→ Заміна ЕКЛЗ: послідовність дій
Також сучасні ККМ обладнані ЕКЛЗ. Термін "ЕКЛЗ" розшифровується як "електронна контрольна стрічка захищена".
Основне призначення ЕКЛЗ: доповнювати фіскальну пам'ять ККМ, фіксувати кожен чек/операцію. Дані, що записуються в ЕКЛЗ, шифруються: «відкрутити» пробитий чек раніше не вийде.
Світлина ЕКЛЗ
фотографії
Терміни заміни ЕКЛЗ
ЕКЛЗ розрахована працювати протягом 13 місяців із моменту активації. Якщо протягом 13 місяців з моменту активації було пробито лише один чек - ЕКЛЗ все одно заблокується і буде потрібно її замінити. За 2-3 місяці ККМ почне видавати системне повідомлення: "ЕКЛЗ близька до заповнення". Видаватиме це повідомлення ККМ при знятті X- та Z-звітів, роздруковуючи повідомлення на самому початку касової стрічки.
Процедура заміни ЕКЛЗ
Отже, настав час міняти ЕКЛЗ. Як виглядає процедура заміни ЕКЛЗ?
Усі операції з обслуговування ККМ виконує Центр технічного обслуговування та ремонту касових апаратів (далі – ЦТО), з яким у Вас має бути укладений договір.
Найскладніше при заміні ЕКЛЗ – це вибрати час.
У середньому на заміну ЕКЛЗ потрібен день. І цього дня у Вас в офісі касир не зможе приймати готівку (касової машини не буде на місці). Якщо ККМ кілька – проблема знімається (спочатку буде заміна ЕКЛЗ на одній машині, потім на іншій). А якщо ККМ лише одна в офісі? Можна обрати ранок п'ятниці або ранок понеділка – той час, коли у Вас найменше клієнтів.
Отже, ви обрали день. Ви звертаєтеся до свого ЦТО з проханням провести заміну ЕКЛЗ у зручний для Вас час. ЦТО виділяє механіка, який проводитиме заміну, виставляє рахунок на оплату.
У середньому, вартість заміни ЕКЛЗ у Москві становить близько 9500 рублів.
Рахунок сплачено, механік виділено, час із ЦТО та з ІФНС узгоджено, поїхали.
Заміна ЕКЛЗ. Крок 1 – їдемо до ЦТО
Везем ККМ із блоком живлення (якщо він є) до ЦТО.
Крім ККМ, беремо із собою документи:
– картка реєстрації контрольно-касової техніки
- Журнал касира-операціоніста (КМ-4)
– журнал обліку виклику технічного спеціаліста ЦТО (КМ-8)
– паспорт версії з додатковим листом
– паспорт старої ЕКЛЗ (яка поки що у ККМ)
– паспорт ККМ (саме паспорт, а не керівництво)
– оригінал останньої Z-звіту
– копію останньої Z-звіту у трьох примірниках
- Довіреність на заміну ЕКЛЗ для ІФНС
фотографії
В офісі ЦТО механік після ознайомлення з ККМ підготує такі документи:
– технічний висновок про причину заміни ЕКЛЗ
– акт за формою КМ-2 у трьох примірниках
Заміна ЕКЛЗ. Крок 2 – їдемо до ІФНС
Ви берете документи (які привезли із собою і які Вам дали до ЦТО) та прямуєте до ІФНС. Можна захопити ще коробку цукерок.
Співробітник ІФНС (дівчина чи хлопець) швидко переглядає документи і ставить штамп на всіх трьох актах КМ-2. Зазвичай механіки просять зателефонувати на цей момент до ЦТО, повідомити, що все пройшло нормально і ІФНС дала добро на заміну.
Після Вашого дзвінка механік починає заміну ЕКЛЗ, а Ви їдете в офіс ЦТО.
У цьому випадку на заміну ЕКЛЗ у Вас піде половина дня. Якщо ж не дзвонити до ЦТО з податкової, то заміну ЕКЛЗ механік розпочне після того, як Ви приїдете до нього в офіс і покажете йому акт КМ-2; на заміну ЕКЛЗ піде цілий день.
Заміна ЕКЛЗ. Крок 3 – повертаємось до ЦТО
Приїжджаєте до офісу ЦТО. ЕКЛЗ вже замінено на ККМ.
Вам дають новий паспорт ЕКЛЗ.
Ви розписуєтеся з тим, що прийняли на відповідальне зберігання стару ЕКЛЗ.
Вам дають новий Z-звіт на 1 рубль 11 копійок (1,11) (цей Z-звіт пробиває механік ЦТО для тестування нової ЕКЛЗ).
Можуть роздрукувати активацію нової ЕКЛЗ.
ККМ вже можна скористатися. Забираєте всі документи та їдете до себе в офіс.
Передаєте касиру ККМ, що зачекав, з новою ЕКЛЗ і прямуєте в ІФНС.
Заміна ЕКЛЗ. Крок 4 – завершальний візит до ІФНС
Так, так – в ІФНС треба побувати двічі.
Співробітник ІФНС: - ще раз швидко переглядає документи і ставить штамп на всіх трьох актах КМ-2 і повертає Вам два акти (один забирає собі)
- Розписує на обороті картки реєстрації ККМ про введення нової ЕКЛЗ
– ставлять друк у журналі обліку виклику технічного спеціаліста ЦТО (КМ-8)
Заміна ЕКЛЗ. Крок 5 – кінець
Ви, втомлені, але веселі, їдете до офісу.
І починаєте відраховувати 13 місяців до нової заміни ЕКЛЗ.
Один із двох актів КМ-2 Ви потім повернете до ЦТО (це не терміново, можна повернути, коли до Вас прийде механік для планового огляду ККМ).
Стара ЕКЛЗ зберігається у Вас 5 (п'ять) років.
Термін експлуатації ЕКЛЗ: 12 місяців + 1 місяць на заміну (разом максимум 13 місяців). ЕКЛЗ блокується 1-го (календарного) числа 14-го місяця з початку експлуатації. Починаючи з 11-го місяця терміну експлуатації ЕКЛЗ, ККТ друкує в Z-звітах нагадування про заміну, що наближається: " ЕКЛЗ близька до заповнення".
Важливо!
Настійно рекомендуємо вирішувати питання, пов'язані із заміною блоку ЕКЛЗ завчасно (рівно через 12 місяців після активації ЕКЛЗ), не чекаючи, коли касовий апарат буде заблокований і простий у роботі ККТ буде набагато більшим. Також звертаємо Вашу увагу, що планова заміна блоків ЕКЛЗ торкнеться всіх ККТ, які перебувають на обліку у Вашій ІФНС, а отже можливе утворення черг на початку місяця.
Окремо хочемо нагадати клієнтам, які зареєстрували свої ККТ у листопаді: ККТ заблокується 1 січня , отже інспекція зможе дати дозвіл на заміну лише після новорічних свят. Оплату послуг, пов'язаних із заміною блоку ЕКЛЗ, бажано провести завчасно, оскільки кількість ЕКЛЗ у резерві ЦТО обмежена.
Документи для заміни ЕКЛЗ
Також сучасні ККМ обладнані ЕКЛЗ. Термін "ЕКЛЗ" розшифровується як "електронна контрольна стрічка захищена".
Основне призначення ЕКЛЗ: доповнювати фіскальну пам'ять ККМ, фіксувати кожен чек/операцію. Дані, що записуються в ЕКЛЗ, шифруються: «відкрутити» пробитий чек раніше не вийде.
Терміни заміни ЕКЛЗ
ЕКЛЗ розрахована працювати протягом 13 місяців із моменту активації. Якщо протягом 13 місяців з моменту активації було пробито лише один чек - ЕКЛЗ все одно заблокується і буде потрібно її замінити. За 2-3 місяці ККМ почне видавати системне повідомлення: "ЕКЛЗ близька до заповнення". Видаватиме це повідомлення ККМ при знятті X- та Z-звітів, роздруковуючи повідомлення на самому початку касової стрічки.
Коли потрібно міняти ЕКЛЗ
Заміна ЕКЛЗ проводиться у таких випадках:
- При заповненні ЕКЛЗ (понад 90%)
- При закінченні встановленого терміну експлуатації (13 місяців)
- При перереєстрації ККМ інше юр. особа чи ІП
- При несправності ЕКЛЗ
Процедура заміни ЕКЛЗ
Отже, настав час міняти ЕКЛЗ. Як виглядає процедура заміни ЕКЛЗ?
Усі операції з обслуговування ККМ виконує і ремонт касових апаратів (далі – ЦТО), з яким у Вас має бути укладений договір. Ми сподіваємось, що цим ЦТО буде найкраще кримське ЦТО — Аллат.
Найважче при заміні ЕКЛЗ – це вибрати час.
У середньому на заміну ЕКЛЗ потрібен день. І цього дня у Вас в офісі касир не зможе приймати готівку (касової машини не буде на місці). Якщо ККМ кілька – проблема знімається (спочатку буде заміна ЕКЛЗ на одній машині, потім на іншій). А якщо ККМ лише одна в офісі? Можна вибрати ранок п'ятниці чи ранок понеділка – той час, коли у Вас найменше клієнтів.
Отже, ви обрали день. Ви звертаєтеся до свого ЦТО з проханням провести заміну ЕКЛЗ у зручний для Вас час. ЦТО виділяє механіка, який проводитиме заміну, виставляє рахунок на оплату.
(RNDIS, USB кабелем)
Перебуваючи на робочому столі, натисніть правою кнопкою миші на знак мережі (виділений червоним квадратом)
2.Відкриється контекстне меню де.
У ході нашої підприємницької діяльності постійно виникатимуть такі зашифровані назви, як ЕКЛЗ. Невідомо, хто їх вигадує, але через те, що потрібно знати їх розшифровку, необхідно так само знати навіщо ці шифровані абревіатури потрібні і що з ними робити. У статті розглянемо ці питання, адже якщо у вас є касовий апарат, то ви їх торкнетеся рано чи пізно. Але краще знати це заздалегідь, ніж в останній момент, коли граблі вже заряджені і готові спрацювати.
Давайте для початку розберемо поняття ЕКЛЗ, розшифровка цієї хитромудрої назви позначає наступне, ЕКЛЗ це абревіатура, повне найменування – Електронна Контрольна Стрічка має Захист, яка необхідна для фіксації всіх грошових потоків, відкриття та закриття зміни, а після збереження цих відомостей у пам'яті.
Особливість цього пристрою полягає в тому, що записану інформацію не можна підправити або видалити, що і потрібно податковим органам для контролю нас як платників податків.
Термін експлуатації пристрою складає 12 місяців, після чого він блокується і попрацювати більше ніж рік у вас не вийде. Другий варіант заміни, коли пристрій закінчується внутрішня пам'ять.
Також можлива несправність блоку. Вся інформація про необхідність заміни з'явиться у вас у Z-звіті: при заповненні пам'яті на 90% або за 3 місяці до закінчення терміну служби контрольної стрічки. Згідно з нашим законодавством, факт заміни пристрою необхідно зареєструвати у податкових органах.
Заміна ЕКЛЗ. Покрокові дії
Крок 1. Настання випадку заміни
У ході роботи на апараті, при гасінні дня вам необхідно відстежувати інформацію, яку пише на стрічці, у разі виявлення необхідності заміни:
- Заповнення пам'яті на 90%.
- За 3 місяці до закінчення терміну експлуатації пристрою.
- Під час перереєстрації касового апарату.
- При поломці блоку.
Необхідно сповістити центр технічного обслуговування (скорочено – ЦТО) та направити лист-заявку для активізації нової стрічки. Після закінчення терміну служби така заявка подається за 1 місяць до закінчення.
Крок 2. Повідомлення податкової
Після настання ознак заміни, слід сповістити податкову до заміни блоку, відвідавши до цього центр обслуговування та надати до ІФНС такі документи:
- Журнал касира (форма документа – КМ 4).
- Картку реєстрації ККТ.
- Висновок, отриманий у центру технічного обслуговування про причини заміни блоку, складений у трьох примірниках за формою документа №КМ-2. Заява має бути засвідчена з боку центру тех. обслуговування.
Після ознайомлення з наданим пакетом документів, податкова має підписати акт про заміну блоку та поставити штамп на документах, що дозволяють проведення процедури заміни, при цьому у податковій на час заміни залишаються картка реєстрації касового апарату та журнал касира.
Читайте також:
Чи потрібна ІП друк?
Крок 3. Заміна блоку в ЦТО
Після отримання підтвердження з податкової про дозвіл заміни блоку процес проходить таким чином:
- Знімається короткий звіт із закриттям змін (період звіту – з моменту активізації до вашої останньої зміни роботи каси).
- Закрити архів відповідно до правил, описаних у документах постачальника касової техніки. У разі заміни стрічки в аварійній ситуації необхідно буде закрити архів за допомогою програмного забезпечення
- Знімається кожух ККМ
- Виймається блок контрольної стрічки
- Встановлюється новий блок
- Кожух встановлюється на місце
- Здійснюється активізація пристрою.
- Знімаються звіти про підсумки.
- Після цього проводиться оформлення документів із заміни блоку
Важливо!Зверніть увагу, що на час заміни ЕКЛЗ експлуатувати касовий апарат заборонено.
Крок 4. Подання документів до податкової після заміни блоку
Після того, як вам провели заміну блоку, необхідно перевести про цей факт податковий орган. Для цього необхідно буде подати пакет документів, що складається з таких позицій:
- тех. паспорт касового апарату (формуляр). У графі «Особливі позначки» проставляється дата заміни та активізації ЕКЛЗ, також зазначається реєстраційний номер захисної стрічки. Необхідно завірити запис про заміну штампом, підписом працівника ЦТО та відбитком пломбіру
- Журнал реєстрації виклику спеціалістів (КМ-8) із записом про проведення процедури заміни. Наклеїти відривну частину талона із вказаним на ньому ідентифікаційним номером.
- Дод. лист до Паспорта з проставленою відміткою про активізацію стрічки
- Акт введення в експлуатацію, також оформляється працівників центру тех. обслуговування
- Акт КМ-2 (у 3-х прим.) із записом про проведення заміни, а також стан і показання блоку до і після процедури (заповнюється працівниками ЦТО)
- Звіти ККМ
Після отримання пакета документів податковий орган перевірить правильність їх оформлення та повертає журнал касира-операціоніста, документи із заміни контрольної стрічки, а також підписує 3 примірники акта про заміну блоку №КМ-2. По одному примірнику для центру обслуговування, податкової та для власника ККМ. Після цього ви зможете знову розпочати експлуатацію касового апарату.
ЕКЛЗ – «електронна контрольна стрічка захищена» – є найважливішою складовою будь-якого касового апарату. Податкова інспекція не реєструє ККТ, які не оснащені блоком ЕКЛЗ. Про порядок заміни, зняття з обліку, заповнення паспорта та реєстрації ЕКЛЗ читайте у нашому матеріалі.
Навіщо потрібна ЕКЛЗ?
Фіскальна пам'ять – це «пам'ять» будь-якої контрольно-касової машини, в якій фіксується вся інформація про кожну операцію, пробиту на касовому апараті. «На допомогу» фіскальної пам'яті ККТ працює саме Електронна контрольна стрічка захищена – це «чорна скринька», опломбований блок, який знаходить усередині ККМ. У цій маленькій коробочці фіксуються та зашифровуються всі дані кожного чека та операції. Тим самим «відкрутити» чеки та підмінити одну інформацію про грошові операції іншою стає неможливо – адже функція ЕКЛЗ полягає саме у захисті фіскальної пам'яті пристроїв. Але якщо у фіскальній пам'яті фіксується лише добовий виторг фірми (проведення, так званого, Z-звіту), то електронна контрольна стрічка захищена фіксує кожну операцію, проведену даною ККМ. Крім того, стрічка має спеціальний захист від зміни даних.
Починаючи з 2004 року всі касові апарати оснащуються виробниками ЕКЛЗ, а у разі перереєстрації контрольно-касової машини в податковій службі, яка не була оснащена ЕКЛЗ, то обов'язкове її доопрацювання та оснащення ЕКЛЗ – інакше ФНС її просто не зареєструє. За словами фахівців, впровадження ЕКЛЗ у касові апарати нашої країни було викликане необхідністю запобігання «скручуванню» лічильників контрольно-касових машин, а отже, «обнулити» касу і обдурити державу сьогодні неможливо.
Через певний час ЕКЛЗ потребує заміни – цим займаються спеціалізовані Центри технічного обслуговування ККТ. Фахівці центру, з яким та чи інша фірма уклала договір на обслуговування ККТ, також готують документи для реєстрації ЕКЛЗ, після реєстрації активують її, а потім здійснюють заміну стрічки в установленому порядку.
Зберігати блок ЕКЛЗ протягом наступних п'яти років так само, як і паперову контрольну стрічку. Але, як відомо, блок ЕКЛЗ має обмежений термін експлуатації і через певний час потрібна його заміна.
Заміна ЕКЛЗ: терміни, процедура, вимоги
З моменту реєстрації ККМ у податковій службі починається відлік часу роботи ЕКЛЗ. Якщо блок ЕКЛЗ змінювався, то відлік часу починається саме моменту його заміни. Рівно через 13 місяців у ЕКЛЗ потрібно буде змінювати – стрічка розрахована саме на цей період роботи. І навіть якщо за цей час буде пробито лише кілька чеків, то ЕКЛЗ все одно слід замінити, оскільки вона у будь-якому разі заблокується.
При великих обсягах продажів у фірмі ЕКЛЗ може повністю заповнитися вже через півроку, і тоді знадобиться її термінова заміна. Поміняти стрічку потрібно й у тому випадку, коли контрольно-касова техніка передається у користування іншій фірмі. Для того, щоб "нагадати" власнику ККМ про те, що час заміни стрічки підходить, контрольно-касова машина виводитиме системне повідомлення на чеках при знятті Z-звітів про виручку за день з ормулюванням: "ЕКЛЗ близька до заповнення".
Усі операції, пов'язані із заміною ЕКЛЗ, виконує сертифікований центр технічного обслуговування ККТ, з яким фірма підписала договір. У середньому на заміну ЕКЛЗ йде день, і тому попередньо для здійснення процедури заміни необхідно підготувати пакет документів:
- заяву про заміну ЕКЛЗ у трьох примірниках;
- продовжений діючий договір обслуговування з ЦТО;
- договір оренди приміщення фірми;
- картку реєстрації ККМ у ФНП;
- паспорт контрольно-касової машини;
- паспорт версії даної ККМ із додатковим листом;
- паспорт тієї ЕКЛЗ, що знаходиться всередині ККМ;
- журнал касира-операціоніста (за формою КМ-4) та журнал виклику технічного спеціаліста (КМ-8);
- останній Z-звіт про виручку за день та три його копії.
Для того, щоб здійснити заміну ЕКЛЗ, до ЦТО повинен звернутися або керівник організації, або його довірена особа (тобто має бути оформлена та завірена довіреність). Потім:
- контрольно-касова машина доставляється в ЦТО із пакетом необхідних документів;
- спеціалісти ЦТО повинні виписати акти про зняття показань лічильників фіскальної пам'яті, а також акт технічного стану каси;
- всі акти та документи засвідчуються працівниками ЦТО, а потім керівником фірми або її довіреною особою;
- далі керівник фірми або її довірена особа повинні проїхати до інспекції ФНП, в якій зареєстровано ККТ та отримати дозвіл на заміну ЕКЛЗ, маючи при собі весь пакет документів, наведених вище, а також заповнені співробітниками ЦТО акти за формою КМ-2;
- лише після отримання дозволу на заміну ЕКЛЗ із ФНП працівники ЦТО мають право приступати до заміни стрічки;
- після заміни ЕКЛЗ співробітники ЦТО заповнюють усі необхідні документи та акти;
- замовник забирає ККМ з новою стрічкою та всі заповнені документи. Тепер на касовому апараті можна працювати та проводити грошові операції;
- Усі документи після заміни ЕКЛЗ каси необхідно здати в інспекцію федеральної податкової служби протягом п'яти робочих днів після процедури.
Нагадаємо, зберігати використану та замінену ЕКЛЗ підприємство має протягом п'яти років.
Реєстрація та зняття з обліку ЕКЛЗ
Як уже говорилося вище, зареєструвати ККТ без ЕКЛЗ сьогодні неможливо, але й окремої реєстрації ЕКЛЗ не вимагає. У тому випадку, якщо здійснювалася заміна ЕКЛЗ, то діяти необхідно згідно з порядком, наведеним вище, а якщо ККМ нова і буде реєструватися в податковій вперше, то ЕКЛЗ буде зареєстрована одночасно з касовим апаратом.
Примітка
Шановні читачі! Для представників малого та середнього бізнесу в галузі торгівлі та послуг ми розробили спеціальну програму "Бізнес.Ру", яка дозволяє вести повноцінний складський облік, торговий облік, фінансовий облік, а також має вбудовану систему CRM. Є як безкоштовний, і платні тарифи.
Реєстрація контрольно-касової техніки організацій здійснюється у податковій інспекції за місцезнаходженням цієї ККТ, а ІП повинні реєструвати свій касовий апарат за місцем реєстрації ІП. Для реєстрації ККТ необхідно підготувати наступний пакет документів: ІПН фірми, ОГРН, повідомлення про постановку на облік в ІФНС, заяву про реєстрацію ККТ, заповнений акт за формою КМ-1 » у двох примірниках, паспорт ККМ, паспорт версії ККМ (з додатковим листом), паспорт ЕКЛЗ, договір на технічне обслуговування ККМ із ЦТО, новий журнал касира-операціоніста, паспорт керівника організації.
Після прийому заяви та повного прийому документів до податкової, але не пізніше п'яти днів з цього моменту проводиться реєстрація ККМ та процедура фіскалізації в присутності механіка центру технічного обслуговування, інспектора НФС та представника фірми. До податкової інспекції доставляється касовий апарат, інженер перевіряє його цілісність, вводить усі дані в ККМ, програмує її, встановлює захисний код від злому, спеціаліст ЦТО здійснює пломбування корпусу ККМ, заповнює техпаспорт ККМ та журнал. Для перевірки всіх параметрів пробивається пробний чек.
Після проведення фіскалізації в обов'язковому порядку мають бути оформлені такі документи: до журналу обліку ККМ вносяться дані про ідентифікаційний номер касового апарату, акт про обнулення лічильників (за формою КМ-1), пробний чек, Z-звіт та фіскальний звіт, звіт з ЕКЛЗ.
Після проведення цієї процедури, інспектор ФНП протягом трьох днів повинен оформити картку реєстрації ККМ, потім цю картку та весь пакет документів на ККМ отримує в інспекції керівник організації.
Якщо у власника ККТ виникає необхідність зняти з обліку касовий апарат (наприклад, заміна моделі ККМ, або якщо закінчився термін використання ККМ, або при зміні власника касового апарату, у разі закриття фірми), то для здійснення цієї процедури також необхідно звернутися до податкової служби та надати пакет документів: заяву на зняття з обліку ККМ, надати реєстраційну картку на ККМ, а також паспорт ККМ, журнал касира-операціоніста, касову книгу або книгу обліку доходів та витрат, а також заповнений акт про зняття показань контрольних та підсумувальних фінансових лічильників формою КМ-2, заповнений фахівцями ЦТО, і навіть звіт про вміст блоку фіскальної пам'яті, наприклад, останній чек, пробитий даний касовим апаратом.
Після перевірки всіх документів інспектор ФНП дає дозвіл на закриття блоку пам'яті ЕКЛЗ - тобто з цього моменту пробити чек за допомогою ККМ буде вже неможливо. Блок ЕКЛЗ має бути переданий власнику ККМ на зберігання протягом належних п'яти років.
Паспорт ЕКЛЗ
Кожен екземпляр електронної контрольної стрічки захищеної має свій паспорт, який іде у комплекті при купівлі виробу. Цей документ має загальні відомості про виріб (що це за модуль, для чого призначений), містить відмітку про сертифікат відповідності та допуск в експлуатацію ФСБ Росії; важливим пунктом паспорта є порядок введення в експлуатацію ЕКЛЗ та її активізації. Також у паспорті обов'язково перераховуються основні технічні дані стрічки, розписуються ті функції, які ЕКЛЗ виконує, перераховуються умови експлуатації виробу, його габарити, харчування, комплектність, інформацію про терміни експлуатації та гарантії постачальника.