказується кодом 2, іноземне громадянство позначається кодом 3, відсутність громадянства позначається кодом 4.
12) Мови, якими володіє працівник, зазначаються повністю без скорочень.
Ступінь знання мови у текстовій формі вказується так:
- читаю та перекладаю зі словником - код 1;
- Читаю і можу пояснюватися - код 2;
- Володію вільно - код 3.
При кодуванні графи "Знання іноземної мови" вказується два коди, при цьому перший позначає код мови, другий - ступінь його знання.
13) Освіта записується та кодується згідно з ОКІН та Загальноросійським класифікатором спеціальностей з освіти, затвердженим постановою Держстандарту Росії від 30.12.93 № 296 ( ОКСО).
Відповідно до ОКИН освіта кодується так:
- Початкова (загальна) освіта - код 02;
- основна середня освіта – код 03;
- середня (повна) загальна освіта – код 07;
- початкова професійна освіта – код 10;
- середня професійна освіта – код 11;
- неповна вища освіта – код 15;
- вища освіта – код 18;
- післявузівська освіта – код 19.
Іноді практично виникають проблеми з тим, як сформувати запис про освіту працівника, якщо воно не закінчено.
Як правильно записувати відомості про незакінчену освіту.
Запис про освіту працівника, якщо вона не закінчена
Вид освіти за класифікацією
Закінчив п'ять-шість класів середньої школи
- Закінчив сьомий, восьмий чи дев'ятий клас середньої школи
- Хто навчається у вищому навчальному закладі, але не закінчив його
Закінчив кілька курсів вищого навчального закладу, але змушений був перервати його, чи навчається на третьому курсі
- Той, хто закінчив три курси вищого навчального закладу
- той, хто навчається в середньому спеціальному навчальному закладі (технікумі, коледжі), але не закінчив його
Закінчив середню школу, школу з поглибленим вивченням будь-якого предмета, ліцей, гімназію
- Той, хто закінчив професійно-технічне училище або прирівняний до нього навчальний заклад
Початкову освіту
Неповна середня освіта
Основна загальна або середня професійна освіта (залежно від того, яка освіта була на момент вступу до вищого навчального закладу)
Записується скільки курсів закінчено або на якому курсі навчається
Неповна вища освіта
- Середня (повна) загальна або неповна середня професійна освіта (залежно від того, яка була освіта на момент вступу до середнього спеціального навчального закладу)
- Середня (повна) загальна освіта
Початкова професійна освіта
При внесенні запису про найменування навчального закладу дозволяються скорочення слів, які не спотворюють значення найменування.
У разі, коли до найменування навчального закладу входить слово «імені», слід писати «ім.»; якщо за цим йде слово «професора», «академіка» чи інше, слід писати «ім. професора», «ім. академіка» тощо.
Ордени у назвах навчальних закладів не вказуються.
Усі відомості про освіту (кваліфікація, напрямок чи спеціальність) встановлюються на підставі диплома чи іншого документа про освіту.
Вільні рядки у розділі про освіту призначені для назви та дати закінчення другої освітньої установи вищої чи середньої професійної освіти. Якщо працівник закінчив два середні або два вищі навчальні заклади з різних спеціальностей, записуються обидва навчальні заклади.
14) Кваліфікація з диплому вказується в такому порядку:
- для тих, хто закінчив вищий навчальний заклад - «бакалавр», «магістр», «фахівець». Для кваліфікації «бакалавр» та «магістр» вказується напрямок, а для кваліфікації «спеціаліст» - спеціальність;
- для тих, хто закінчив середній навчальний заклад - «технік», «товарознавець», «бухгалтер», «менеджер» та ін.
15) Професія (основна та додаткова) вказується повністю на підставі штатного розпису та наказу (розпорядження) про прийом на роботу.
Вона кодується відповідно до Загальноросійського класифікатора професій робітників, посад службовців та тарифних розрядів ( ОКПДТР). Додатковою професією вважається така, що не збігається з основною професією, але може становити інтерес для організації.
16) Стаж роботи (загальний, безперервний, що дає право на надбавку за вислугу років, а також право на інші пільги, встановлені в організації, та ін.) розраховується на підставі записів у трудовій книжці та (або) в інших документах, що підтверджують відповідний стаж.
17) Стан у шлюбі записується та кодується згідно ВІКІН.
Відомості про стан у шлюбі:
- ніколи не перебував (а) у шлюбі – код 1;
- полягає у зареєстрованому шлюбі – код 2;
- полягає у незареєстрованому шлюбі – код 3;
- вдівець (вдова) – код 4;
- Розлучений - код 5.
18) У складі сім'ї вказуються лише члени сім'ї із зазначенням ступеня кревності. Найближчими родичами вважаються: батько, мати, син, дочка, рідний брат, рідна сестра, особа, на вихованні якого перебував працівник, та інші найближчі родичі, які проживають разом із працівником.
19) Паспортні дані вказуються у суворій відповідності до паспорта.
Адреса місця проживання записується за правилами місцезнаходження.
Необхідно заповнювати обидві графи - адресу місця проживання за паспортом, фактичну адресу місця проживання, а також номер телефону працівника або найближчих родичів.
Заповнення розділу про військовий облік
Основними документами, на підставі яких заповнюється розділ II«Відомості про військовий облік» особистої картки Т-2 є:- військовий квиток (або тимчасове посвідчення, видане замість військового квитка), посвідчення військовослужбовця для громадян, які перебувають у запасі;
- посвідчення громадянина, який підлягає призову на військову службу.
Після заповнення розділів «Загальні відомості» та «Відомості про військовий облік» працівник підписує особисту картку та проставляє власноруч дату для підтвердження згоди із внесеними відомостями.
Співробітник кадрової служби ставить свій підпис, найменування посади та розшифрування підпису, підтверджуючи тим самим, що записи внесені їм власноруч на підставі поданих документів.
Внесення відомостей про прийом на роботу, про атестацію, про підвищення кваліфікації, заохочення, відпустку, соціальні пільги та ін.
При внесенні відомостей про прийом на роботу та переведення на іншу роботу необхідно заповнювати всі графи таблиці. Відомості мають бути внесені без скорочень.У розділ III«Прийом на роботу та переклади на іншу роботу» відомості про прийом на роботу та переклади на іншу роботу заносяться на підставі наказу (розпорядження) про прийом на роботу (форми Т-1 та Т-1а) та наказу (розпорядження) про переведення на іншу роботу (форма Т-5). Роботодавець під час заповнення цього розділу повинен знайомити працівника із внесеними записами під розпис.
При заповненні розділу IV"Атестація" особистої картки заповнюються всі стовпці та графи. Вони вказуються:
- дата проходження атестації;
- рішення комісії, наприклад: "перевести на посаду", "надіслати на підвищення кваліфікації" і т. д.;
- Посилання на конкретний документ (як правило, це протокол результатів атестації) із зазначенням його номера та дати.
Графа «Підстава» може бути незаповненою. Як варіант, у ній може бути вказано наказ організації про направлення співробітника на атестацію та/або наказ про затвердження результатів атестації.
Дані підвищення кваліфікації записуються виходячи з документів, представлених працівником.
У розділ V«Підвищення кваліфікації» зазначаються:
- дати початку та закінчення навчання;
- Вид підвищення кваліфікації;
- найменування навчального закладу (інститут підвищення кваліфікації міністерства (відомства), факультет підвищення кваліфікації при вищому навчальному закладі, факультет підвищення кваліфікації при середньому професійному навчальному закладі, інститут удосконалення, курси підвищення кваліфікації при міністерстві (відомстві), курси підвищення кваліфікації при підприємствах дослідницьких та проектно-конструкторських організаціях, вищих та середніх установах професійної освіти, інститутах підвищення кваліфікації та їх філіях);
- вид документа (свідоцтво, посвідчення);
- графа «Підстава» може бути незаповненою, або у ній може бути зазначений наказ організації про направлення співробітника підвищення кваліфікації.
Аналогічно до розділу VI вносяться відомості про професійну перепідготовку із зазначенням, спеціальності (напрямки, професії), за якою відбувається перепідготовка.
При заповненні розділу VII«Заохочення та нагороди» необхідно вказати види заохочення, що застосовувалися до працівника (як на рівні організації, так і на рівні міністерств та відомств), а також перерахувати державні нагороди.
У розділ VIII«Відпустка» ведеться облік всіх видів відпусток, які надаються працівнику під час роботи у організації. Підставою для запису є накази про надання відпусток.
При заповненні таблиці відпусток виходячи з наказу вноситься лише дата початку відпустки. Дата закінчення відпустки вноситься після повернення працівника із відпустки. Це пов'язано з тим, що у разі виклику працівника з відпустки або його переривання у графі «Дата закінчення» буде проставлено дату виходу працівника на роботу, а не заплановану дату закінчення відпустки за наказом.
У цій же таблиці обов'язково відзначається відпустка без збереження заробітної плати. Він враховується при підрахунку стажу роботи, що дає право на щорічну основну оплачувану відпустку, оскільки згідно зі ст. 121 ТК РФ до нього не включається час надання працівнику відпустки без збереження заробітної плати, якщо їх загальна тривалість перевищує 14 календарних днів протягом робочого року.
У розділ IX«Соціальні пільги» слід зазначати перелік пільг та його підстав, наданих працівникові федеральними законами, підзаконними актами і локальними нормативними актами організації (трудовим договором, колективним договором, галузевими угодами).
У розділ «Додаткові відомості»для повноти обліку в необхідних випадках зазначаються:
- відомості про навчання на очно - заочних (вечірніх), заочних, екстернатних відділеннях установ вищого та середнього професійного навчання (слід також проставляти дати вступу до освітньої установи та її закінчення);
- відомості про працюючого інваліда із зазначенням довідки МСЕК, групи інвалідності та дати її встановлення (зміни), причини інвалідності;
- висновок експертної комісії про умови та характер праці.
Після звільнення співробітника з організації вносяться записи до розділу XI підстави звільнення», де вказується розшифровка підстави звільнення працівника відповідно до точних формулювань, наведених у ТК РФ, дата звільнення, номер наказу про звільнення.
При закритті особистої картки Т-2 співробітник кадрової служби ставить свій особистий підпис із її розшифровкою та зазначенням посади. Так само розписується сам працівник. Підпис працівника у разі підтверджує його згоду з усіма записами, внесеними до його особисту картку.
ЗРАЗОК ЗАПОВНЕННЯ КАРТКИ Т-2 сторінки 1, 2, 3, 4
для збільшення зображення клікнути по картинці
Порядок внесення змін про працівника
При зміні відомостей про працівника до його особистої картки вносяться відповідні дані, які засвідчуються підписом спеціаліста відділу кадрів, а якщо зміни вносяться до розділів «Загальні відомості» та «Відомості про військовий облік», то й підпис самого працівника.Зміни вносяться за тією ж схемою, що й у трудову книжку.
При зміні прізвища старе закреслюється і замість нього записується нове відповідно до представлених у відділ кадрів документів.
Далі всі наступні зміни даних про працівника (зміна місця проживання та ін) відображаються в особистій картці працівником відділу кадрів.
Повна заміна особистої картки небажана через те, що надалі буде складно відновити всю інформацію про цього співробітника.
Щодо зміни паспортних даних та стану у шлюбі, то може застосовуватися та сама схема - із закресленням.
Правила кодування
При кодуванні відомостей в особистій картці Т-2 необхідно керуватися рядом правил із заповнення, визначених Стандартом з автоматизованих систем управління кадрами:1. Якщо в поле кодування будуть внесені неправильні записи або відомості, що не належать до цього заповнення, форма Т-2 вважається зіпсованою і підлягає переписуванню. Тому рекомендується або вносити точні коди, або вносити їх взагалі до моменту здачі особистої картки Т-2 в архів.
2. За відсутності записів або при негативних відповідях («не маю», «не состою») частина даного реквізиту, що кодується, залишається порожньою.
3. При вказівці дат назва місяця пишеться повністю, рік записується чотирма цифрами; наприклад: "14 лютого 2006 р.".
4. Дати кодуються арабськими цифрами у такому порядку: число-місяць-рік; наприклад: "03.10.1998".
В організаціях та на підприємствах, які не планують запровадження АСУ кадровою діяльністю, допускається не проводити кодування реквізитів.
Зразок форми особистої картки працівника можна завантажити за посиланням:
Особиста картка працівника (Уніфікована форма № Т-2)
Витяг з Постанови Держкомстату РФ від 5 січня 2004 р. N 1 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та оплати":
Заповнюється працівником кадрової служби на осіб, прийнятих на роботу, на підставі: наказу (розпорядження) про прийом на роботу (форма N Т-1 або N Т-1а); паспорта чи іншого документа, що засвідчує особу; трудової книжки чи документа, що підтверджує трудовий стаж; страхового свідоцтва про державне пенсійне страхування; документів військового обліку - для військовозобов'язаних та осіб, які підлягають призову на військову службу; документа про освіту, про кваліфікацію або наявність спеціальних знань - при вступі на роботу, яка потребує спеціальних знань або спеціальної підготовки, а також відомостей, повідомлених про себе працівником. В окремих випадках з урахуванням специфіки роботи відповідно до чинного законодавства Російської Федерації може передбачатися необхідність подання додаткових документів.
При заповненні п.5 "Знання іноземної мови" розділу 1 форм вказується ступінь знання мови: "володію вільно", "читаю і можу порозумітися", "читаю і перекладаю зі словником".
Стаж роботи (загальний, безперервний, що дає право на надбавку за вислугу років, що дає право на інші пільги, встановлені в організації та ін.) розраховується на підставі записів у трудовій книжці та інших підтверджуючих відповідний стаж документів.
При зміні відомостей про працівника до його особистої картки вносяться відповідні дані, які засвідчуються підписом працівника кадрової служби.
Основними документами, на підставі яких заповнюється розділ II "Відомості про військовий облік", є:
- військовий квиток (або тимчасове посвідчення, видане замість військового квитка) - на громадян, які перебувають у запасі;
- посвідчення громадянина, що підлягає призову на військову службу – на громадян, які підлягають призову на військову службу.
На громадян, які перебувають у запасі:
- п.1 "Категорія запасу" на офіцерів запасу не заповнюється;
- п.3 "Склад (профіль)" - заповнюється без скорочення (наприклад, "командний", "медичний" або "солдати", "матроси" тощо);
- п.4 "Повне кодове позначення ВУС" - записується повне позначення (шість цифр, наприклад, "021101" або шість цифр і буквений знак, наприклад, "113194А");
- п.5 "Категорія придатності до військової служби" - записується літерами: А (придатні до військової служби), Б (придатні до військової служби з незначними обмеженнями), (обмежено придатні до військової служби) або Г (тимчасово не придатні до військової служби) ). За відсутності записів у відповідних пунктах військового квитка проставляється категорія "А";
- у п.7 "Складається на військовому обліку" заповнюється (простим олівцем):
- рядок а) - у випадках наявності мобілізаційного розпорядження та (або) штампу про видачу та вилучення мобілізаційних розпоряджень;
- рядок б) - на громадян, заброньованих за організацією на період мобілізації та на воєнний час.
На громадян, які підлягають призову на військову службу:
- пункти: п.1 "Категорія запасу", п.3 "Склад (профіль)", п.4 "Повне кодове позначення ВУС" та п.7 "Складається на військовому обліку" не заповнюються;
- п.2 "Військове звання" - робиться запис "підлягає заклику";
- п.5 "Категорія придатності до військової служби" - записується буквами: А (придатні до військової служби), Б (придатні до військової служби з незначними обмеженнями), (обмежено придатні до військової служби), Г (тимчасово не придатні до військової служби) ) або Д (не придатні до військової служби). Заповнюється на підставі запису у посвідченні громадянина, який підлягає призову на військову службу;
Заповнення пунктів, які спеціально не обумовлені в Інструкції, проводиться на підставі інформації з перерахованих документів.
У пункті 8 розділу II особистої картки громадянина, який досяг граничного віку перебування в запасі, або громадянина, визнаного не придатним до військової служби за станом здоров'я, у вільному рядку робиться відмітка "знято з військового обліку за віком" або "знято з військового обліку за станом здоров'я".
У розділі "Прийом на роботу, переклади на іншу роботу" з кожним записом, що вноситься на підставі наказу (розпорядження) про прийом на роботу (форма N Т-1 або N Т-1a) та наказу (розпорядження) про переведення на іншу роботу ( форма N Т-5), адміністрація має ознайомити працівника під розписку у графі 6 форм.
У розділі "Відпустка" ведеться облік усіх видів відпусток, що надаються працівнику під час роботи в організації.
Розділ "Додаткові відомості" заповнюється для повноти обліку відомостей про співробітників, які навчаються у навчальних закладах, обліку працюючих інвалідів та ін.