Складський облік- це кількісний, оперативний облік руху товарно-матеріальних цінностей на складах, до цехових (дільничних) комор та інших місць зберігання запасів.
Основним документом обліку руху ТМЦ на складі (у коморі) є картка складського обліку.
Форма № М-12 застосовується для оперативного обліку руху матеріалів, МТЦ, готової продукції та інших видів запасів за складом (коморою). Картка відкривається у бухгалтерії на кожне найменування, сорт та розмір конкретного виду ТМЦ на рік з перенесенням залишку запасу на початок року з картки попереднього року. Загальний вид форми №М-12, затвердженої наказом Міністерства статистики України від 21.06.96 №193, наведений у табл. 5.8. З метою практичного застосування форму картки складського обліку друкують із двох сторін. На лицьовій стороні поміщають загальні реквізити форми (підприємство, найменування форми тощо. буд.), але в протилежному - лише графи з обліку руху цінностей, врахованих у цій картці. Фрагмент такої побудови картки складського обліку наведено у табл. 5.9.
Таблиця 5.8
Таблиця 5.9
Записи про надходження та витрату матеріалів до карток складського обліку здійснюється безпосередньо матеріально відповідальними особами (завідувачами складами, комірниками) на підставі прибуткових та видаткових документів, оформлених у встановленому порядку. На великих складах за згодою матеріально відповідальних осіб картки складського обліку заповнюються обліковцями. Залишки матеріалів у картках складського обліку підраховуються (виводяться) щодня після закінчення робочого дня. Порядкові номери записів зазначаються з початку року.
У картках складського обліку заповнюються реквізити, що характеризують місця зберігання матеріалів (стелажі, комори). На місцях зберігання ТМЦ прикріплюється матеріальний ярлик типової форми № М-16.
Картки складського обліку видають матеріально-відповідальним особам під розписку Реєстр видачі карток(Табл. 5.10).
Таблиця 5.10
Матеріальний ярлик призначений для характеристики матеріалів кожного номенклатурного номера, що у місцях зберігання. Бланк ярлика, заповнений необхідними даними, є для матеріальних цінностей паспортом (табл. 5.11).
Таблиця 5.11
Відпуск матеріалів виробництва, зазвичай, складає основі попередньо встановлених лімітів. Основними документами на відпустку матеріалів зі складу є лімітно-забірні картки (типові форми № М-8 та М-9), акт-вимога на заміну (додаткова відпустка) матеріалів (типова форма № М-10) та накладна на відпустку (внутрішнє переміщення матеріалів (типова форма № М-11).
Лімітно-забірні картки використовуються для оформлення відпустки матеріалів, що систематично витрачаються при виготовленні продукції, а також для здійснення поточного контролю за дотриманням встановлених лімітів відпустки матеріалів на виробничі потреби та є виправдувальними документами для списання матеріальних цінностей зі складу.
Лімітно-забірні картки виписуються виробничо-технічним відділом, планово-економічним або відділом постачання на одне або кілька найменувань матеріалів у двох примірниках. Один екземпляр на початок місяця передається цеху (дільниці) - споживачеві матеріалів, другий - складу або комори цеху (дільниці). Відпуск матеріалів у виробництво здійснюється складом за умови пред'явлення цеху свого екземпляра лімітно-забірної картки.
Комірник зазначає в обох примірниках дату та кількість відпущеного матеріалу, після чого визначає залишок ліміту за кожним номенклатурним номером матеріалів. У лімітно-забірній карті цеху (дільниці) розписується комірник, а в лімітно-забірній карті складу – представник цеху (дільниці).
За лімітно-забірною карткою ведеться також облік матеріалів, які не були використані у виробництві та повернені на склад. Повернення іншими додатковими документами не оформляється.
Передача складом лімітно-забірних карток у бухгалтерію проводиться після використання ліміту.
Форма № М-8 призначена для багаторазової відпустки одного номенклатурного номера матеріалів на один місяць (табл. 5.12).
Таблиця 5.12
Форма № М-9 (табл. 5.13) призначена для чотириразової відпустки лімітованих матеріалів, що належать на один вид витрат (замовлення) за один місяць.
Таблиця 5.13
Відпустка матеріалів, потреба в якому виникає періодично, заміна матеріалів, а також додаткова (надлімітна) відпустка матеріалів оформляється Актом-вимогою на заміну (додаткову відпустку) матеріалів типової форми № М-10 (табл. 5.14). Вимога поєднує у собі розпорядчий та виправдувальний документ.
Таблиця 5.14
Акт-вимогу виписують на один вид матеріалів та його багаторазову відпустку в межах ліміту у двох примірниках: один екземпляр – для одержувача (цеху, ділянки тощо), другий – для складу.
Комірник зазначає в обох примірниках акта-вимоги дату та кількість відпущеного матеріалу, після чого визначається залишок.
В акті-вимоги одержувача (цеху, дільниці) розписується завідувач складом (комірник), в акті-вимоги складу – представник одержувача (цеху, дільниці).
Передача актів-вимог у бухгалтерію здійснюється після видачі всієї кількості необхідного матеріалу.
Надлімітна відпустка матеріалів та заміна одних видів матеріалів іншими допускається лише за дозволом керівника підприємства, головного інженера або осіб, на те уповноважених.
Відпустка матеріалів усередині підприємства, включаючи відпустку господарствам свого підприємства, розташованим за межами його основної території, здійснюється за накладною вимогою на відпустку (внутрішнє переміщення) матеріалів типової форми № М-11 (табл. 5.15).
Таблиця 5.15
Цими ж накладними-вимогами форми № М-11 оформляється здача складу відходів виробництва, відходів від шлюбу, матеріальних цінностей від ліквідації основних засобів, від розбирання тимчасових споруд тощо.
Графа 11 "Інвентарний номер" форми № М-11 заповнюється у разі обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів за інвентарними номерами.
Накладна-вимогу виписують у двох примірниках: один призначений для списання цінностей з того, хто передає, а другий - для оприбуткування цінностей тому, хто приймає.
Особливості програми: гнучке штатний розклад без обмеження рівня вкладеності з можливістю включення філій з власною структурою; імпорт та експорт даних по співробітникам з програм 1С (Бухгалтерія, Зарплата та Кадри, Комплексна і т.д.); збереження наказів та звітів у редагованих форматах XLS , DOC або ODT, ODS (незалежно від того, встановлений у Вас Microsoft Office або Open Office); табель обліку робочого часу, що автоматично формується на підставі існуючих наказів по співробітнику та графіку його роботи. Табель має зручний інтерфейс редагування та введення відпрацьованого годинника. Всі зміни, внесені в табель, відразу відображаються в документообігу у вигляді відповідних наказів; можливість зберігання всередині програми зовнішніх документів у різних форматах (Word, Excel, зображення і т.д.); можливість прийому кількох співробітників з різними ставками на одну штатну одиницю; можливість роботи одного співробітника на різних посадах у межах однієї організації на різних ставках; Програма розроблена для допомоги кадровикам при розрахунку стажу. За записами у трудовій книжці проводиться розрахунок загального та безперервного стажу співробітників. Усі розрахунки, які користувач автоматично зберігає в базі даних. Таким чином програма є електронною картотекою трудових книжок співробітників. Програма має повністю заповнений довідник статей звільнення згідно з новим Трудовим Кодексом. Інтерфейс користувача програми інтуїтивно зрозумілий, і для роботи з програмою не потрібно глибоких знань щодо роботи з персональним комп'ютером. Також програма має функцію виведення на друк звіту про стаж співробітників. Програма дозволяє вести облік внутрішніх документів, вхідної та вихідної кореспонденції (факси, електронна пошта, поштові листи тощо). Ви зможете призначати список відповідальних за погодження вхідних документів з подальшим відстеженням статусу з повідомленням про дату погодження. Програма може прив'язати до документа необмежену кількість вкладених файлів будь-якого формату (відсканований факс, файли MS Word, MS Excel і т.д.), вести структуровані довідники по співробітникам (угодники та виконавці), організаціям (отримувачі та відправники), формувати наочні звіти з внутрішнім документам (вести журнал документів з організації) та кореспонденції, здійснювати пошук необхідного документа за одним або декількома реквізитами (номер, тип, дата створення тощо)
Переміщення матеріальних цінностей за межі території підприємства (у т.ч. у разі їх переміщення на бік на адресу інших організацій) враховується у бухгалтерському обліку. У разі такого переміщення уповноваженою особою складається первинний документ. Його найменування та форма можуть бути затверджені організацією самостійно з дотриманням норм законодавства. Крім цього, може використовуватися і офіційна уніфікована форма первинного документа - накладна М-15.
Первинний обліковий документ щодо переміщення МЦ на бік
Розглянутий документ раніше входив до переліку обов'язкових до застосування бланків первинної документації, затверджених Постановою Держкомстату РФ від 30.10.1997 N 71а. Проте наразі обов'язковість його застосування втратила актуальність (Інформація Мінфіну N ПЗ-10/2012).
На сьогоднішній день організації мають право самостійно визначати, чи застосовувати їм уніфіковану форму первинної документації або розробити та затвердити подібну форму самостійно.
Суб'єкти господарювання мають можливість самостійно розробити та застосовувати відповідну закону первинну документацію, пов'язану з переміщенням МЦ на сторону (в т.ч. бланк, що розглядається).
Самостійно затверджений бланк, зокрема, має містити:
- найменування та дату;
- найменування господарюючого суб'єкта;
- зміст відповідної операції (факту);
- величину виміру;
- найменування посад та підписи осіб, відповідальних за оформлення відповідної операції (факту).
Зупинимося докладніше на застосуванні уніфікованої формиМ-15.
Накладна на відпуск матеріалів на бік
Уніфікований бланк накладної на відпустку матеріальних цінностей заповнюється у двох примірниках особою, яка відповідає за їх передачу на підставі:
- укладених договорів (контрактів);
- отриманих нарядів;
- інших документів на відпустку матеріальних цінностей;
- доручення отримання цінностей.
Крім цього, слід дотримуватись вимог, передбачених п.п.12 та 13 Методичних вказівок, затв. Наказом Мінфіну РФ від 28.12.2001 N 119н, а саме:
- належне оформлення із зазначенням усіх необхідних реквізитів та підписів;
- проставлення прочерків у порожніх полях документа;
- нумерація документів має забезпечувати відсутність повторів номерів у поточному звітному році.
Заповнений бланк первинного документа має бути підписаний стороною, що здає та приймає, і зданий до бухгалтерії з метою відображення руху матеріалів у бухгалтерському обліку.
У разі, якщо при заповненні форми допущена помилка, неправильні відомості слід перекреслити однією рисою і над помилкою вказати правильні відомості так, щоб вони легко читалися (п. 4.2 Положення, утв. Мінфіном СРСР 29.07.1983 N 105).
Також важливо пам'ятати, що помилки, допущені під час оформлення первинної документації, якщо вони не перешкоджають встановленню обставин факту господарського життя, не можуть бути підставою для відповідних податкових донарахувань (див.